AIDA Informazioni

ISSN 1121-0095, trimestrale anno 19, numero 4, ottobre-dicembre 2001

Questa procedura somma i vantaggi della posta elettronica a quelli del web, bypassando i problemi legati alla dimensione dei file digitalizzati in transito nella rete, all'appesantimento, o non di rado, bloccaggio delle operazioni di download nella casella di posta elettronica dell'utente o alla disponibilità di memoria sul disco rigido. La trasmissione con attachment tradizionale può comunque avvenire, omettendo il suffisso .salva nell'indirizzo, ma ciò va incontro agli inconvenienti previsti con la spedizione di file di notevoli dimensioni.

Scopo di BiblioMIME è la definizione di un sistema affidabile e robusto di trasmissione dei documenti; esso consente di risparmiare tempo e denaro poiché la digitalizzazione e la spedizione via Internet risulta praticamente a costo zero, a parte le spese di connessione; le operazioni inoltre non richiedono particolari competenze tecniche agli addetti al document delivery, dal momento che la posta elettronica costituisce uno dei servizi Internet più utilizzati. I documenti inviati vengono conservati sul server per un periodo di 14 giorni (al momento) ed il sistema di sicurezza è garantito da un codice di 18 cifre, usato per la denominazione del file, che equivale ad una password: questo dovrebbe impedire download indebiti da parte di non legittimi destinatari. Il sistema di autenticazione prevede in futuro l'uso della firma digitale.
Come è tipico dei servizi di document delivery in Italia, anche BiblioMIME si basa sul principio della reciprocità tra biblioteche per evitare i problemi legati alla tariffazione e alle procedure di pagamento.

L'infrastruttura telematica usata è il GARR: possono quindi partecipare al progetto biblioteche del CNR, di università e di centri di ricerca. Il 2001, secondo anno del progetto, prevede la sperimentazione di NILDE Network Inter-Library Document Exchange per lo scambio di documenti tra biblioteche, le quali alla registrazione ricevono uno username e una password. Sono previsti due tipi di servizi: per biblioteche richiedenti e per biblioteche fornitrici. La registrazione è obbligatoria e avviene tramite form: il test del sistema è iniziato i primi di giugno 2001 e al momento 138 biblioteche partecipano come richiedenti mentre solo la biblioteca dell'Area di Ricerca del CNR di Bologna fornisce il servizio di document delivery. La richiesta avviene tramite username; ad identificazione avvenuta, appare il modulo di richiesta con i riferimenti bibliografici, dei quali l'unico obbligatorio è il nome della rivista. È possibile anche inserire l'indirizzo e-mail dell'utente finale: in questo caso vengono spediti due messaggi, uno alla biblioteca responsabile della richiesta e l'altro all'utente. Nel messaggio di notifica viene indicato un numero di ordine utile per riferimenti successivi: attraverso questo servizio è possibile vedere le richieste effettuate da una certa biblioteca, con indicazione di quelle evase e quelle in attesa. Una parte dei servizi è protetta e riservata: solo la biblioteca interessata può controllare ad esempio i propri dati anagrafici (tramite identificazione). È possibile anche visualizzare la gestione degli ordini, in base alla biblioteca richiedente, alla rivista e al documento: gli ordini vengono visualizzati secondo un ordine storico, dal più vecchio al più recente, partendo dal presupposto che un ordine vecchio non evaso abbia la priorità sugli altri. Questo servizio evita la trafila di telefonate che si succedono tra le biblioteche per avere informazioni sull'iter della richiesta: sia la biblioteca richiedente che quella ricevente possono avere visione online della situazione, funzione molto utile nella gestione degli eventuali rimborsi tra biblioteche, poiché la vista delle transazioni permette di calcolare l'eventuale differenza in fornitura da pagare. I programmi di posta elettronica normalmente usati permettono la gestione di più account; in tal modo un account apposito può essere riservato al server BiblioMIME, mentre gli altri account possono essere utilizzati per evadere altri servizi di document delivery con biblioteche non registrate al sistema. BiblioMIME è integrabile al fax: in tal caso l'indirizzo di e-mail è composto dal numero del fax seguito dal dominio @bibliomime.cnr.it.

Una funzione ancora da implementare è l'esportazione dei dati in altri programmi di database. L'interoperabilità può avvenire con tutte le biblioteche mentre il sistema può essere usato solo con le biblioteche registrate. La distribuzione geografica dei server (attualmente il server è unico e si trova a Pisa) può essere varia e la loro collocazione essere all'interno di università che ne fanno richiesta, e/o ad altre aree del CNR. Le biblioteche interessate alla sperimentazione possono accedere al sito web del progetto [3], compilare un form online e scaricare una lettera di adesione in formato RTF da inviare firmata dal direttore della struttura. A questo punto i client vengono abilitati al sistema di delivery (in base agli indirizzi IP delle macchine da abilitare al sistema) e su web sarà disponibile un'interfaccia personalizzabile per comunicazioni alle biblioteche richiedenti (contenente ad es. norme sul copyright o tempi di evasione, ecc.).
A fine anno è possibile fare bilanci e statistiche sulle richieste e i risparmi che il servizio ha consentito di registrare. Per il personale delle nuove biblioteche che aderiscono al servizio BiblioMIME è prevista assistenza online e formazione mirata di circa due giorni.

