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ISSN 1121-0095, trimestrale anno 18, numero 1, gennaio-marzo 2000

Le consortium est un concept dont on entend beaucoup parler pour l'instant. "On va créer un consortium" est un leitmotiv qui revient dans les bibliothèques.

En Belgique aussi, dans le monde de la documentation, cette idée commence à voir le jour.

A l'heure actuelle, est-ce encore une idée abstraite ou une réalité concrète ? C'est ce que nous allons voir lors de cet exposé.

Mais avant díenvisager la situation en Belgique, il convient de définir ce quíest un consortium ? Pourquoi est-on arrivé à cette idée ? Quels sont les avantages et les inconvénients díun consortium ? Quelle est la situation à líétranger ?

Définition

Un consortium est un groupement díentreprises juridiquement indépendantes, réunissant sous une direction unique des moyens financiers ou matériels, en vue díexécuter en commun des opérations déterminées. En líoccurrence, pour le sujet qui nous intéresse, cíest un ensemble de bibliothèques ou díinstitutions qui se regroupent pour acheter mais aussi pour utiliser de la documentation électronique en commun.

Pourquoi des consortiums ?

Líidée díachat groupé de documentation électronique provient díune situation particulière que connaissent les bibliothèques actuellement :

• Le taux d'inflation des prix de líinformation scientifique augmente de plus de 10 % chaque année. Le prix des abonnements a augmenté, en 5 ans, de 100 %, voire même 200 % pour certains périodiques de sciences exactes.
• Le nombre de périodiques scientifiques sur le marché augmente aussi chaque année.
• La recherche interdisciplinaire et les nouveaux champs de recherche ont augmenté le besoin en informations.
• Mais, les budgets des bibliothèques ne suivent plus.

D'autre part, la technologie des réseaux électroniques arrivée à maturité et le développement de la documentation électronique, aussi bien primaire (full text) que secondaire (bases de données, sommaires, abstracts, catalogues..), permettent díenvisager plus sereinement une collaboration entre bibliothèques. En effet, il ne s'agit plus díun partage "physique" de la documentation, mais bien d'un partage "virtuel". Toutes les bibliothèques travaillant ensemble peuvent accéder à tout moment, facilement et rapidement aux même documents scientifiques de manière électronique.

Avantages et inconvénients des consortiums

Avantages :

Un regroupement de bibliothèques entraîne également certains inconvénients :

Consortiums à líétranger

Aux Etats-Unis, depuis 3, 4 ans, l'arrivée de nouvelles subventions d'état, combinée avec les demandes des bibliothèques et le désir des producteurs de documentations scientifiques de négocier avec de multiples institutions ont fait des licences de consortium un moyen efficace et économique de gérer les accès aux ressources électroniques. Dans les pays nord-américains mais aussi en Europe (en Angleterre, aux Pays-Bas et en Allemagne), les éditeurs passent des contrats avec des consortiums de bibliothèques ; aux Etats-Unis, on compte une cinquantaine de consortiums. La plupart sont fondés sur la structure fédérale américaine. Les bibliothèques universitaires, de collèges et de recherches se regroupent en consortiums état par état. L'Ohiolink, par exemple, regroupe 74 universités et collèges, ce qui représente 500.000 étudiants, chercheurs et professeurs. Une seule personne est chargée de négocier les licences pour 74 institutions en une seule fois. L'Ohiolink donne accès, pour l'instant, à 67 bases de données dont certaines de périodiques en full-text.

Au Royaume-Uni, le Joint Information Systems Committee (JISC) du Higher Education Funding a confié à un consortium réunissant Swets & Zeitlinger et le département informatique de l'Université de Manchester la responsabilité d'un programme expérimental de fourniture de revues électroniques (National Electronic Site Licence Initiative ó NESLI). Le programme comprend la négociation avec les éditeurs et les calculs d'équilibre économique. L'accès à ce service est effectif depuis janvier 1999 pour les bibliothèques participantes.

