(2008) - Faire ses emplettes de périodiques comme il faut

 

in Archimag, mars 2008, p. 52-55. 

Un service de documentation, une bibliothèque accordent une place primordiale aux périodiques. Aussi doit-on concéder à leur acquisition, à leur gestion, une place à part dans la politique globale d'acquisition du service. Il faut parfois effectuer des achats rétrospectifs pour combler des lacunes dans les collections. La part financière accordée aux périodiques est en général nettement plus importante que pour les autres documents.

De quoi faut-il tenir compte ?

L'acquisition des périodiques constitue un travail délicat qui demande cohérence et continuité en vue de la constitution d'une véritable collection.

Pourquoi cette tâche est-elle délicate ? Plusieurs raisons à cela, une des principales étant la situation actuelle du monde de l'édition avec une multiplicité d'acteurs tels :

- quelques éditeurs scientifiques exerçant un quasi monopole sur l'édition mondiale et maîtrisant les tarifs des abonnements ;

- les consortiums qui défendent les intérêts des bibliothèques et le système des licences ;

- les presses universitaires ;

- les archives ouvertes, les dépôts de pre-prints,... ;

- les fournisseurs d'information telles les agences d'abonnements ou des libraires ;

les périodiques en ligne,...

L'arrivée de la technologie numérique modifie aussi considérablement la donne, avec des avantages et des inconvénients.

Une autre difficulté majeure est le resserrement continuel des budgets des bibliothèques et services de documentation.

Que peut faire le professionnel de l'information ?

Devant cette situation, que peut faire le professionnel de l'information en vue d'acquérir, de constituer et d'optimiser une collection de périodiques ? Une enquête de besoins auprès des utilisateurs s'avère précieuse et utile au tout début, avec, en parallèle, une évaluation du fonds des périodiques permettant d'en voir les usages et d'en combler les manques. Puis, il lui faut définir des critères de sélection, connaître ensuite les outils de repérage des périodiques et enfin, sélectionner les documents et les commander. A la réception, une vérification s'impose avant l'enregistrement.

Une bibliothèque peut préciser ces points dans une « charte des collections » qui définit les objectifs généraux, un plan de développement des collections (PDC) avec les objectifs pluriannuels et budgétaires. Un service de documentation utilisera des documents budgétaires ou des grilles de commandes si la rédaction d'une charte lui parait trop lourde.

Quels critères de sélection définir ?

-  les publics visés : selon la fréquentation, l'ouverture du service à un public interne ou externe ;

- les pratiques de consultation et de recherche des utilisateurs ;

- le nombre de titres par discipline : répartition et cohérence à l'intérieur des disciplines ;  choix de nouveaux abonnements ;

-  les supports : définir un équilibre entre supports papier et numérique ;

- la couverture linguistique : selon la spécialité, le domaine couvert ; la nationalité des utilisateurs ;

- la couverture chronologique : sur un thème donné, veiller à la couverture la plus complète et pertinente possible, aussi bien pour les collections papier qu'électroniques (périodicité, mise à jour) ;

- la continuité dans les collections : la politique des éditeurs, avec les rachats de titres de périodiques, déstabilise le suivi des collections de revues ;

- l'espace alloué : selon la taille du service, les acquisitions seront plus ou moins développées. 

Quels outils et procédures d'acquisition ?

De nombreuses sources bibliographiques existent. Le professionnel doit les utiliser en les recoupant avec les suggestions des utilisateurs : bibliographies courantes ; revues spécialisées ; veille documentaire sur Internet ; catalogues d'éditeurs ; points de vue critiques spécialisés.

La gestion des périodiques repose sur la prise d'abonnements à des périodiques paraissant régulièrement, dits périodiques vivants. Des répertoires (papiers ou en ligne) permettent une sélection. Les acquisitions rétrospectives s'effectuent auprès du diffuseur du périodique si ce dernier est toujours vivant ou auprès d'éditeurs de reprints ou de microformes (ex. : l'Association pour la conservation et la reproduction photographique de la presse - ACRPP).

