AIDA Informazioni

ISSN 1121-0095, trimestrale anno 19, numero 1, gennaio-marzo 2001

L'IFAD (in Italiano FISA, cioè Fondo Internazionale per lo Sviluppo Agricolo) è stato istituito nel 1977, a seguito della delibera della Conferenza Mondiale per l'Alimentazione (Roma, 1974), come agenzia specializzata della Nazioni Unite con un mandato specifico che lo contraddistingue da tutte le altre istituzioni finanziarie internazionali (IFI): quello di combattere la fame e la povertà rurale nelle regioni del mondo a basso reddito e con carenze alimentari e di migliorare il tenore di  vita delle popolazioni rurali. attraverso uno sviluppo sostenibile.

La sede dell'IFAD è a Roma, in Via del Serafico 107.

La struttura  dell'IFAD

L'adesione all'IFAD è aperta a qualsiasi Stato membro delle Nazioni Unite. Alla data odierna sono 161 i Paesi che hanno chiesto ed ottenuto di diventare Membri dellíOrganizzazione. I paesi sono divisi in tre categorie: Categoria A (Paesi dell'OCSE), Categoria B (Paesi dellíOPEC) e categoria C (Paesi in via di sviluppo). Il Consiglio dei Governatori è la più alta autorità decisionale e ciascun Paese membro è rappresentato in questo Consiglio da un Governatore a da un sostituto.

Il Consiglio di Amministrazione è responsabile del controllo dell'amministrazione del Fondo e dellíapprovazione dei prestiti e delle sovvenzioni. La partecipazione al Consiglio di Amministrazione è decisa dal Consiglio dei Governatori e risponde ad una precisa ripartizione per categorie. Il Presidente dell'IFAD, che presiede anche il Consiglio di Amministrazione, viene eletto ogni quattro anni, ma il suo mandato può essere rinnovato per un ulteriore quadriennio.  Quest'anno ci sarà l'elezione di un nuovo Presidente, che si terrà nel corso del prossimo Consiglio dei Governatori che avrà luogo il  20 e 21 Febbraio.

Composto da circa 300 dipendenti, L'IFAD opera con uno staff di piccole dimensioni ma di alto livello professionale. L'IFAD si avvale inoltre della collaborazione di altre agenzie (Co-operating Institutions) per la realizzazione dei progetti, e di consulenti e staff temporaneo per effettuare studi, ricerche, valutazioni.

Poiché l'IFAD è un'organizzazione internazionale, anche il suo staff è internazionale, e proviene in prevalenza dai suoi Paesi membri. AllíIFAD quattro sono le lingue ufficiali e tutta la documentazione ufficiale è prodotta in queste quattro lingue: Inglese, Francese, Spagnolo ed Arabo. L'Italiano, come si vede, non è una lingua ufficiale, sebbene molti dipendenti, inclusi gli stranieri, lo parlino. Non esiste però documentazione ufficiale in Italiano presso il Fondo. Esiste solo un  numero molto limitato di pubblicazioni in Italiano che illustrano le attività del Fondo.

Nel 1995 il Fondo ha avviato un processo di ristrutturazione per razionalizzare l'impiego delle risorse, sia economiche che umane e quindi essere in grado di operare - ed aumentare, al tempo stesso, il numero di progetti finanziati ogni anno. Questa ristrutturazione viene comunemente chiamata "re-engineering" ed è quella che ha dato origine al Documents Centre.

Il Documents Centre

Il Documents Centre ha iniziato la sua attività solo nel Gennaio 1997, nonostante la sua costituzione fosse stata proposta e approvata oltre un anno prima. Il motivo di tale ritardo va ricercato nel fatto che si è trattato di un'operazione molto complessa, che richiedeva un'integrazione di servizi e di risorse che erano state, fino a quel momento, gestite in differenti divisioni amministrative del Fondo.

Prima del 1997 nell'IFAD cíerano vari "Centri di documentazione".   L'IFAD era dotato di:

1. la biblioteca,  creata per l'uso dello Staff, e contenente materiale relativo, soprattutto, ai soggetti di interesse dellíOrganizzazione, più una piccola collezione di materiale di consultazione e di interesse generale. La biblioteca disponeva inoltre di una buona selezione di riviste, periodici specializzati e giornali (per il 70% in Inglese e per il resto in Francese e Spagnolo). Questa stessa percentuale si riscontra nella collezione di libri della biblioteca. Il catalogo della biblioteca è stato automatizzato nel 1990 utilizzando il software CDS-ISIS su mainframe. Solo recentemente questo database è stato migrato dal mainframe ad una versione PC del programma.
2. Il secondo centro di documentazione era il "Registry", corrispondente in tutto e per tutto ad un ufficio protocollo, ufficio centralizzato ove tutta la posta in entrata ed in uscita veniva registrata. Dal 1988 tale ufficio è stato automatizzato con un RMS Records Management System) della WANG.
3. Il terzo centro di documentazione era costituito da una raccolta di tutti i documenti presentati alle riunioni degli organi di governo dellíOrganizzazione (Governing Council ed Executive Board).
4. Esisteva, inoltre, un quarto punto di raccolta dei documenti, presso la divisione che si occupa degli affari esterni,  e che conservava tutta la documentazione proveniente dalle varie agenzie delle Nazioni Unite e da altre organizzazioni internazionali, nonché gli atti di congressi, conferenze, ecc. a  cui l'IFAD aveva partecipato.