Ces consortiums se regroupent en une "coalition internationale de consortiums de Bibliothèques" (International Coalition of Library Consortia). L'ICOLC rassemble de manière informelle 79 consortiums de bibliothèques nord-américaines, mais aussi anglaises, hollandaises, allemandes et australiennes. Cette coalition s'est formée pour informer les autres futurs consortiums et discuter sur les contrats, les négociations, les produitsÖ D'autres sites du même genre voient le jour et sont là pour aider les bibliothèques qui voudraient passer le même genre de contrat. Ainsi Liblicence, sous la direction de Ann Okerson de líuniversité de Yale, présente de manière détaillée et commentée les contrats de licences américains passés avec les éditeurs de documents électroniques. Un logiciel d'aide à la négociation et à la rédaction de contrat est même déchargeable.

L'idée de consortium pour líachat et le partage de la documentation électronique devient donc, un peu partout dans le monde, une réalité concrète.

Situation en Belgique

Première initiative

En Belgique, líidée de consortium a germé aussi. Les bibliothèques sont confrontées aux mêmes problèmes quíà líétranger : le prix des périodiques papier augmentent, les budgets par contre ne suivent pas. L'idée de consortium pour l'achat de documentation électronique vient surtout des éditeurs et des fournisseurs qui viennent eux-mêmes présenter des propositions de consortiums.

Le premier, IVS, représentant de SilverPlatter en Belgique, essaie de mettre sur pied un consortium belge pour líachat de bases de données de SilverPlatter telles que Eric, Econlit, LISA, Medline, Biological Abstracts, Inspec, Toxline, PsyclitÖ

Une étude a été menée par IVS auprès des 14 institutions universitaires belges (UCL, ULB, ULg, FUSAGx, FUSL, FUNDP, FPMs, UMH, FUCAM, KUL, RUG, UIA, VUB, LUC). L'objectif était de déterminer quelles bases de données intéressaient les universités et combien díaccès étaient demandés par chacune d'elles. Une fois la liste dressée, IVS s'est chargé de négocier avec chaque éditeur des bases de données pour essayer díavoir des réductions sur les prix de base.

Il est à noter que le prix d'accès aux bases de données varie déjà selon le nombre díutilisateurs simultanés qui est demandé (1, 2-4, 5-8, 9-12, 13-25, licence site). Le rassemblement de plusieurs bibliothèques universitaires en consortium permettrait díavoir un plus grand nombre de demandes globales et donc d'avoir déjà des réductions par accès demandés.

Des propositions de prix d'abonnements aux bases de données ont été faites aux bibliothèques universitaires. Des réductions allant de 10 à 50% ont été notées mais les prix étaient encore fort élevés. Certaines petites bibliothèques níétaient pas díaccord de payer des sommes qui allaient grever leur budget et envisageaient de quitter le consortium. Dès lors que le nombre de participants et le nombre díaccès étaient différents, les propositions faites ne tenaient plus et devaient être revues par les éditeurs.

Ceci entraîne un jeu de va-et-vient entre les éditeurs et les bibliothécaires, chaque partie ayant un point de vue différent : les éditeurs veulent être sûrs que les bibliothèques vont acheter leur produit avant de négocier des réductions, tandis que les bibliothécaires veulent connaître le prix des bases de données pour savoir síils seront capables de les acheter. Les négociations en sont arrivées à ce point.

Au même moment, on constate que le monde documentaire belge se communautarise : la politique interférant dans les négociations, on parle de moins en moins d'un consortium belge. Les Flamands et les Francophones vont dès lors négocier de manière indépendante.

Du côté néerlandophone : Projet Elektron

En 1997, le VOWB (Vlaams overlegorgaan inzake wetenschappelijk bibliotheekwerk) a élaboré le projet Elektron qui consiste à construire un réseau flamand pour líinformation électronique. L'établissement de ce réseau permettra la consultation et la livraison de documents électroniques directement à líutilisateur final. Les partenaires de ce projet sont les bibliothèques de l'Université de Leuven (KUL), de l'Université de Gand (RUG), et de l'Université d'Anvers (UIA).

