La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones

Alonso, José Alberto, García-Alsina, Montserrat and Lloveras, M. Rosa La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. Item : revista de biblioteconomia i documentació, 2007, n. 47, pp. 41-70. [Journal article (Paginated)]

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English abstract

The ISO 15489 standard focuses on the principles of records management and establishes the basic requirements that allows organizations to establish a framework of best practices that improves in a systematic and effective manner the creation and keeping of its records, supporting in this way the organizational policy and objectives. The publication of this standard and other complementary standards responds, on the one hand, to the evolution of the approaches of both the American records management and the Australian recordkeeping, and on the other hand, to the need to integrate records management with the process approach and the quality management standards. In order to develop a records management programme, it is necessary to establish policy and responsibilities in accordance with the needs of the organization. This standard proposes a specific methodology to design and implement a records management system, to define the technical processes, to develop the main instruments (classification system, disposition authorities, and security and access classification scheme) and to establish evaluation, measurement and learning tools for continuous improvement of the system. It also highlights the importance of metadata for the management of electronic documents and points out the requirements that they should meet. As a compendium of best practices for records management that has been adopted in many countries, the ISO 15489 standard involves new challenges and at a time opens new outlooks for information professionals. One of the issues that still needs to be resolved is the development of indicators to measure the performance of records management system and to demonstrate the value that it brings to the business processes of the organization.

Spanish abstract

La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras normas complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del records management norteamericano y del recordskeeping australiano, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad. Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma ISO 15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

Item type: Journal article (Paginated)
Keywords: ISO 15489 / Normas y especificaciones / Gestión de la calidad / Buenas prácticas de gestión de documentos / Sistemas de gestión de documentos / Metodología DIRKS / Procesos de negocio / Profesionales de la gestión de la información / Documentos electrónicos / Gestión de la información y del conocimiento / Indicadores de rendimiento
Subjects: F. Management. > FH. Reorganization.
F. Management. > FZ. None of these, but in this section.
F. Management. > FE. Personnel management.
Depositing user: José Alberto Alonso
Date deposited: 02 Oct 2008
Last modified: 02 Oct 2014 12:12
URI: http://hdl.handle.net/10760/12263

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