Choisir et sélectionner des abonnements

Le choix des abonnements se fait en fonction du type du service de documentation ou de la bibliothèque, des besoins des utilisateurs et du budget alloué. Les outils permettant le choix et la sélection des abonnements sont nombreux :

- Pour les périodiques français

En sciences humaines, arts et lettres, la base de données éditée par l'Association « Ent'revues » localisée à l'IMEC (Institut Mémoires de l'Edition Contemporaine): http://www.entrevues.org/

La base de données des Nouvelles messageries de la presse
parisienne (NMPP) indique les titres diffusés en kiosque et dans les maisons de la presse : http://www.nmpp.fr/

L'ouvrage Revues et magazines : guide des périodiques à l'intention des bibliothèques publiques / Annie Bethery ; Jacqueline Gascuel. (4ème éd. - Cercle de la librairie, 1997. - 409 p., 24 cm. - (Collection Bibliothèques) est toujours utile, ainsi que :

L'Annuaire de la presse, de la publicité et de la communication. - 111 ème éd. - Paris : Ecran publicité, 1998. -

Des sites à consulter : Le Système universitaire de documentation (SUDOC) : http://www.sudoc.abes.fr et le Catalogue collectif de France (CCFr) : http://ccfr.bnf.fr

Les périodiques étrangers

Ulrich's International Periodicals Directory est la principale source, ainsi que Magazines for Libraries, publiés par la société Bowker. Autres sources : PUBLIST, base de données américaine avec plus de 150 000 notices (http://www.publist.com/) et Boston Spa Serials : soit 500 000 notices du British Library Document Supply Center (BDLSC).

 

Les périodiques en Open Access

Pour les périodiques scientifiques, la base PubMedCentral propose l'accès à plusieurs centaines de périodiques.

Comment s'abonner ?

Le nombre d'abonnements peut être très variable selon les services de documentation et les bibliothèques, mais la plupart font le choix d'une agence d'abonnements qui se charge de passer les commandes auprès des éditeurs. Le temps gagné est précieux :

- l'agence établit un devis prévisionnel ;

- l'agence prend les contacts nécessaires avec les éditeurs ;

- elle se charge de régler elle-même les éditeurs ;

- elle effectue les relances nécessaires auprès des éditeurs, et réclame les numéros manquants ;

- elle fournit des listes thématiques de revues et donne des renseignements divers intéressant les utilisateurs (tarif d'abonnements, commande d'un numéro particulier) ;

- l'agence prélève une commission de 3 % à 5 % du montant total des abonnements ;

La bonne réception des abonnements est à contrôler impérativement.

 

Comment choisir un fournisseur d'information ?

Il faut :

- établir une liste d'agences ou de libraires et les mettre en concurrence ;

- évaluer les tarifs et les services proposés ;

- discuter le marché en fonction des services choisis ;

- veiller attentivement, une fois le marché passé, à ce que toutes les modalités du contrat soient respectées.

Quelques agences : EBSCO France : http://www-fr.ebsco.com ; Swets-Blackwell : http://www.swetsblackwell.com.

Certaines librairies spécialisées prennent en charge les abonnements à des périodiques, en plus des acquisitions d'ouvrages : l'avantage est d'avoir un interlocuteur unique (citons : L'Appel du livre : http://www.appeldulivre.fr/ ; Lavoisier Abonnements : http://www.lavoisier.fr/ ;Librairie EMINTER (filiale de Lavoisier spécialisée en médecine) : http://www.eminter.fr

 

 

JP Accart

cop. 2009 

 

Les principales étapes pour l'acquisition des périodiques

1. Discussion, négociation budgétaire et fixation d'un budget des acquisitions de périodiques

2. Enquête de besoins auprès des utilisateurs

3. Evaluation de la collection des périodiques (usages, manques, nouveaux abonnements, achats rétrospectifs)

4. Définition des critères de sélection

5. Consultation des sources bibliographiques (répertoires, listes, catalogues d'éditeurs, catalogues collectifs de périodiques...)

6. Etablissement d'une liste des nouvelles acquisitions et envoi pour devis auprès de différents fournisseurs d'information (agences d'abonnements, libraires)

7. Comparaison des devis fournis, choix du fournisseur, contrat et commande

8. Réception des nouveaux titres et contrôle

 

Voir : „Concortiums: optimiser ses acquisitions", Guide pratique « Les publications électroniques », Archimag, mai 2006.

Voir la Charte documentaire des acquisitions de la BnF disponible en ligne : http://www.bnf.fr/pages/infopro/collectionspro/pdf/Charte_coll.pdf