Ce projet est soutenu par le gouvernement flamand (l'administration des sciences et de líinnovation) qui doit fournir un financement substantiel permettant la mise sur pied de ce réseau flamand.

L'étude préliminaire, qui s'est terminé à la fin de 1998, a mis en évidence qu'un tel projet est viable à condition d'avoir des moyens financiers ad hoc. L'étude de faisabilité a déterminé aussi les différents types de bibliothèques qui allaient participer à Elektron. Un consortium pourrait ainsi rassembler les bibliothèques universitaires (grandes et petites), les bibliothèques des Hautes-Ecoles, les bibliothèques de recherche ou d'administration. Par contre, les bibliothèques publiques et les bibliothèques d'entreprises ne sont pas intégrées pour l'instant car cela poserait trop de problèmes lors des négociations avec les éditeurs. Ceux-ci, en effet, ont des soupçons sur l'utilisation de la documentation électronique par les utilisateurs des bibliothèques publiques (hétérogènes) et des entreprises privées (commerciales).

La prochaine étape est díarriver à un consensus entre les différents participants pour répartir le budget. Pour que le projet Elektron soit opérationnel et utile, le financement du gouvernement flamand, tel qu'il est prévu actuellement, n'est pas suffisant car le prix de bases de données comme Inspec ou ISI Web of Science nécessite une grand part du budget alors quíil faut aussi financer líinfrastructure et le personnel. Le cofinancement est envisagé à ce stade.

Du côté francophone : Projets du CIUF

Conscient de líenjeu important de líaccès aux collections de périodiques électroniques pour líavenir de la recherche et des bibliothèques universitaires francophones, des démarches ont été entreprises par la Commission des bibliothécaires en chef des universités francophones auprès de plusieurs éditeurs et fournisseurs de périodiques pour acheter en consortium certains produits ou ressources documentaires. Chaque éditeur ou fournisseur de périodiques essaie de se positionner sur ce marché en devenir en offrant de nouveaux services à des prix souvent élevés et arbitraires. C'est pourquoi la Commission a entrepris de négocier avec Elsevier, MCB University Press, Swets et Ebsco.

Elsevier

L'éditeur Elsevier a fait une proposition de consortium aux neuf universités francophones pour LíElsevier Electronic Subscription qui offre actuellement 1100 titres sous forme électronique en texte intégral. La base de négociation devait être au moins égale au nombre de titres présents actuellement dans les bibliothèques universitaires du consortium et l'enveloppe globale des dépenses ne pouvait diminuer. Le calcul du prix du service avait pour base le montant de la totalité des abonnements souscrits auprès Elsevier de líannée en cours, augmenté díun pourcentage destiné à couvrir líinflation des abonnements et d'une augmentation annuelle du service. De plus, pendant la première année du service les bibliothèques ne peuvent arrêter un abonnement choisi mais peuvent échanger des doubles contre de nouveaux titres. Líengagement se fait pour trois ans.

Cette proposition n'entraîne pas d'économies pour les bibliothèques, bien au contraire, puisque à l'achat de la documentation, il faut ajouter líachat de líinfrastructure nécessaire (serveur et logiciel) pour stocker et consulter ces documents électroniques.

MCB University Press

Cet éditeur anglais, qui publie environ 150 titres de périodiques dans le domaine du management, de líEngineering et des sciences de líinformation, a proposé un contrat de fourniture de périodiques électroniques pour un consortium díinstitutions universitaires francophones. Il propose ses périodiques électroniques à un coût égal à la somme des abonnements détenus dans chacune des institutions universitaires membres du consortium. Mais ce même éditeur depuis 1998 vend ces périodiques en "package" comprenant líédition papier, le CD-Rom et líaccès à une version électronique et a donc augmenté ses tarifs de 30 à 50 %.

De plus, pour être membre du consortium, il faut que chaque université candidate ait des abonnements à MCB UP pour un somme díau moins 60.000 BEF.