Nel 1996, dopo l'esecuzione di lavori strutturali per creare uno spazio idoneo ad accogliere la documentazione, lo staff ed anche gli utenti, è iniziato il  "trasloco".  Non è stato facile, anche perché, cosa cui non si è ancora accennato, l'IFAD è dislocato in due uffici diversi e presso il secondo edificio (chiamato IFAD II) era stata istituita una sorta di succursale dell'ufficio protocollo e pertanto un grande numero di documenti si trovava anche lì.

Il Documents Centre è stato inaugurato ufficialmente nel gennaio 1997 e a tutt'oggi lo Staff è ancora impegnato nella revisione, eliminazione dei duplicati e riorganizzazione delle collezioni. Come è facilmente intuibile, si tratta di un lavoro molto delicato ed impegnativo, che non può essere demandato a personale temporaneo. Solo lo Staff più esperto ha sufficienti conoscenze per svolgerlo,  e questi ultimi non possono dedicare tutto il loro tempo alla riorganizzazione delle collezioni. Per questo motivo il processo  è andato avanti piuttosto lentamente.

Contemporaneamente alla costituzione del Documents Centre, è iniziato il progetto di ristrutturazione degli archivi.  Fino al 1997 l'IFAD non possedeva un archivio vero e proprio ma solo un deposito dove venivano mandati i fascicoli non più attivi. Inoltre, anche strutturalmente l'archivio ha dovuto essere messo in condizione di ospitare e conservare i documenti nelle migliori condizioni ambientali (temperatura ed umidità) che ne consentissero la conservazione nel lungo periodo. Si è dato così il via ad una serie di lavori di ristrutturazione che sono durati diversi mesi. Onde permettere l'esecuzione di tali lavori è stato necessario rimuovere tutti i fascicoli che si trovavano nellíarchivio (circa il 70% sono stati mandati  in un deposito esterno perché non c'era lo spazio sufficiente per ospitarli in ambienti all'interno dell'Organizzazione. Per fare questo, è stato necessario mettere tutti i fascicoli in scatoloni sigillati che sono stati conservati presso un deposito esterno e poi riportati in sede, una volta terminati i lavori.

I lavori eseguiti nellíarchivio riguardavano soprattutto le condizioni ambientali e la sicurezza. Sono stati installati sistemi che garantissero umidità e temperatura costanti, per garantire la conservazione dei documenti, e sistemi di allarme e di intervento in caso di incendio.

Era necessario, come è facile intuire, portare a termine questi progetti contemporaneamente, perché era necessario riorganizzare la documentazione attiva, conservata nel Documents Centre, mandando contemporaneamente in archivio quella non piuí attiva.  Ciò faceva anche parte di una strategia tendente a sfruttare al massimo il momento delle sinergie in azione in quel dato periodo.  Numerosi sono stati i progetti che è stato necessario realizzare simultaneamente, soprattutto nell'area del "records management", a causa dell'interazione dei processi e dell'impatto di ogni sia pur piccolo cambiamento sull'intero sistema.

Ho intitolato questo articolo "un'esperienza di integrazione", e non a caso. Il massimo sforzo è stato concentrato, dalla creazione del Documents Centre in poi, nell'integrazione di

a) persone (che provenivano da ambienti e situazioni differenti),
b) collezioni (anchíesse molto diverse per natura e per trattamento) e
c) sistemi informatici.

Questo sforzo di integrazione è ancora in atto, ed ha richiesto strategie diverse e approcci diversi a diversi livelli.  I risultati finora raggiunti sono, comunque, incoraggianti e persino ora, nonostante  un nuovo programma di re-engineering sia stato "lanciato", riconoscendo la validità di quei principi e di quelle scelte, il lavoro iniziato sta continuando secondo le linee guida stabilite quattro anni fa.

Il Documents Centre è oggi una realtà operante e molto attiva. Esso ospita tutte le collezioni  cui si è accennato sopra ed offre servizi di prestito, informazione, ricerche bibliografiche, ecc.

Il Documents Centre ha una propria pagina Web che è consultabile solo internamente, e attraverso la quale si può accedere a vari servizi on-line quali il catalogo (sia di pubblicazioni che di materiale confidenziale, molti documenti ufficiali in full text, l'accesso ad abbonamenti elettronici, moduli per la richiesta di prestiti o di acquisto di pubblicazioni, i links con altre organizzazioni internazionali, un thesaurus di termini utilizzati nelll'indicizzazione dei testi.

Altre agenzie delle Nazioni Unite hanno manifestato vivo interesse per questo modello di integrazione messo in atto all'IFAD e sono allo studio progetti analoghi di unificazione dei servizi di documentazione. Naturalmente, un modello come quello dell'IFAD è applicabile solo in realtà di dimensioni ridotte, dove sia ancora possibile basare il discorso del "knowledge management" e del "knowledge sharing" sulla centralizzazione della documentazione. Un modello siffatto non è applicabile ad Organizzazioni molto più grandi come ad esempio la Banca Mondiale dove la decentralizzazione della documentazione è una realtà operativa già da molto tempo e dove le dimensioni della biblioteca (anzi delle biblioteche perché ce n'è più di una!) e la quantità di documenti ricevuti e prodotti su base giornaliera renderebbe tutto il processo estremamente lento e praticamente ingestibile.