Propuesta para la identificación de documentos vitales en el Archivo de la Facultad de Educación de la Universidad de León (España)

Santos de Paz, Lourdes and Rodríguez-López, María del Carmen Propuesta para la identificación de documentos vitales en el Archivo de la Facultad de Educación de la Universidad de León (España)., 2013 . In VI Encontro Ibérico EDICIC, Porto (Portugal), 4-6 November 2013. [Conference paper]

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English abstract

The collection of documents preserved in the archive of the College of Education (ULE) is revealed as an invaluable source of information for several reasons. The organization, cataloguing and preservation of the documentary collection generated from the beginning of the institution to retrieve information of several degrees with varied objectives as reflected by Maria del Carmen Rodriguez Lopez in her study. The main objective of this work try to identify the documents considered vital and, under this name, involve a priority in their rescue in a disaster.The knowledge of them involves several criteria to guide the decision of which should integrate this set. It is not to establish a retention schedule to use, but to decide which documents are vital to the institution. The methodological starting point for this work is the analysis of the set of documents kept in the different stages of the current file Faculty of Education. This documentary collection has been treated in a research project already completed involving the two authors who sign this paper. Part of that treatment consisted of cataloguing and documentary installation enhancement. On these criteria apply documentary series taken from the archives, the diplomatic and conservation. Including those proposed by the General State Archives and the advisory bodies are there, for its location in Castilla y León will also apply those proposed by the Council on archives. As early findings shows that this set called «vital documents» can be divided into two groups according to the special character. For one group of documents that would ensure continuity in the functioning of the organization in the event of an emergency, and on the other hand, legal documents containing important financial and legal rights to protect the interests of the producer and institution of individuals involved: teachers and students. Really vital character in each institution is unique, hence the need to establish the criteria for such discrimination.

Spanish abstract

El acervo documental conservado en el archivo de la Facultad de Educación (ULE) se revela como una fuente de información inestimable por varios motivos. La organización, catalogación y conservación del fondo generado desde el inicio de la institución permite recuperar información de diversa consideración con unos objetivos variados como ha quedado reflejado por María del Carmen Rodríguez López en su estudio. El objetivo principal de este trabajo es, desde una mirada en plano transversal, el de identificar aquellos documentos considerados vitales y que,al amparo de tal denominación,supongan una prioridad en su salvamento en caso de ocurrir un desastre y su rescate permitirá reanudar las actividades del centro. El conocimiento de los mismos implicará establecer una serie de criterios que orienten en la decisión de cuáles deben integrar ese conjunto. No se trata de establecer un calendario de conservación al uso, sino de decidir qué documentos son vitales para la institución. El punto de partida metodológico para este trabajo es el análisis del conjunto documental, custodiado en las diferentes etapas de archivo de la actual Facultad de Educación. Este fondo ha sido tratado en un proyecto de investigación ya finalizado en el que participaron las dos autoras que firman este trabajo. Parte de ese tratamiento consistió en la catalogación y la mejora de la instalación documental. Sobre estas series documentales se aplicarán criterios tomados de la archivística, la diplomática y la conservación. Entre ellos los propuestos por la Subdirección General de los Archivos Estatales y los órganos asesores con los que cuenta; por su emplazamiento en la Comunidad Autónoma de Castilla y León se aplicarán también los propuestos por el Consejo de Archivos de la misma. Como primeras conclusiones-se observa que este conjunto denominado «documentos vitales» puede dividirse en dos grupos atendiendo al carácter especial. Por una parte el grupo de documentos que asegurarían la continuidad en el funcionamiento de la organización en caso de ocurrir una emergencia, y de otro lado, los documentos de carácter jurídico que contienen derechos legales y financieros importantes para proteger los intereses de la institución productora y de las personas físicas involucradas: profesorado y alumnado. Realmente el carácter de vital es singular en cada institución, de ahí la necesidad de establecer los criterios que permitan esa discriminación.

Item type: Conference paper
Keywords: Archivos universitarios, Facultad de Educación (León), Documentos vitales, Plan de emergencia, Series documentales, University Archives, Faculty of Education (León), Vital documents, Emergency plan, Documentary Series
Subjects: D. Libraries as physical collections. > DL. Archives.
Depositing user: Antonia Ferrer
Date deposited: 08 Jul 2014 11:15
Last modified: 02 Oct 2014 12:31
URI: http://hdl.handle.net/10760/23198

References

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