Ces deux exemples nous font réfléchir sur les avantages de former un consortium. Pour qui est-ce le plus avantageux, pour les éditeurs ou pour les bibliothèques ?

Même si le courtage unifié n'entraîne une économie que de 2 à 5 %, c'est-à-dire 5 à 6 millions au total pour les 9 institutions universitaires francophones, et que les périodiques électroniques sont plus chers, on peut mieux contrôler la hausse de prix, car líengagement se fait pour plusieurs années. De plus, l'accès aux périodiques électroniques permet un gain marginal sur les périodiques en plusieurs exemplaires que líon peut alors supprimer. L'avantage n'est donc pas de faire des économies, mais, pour le même budget, de mettre à la disposition des chercheurs un plus grand nombre de revues et díinformations scientifiques. Pour mettre sur pied un tel système, il faut cependant une infrastructure adaptée (serveur, logiciel, maintenance).

Ebsco et Swets

Pour l'instant, l'achat de bases de données fait aussi l'objet de négociations communes avec la société IVS, représentante de SilverPlatter en Belgique, et Ebsco. Des négociations sont également en cours avec Swets pour donner accès aux tables des matières de 14.000 périodiques grâce à Swetscan.

Cependant, lors des négociations, certains problèmes sont apparus.

L'absence d'une structure commune entre les bibliothèques ne permet pas d'avoir un seul interlocuteur mandaté ni pour négocier, ni pour signer les contrats. La commission des bibliothécaires en chef du CIUF n'a pas de statut juridique lui permettant de contracter des conventions. Les problèmes structurels mis en évidence dans les consortiums ont conduit à envisager la création d'une ASBL regroupant les universités francophones représentées par leur recteur et leur bibliothécaire en chef. L'objet social serait la promotion et le développement d'une politique commune entre les bibliothèques universitaires et scientifiques en matière de documentation scientifique. La personnalité juridique de líASBL lui conférerait des pouvoirs administratifs parmi lesquels la possibilité de négocier et de passer des contrats relatifs notamment aux consortiums, à l'achat de logiciels, Ö

Un deuxième problème est le financement de cette documentation électronique. Contrairement au gouvernement flamand, ni la Communauté française ni la Région wallonne ne sont disposées pour líinstant à accorder un financement pour un projet du type d'Elektron. Des démarches auprès díune société privée níont pas abouti. Dès lors des mécanismes de financement commun doivent être dégagés entre les universités, mais sur quel budget ? Sur des crédits centraux, des bibliothèques, des facultés ou encore des départements ? Une clé de répartition des sommes doit être aussi mise en place. De plus, si un service de périodiques électroniques est mis sur pied, des ressources financières seront nécessaires, non seulement pour líachat de documentation mais aussi pour la réalisation technique (mise en place du système par des spécialistes, serveurs, logiciels, implémentation...). Un tel projet doit être envisagé à long terme, il y a donc des coûts récurrents dont il faut tenir compte.

Díautres éléments, comme le choix d'un site de maintenance des logiciels et des serveurs, doivent être décidés.

Par ailleurs, malgré l'intérêt évident des consortiums, une bibliothèque de petite taille ne peut participer aux coûts encore trop élevés de certaine documentation spécialisée (bases de données électroniques), coût qui peut parfois même être supérieur au budget qui leur est actuellement imparti.

Conclusion

Si en Belgique, les consortiums ne sont pas encore des réalités concrètes, des études et des négociations sont en cours pour quíils ne restent pas des idées abstraites.

La situation du monde de la documentation est telle que les bibliothèques ont le choix : soit elles continuent à fonctionner seules avec des budgets insuffisants pour couvrir líachat de la documentation scientifique, soit, ensemble, elles créent une bibliothèque virtuelle en consortium. Ceci engendre des risques financiers mais permet l'accès à des ressources documentaires plus importantes suivant le nombre de participants et ainsi permet de continuer à servir les utilisateurs de manière satisfaisante.