Nel pomeriggio si sono succedute brevi presentazioni di esperienze di document delivery attualmente in corso, a cominciare dal sistema d'ateneo dell'Università di Firenze [4], basato sul sistema ARIEL, avviato nel 1997 nell'ambito della fondazione del sistema bibliotecario con ristrutturazione dei servizi al pubblico, definiti, oltre ai tradizionali, di document delivery e di reference. Il sistema è strutturato in cinque nuclei di biblioteche, per oltre 30 realtà complessive, con gruppi di lavoro trasversali. La scelta di ARIEL è stata dettata dalla facilità di utilizzo di questo software che permette di effettuare nello stesso ambiente tutte le operazioni legate al DD, dall'acquisizione dell'immagine all'invio dei files. L'ultima versione prevede anche la gestione di documenti in formato PDF, GIF e JPEG. Il DD nell'Università di Firenze è esploso nel 1998 con il lancio del servizio di copia elettronica di articoli per utenti interni, tramite accesso ad un form (via OPAC) per richiedere copia del documento che viene inviata entro 48 ore (secondo quanto previsto nella Carta dei Servizi) nella casella di posta elettronica dell'utente. I problemi incontrati nella realizzazione del servizio sono stati raggruppati dal relatore [5] in tre ambiti: organizzativi, tecnici e relativi agli utenti connessi all'uso del prodotto finale.
SBBL [6] (Sistema Bibliotecario Biomedico Lombardo), presentato da Enrica Veronesi dell'Università di Brescia, è stato istituito con una legge del 1994 su territorio regionale. Costituito da 16 biblioteche e da circa 130 istituzioni (università, centri di ricerca e case di cura) si configura come biblioteca virtuale per un servizio reale: ha infatti come obiettivi la distribuzione di informazione biomedica, la condivisione delle risorse, l'eliminazione di doppi di riviste, l'acquisizione di risorse importanti, l'aggiornamento e la formazione continua degli operatori e degli utenti per l'uso dei servizi (banche dati, catalogo collettivo, periodici, DD).

Tramite collegamento diretto, l'utente, individuato l'articolo in Medline o in Embase (le più importanti banche dati di biomedicina e farmacologia) può richiederlo al sistema, basato su un software sviluppato e ospitato dal CILEA: l'accesso libero consente la ricerca, l'accesso con password permette il DD e l'aggiornamento dei dati delle biblioteche, inseribili, da metà 2000, direttamente via web. Il primo passo è naturalmente la consultazione del catalogo, poi la richiesta tramite modulo elettronico da parte del referente ufficiale (un referente per struttura con relativa password): ogni polo può richiedere al massimo 5 articoli a settimana e l'invio gratuito avviene via servizio postale o per fax (attualmente entro 48 ore). Il modello di compilazione automatico prevede che l'utente compili da solo direttamente dal catalogo (l'indicazione dell'anno è obbligatoria); se il riferimento è presente, passa al modulo successivo precompilato con titolo della rivista e scelta della biblioteca disposta a fornirlo (in prima posizione c'è la biblioteca con meno richieste, per calmierare il peso di lavoro tra le strutture). Il modello semiautomatico viene invece utilizzato direttamente durante la consultazione della banca dati: il modulo presenta il record bibliografico completo e la scelta della biblioteca. Il servizio registra un andamento positivo (circa 5700 riviste) con un incremento di 10 mila articoli solo dal 2000 al 2001, un aumento del doppio rispetto allo stesso periodo nell'anno precedente.

Interessanti novità sono state annunciate da Alessandra Citti dell'Università di Bologna al riguardo di ACNP [7], il catalogo collettivo nazionale dei periodici. Il vecchio catalogo cartaceo del 1990 presenta un insieme di servizi sempre più articolati, nella sua evoluzione dal catalogo collettivo a catalogo derivato, in risposta ad una esigenza emersa nell'ambito del progetto CASA [8], nato principalmente come strumento da cui catturare le descrizioni. Sono state presentate pagine della versione di prova 2001 [9], con visualizzazione della versione elettronica della risorsa e link al sito che la fornisce e l'indicazione di riferimento alla testata cartacea. L'utente viene così indirizzato al sito in cui la rivista risiede. L'accesso è dietro riconoscimento dell'IP e se l'utente non viene riconosciuto, accede ad una pagina intermedia in cui trova i riferimenti di contatto con la persona responsabile. Lo stesso discorso vale per l'accesso con password. Per le riviste cartacee c'è un pulsante di indicazione di spoglio, mentre per le riviste elettroniche è presentato l'elenco delle biblioteche che ne acquisiscono l'accesso. Attualmente è in via di implementazione la funzione di gestione amministrativa per la registrazione dell'arrivo dei fascicoli (funzione assolta dai cosiddetti schedoni nelle biblioteche tradizionali), tramite la quale è possibile visualizzare tutti i fascicoli ricevuti e quelli attesi (con data automatica fornita dal meccanismo delle previsioni) per evitare richieste di materiale non pervenuto in biblioteca. Il concetto di catalogo conosce così un'estensione: CASA forniva per ogni periodico varie informazioni nella SSD (Serial Service Directory) ed informazioni sull'autore mediante la preparazione di una scheda standard a cura del CIB da compilare da parte dei fornitori interessati a far conoscere i propri prodotti. CASA ha realizzato un prototipo basato sulla tecnologia CORBA, mentre ACNP si fonda su XML,con linguaggio RFD e metadati Dublin Core.
Molto lavoro per l'interfaccia utente finale è ancora da fare.

Nel corso delle discussioni si è accennato a SUBITO, il catalogo delle biblioteche di area tedesca che permette di localizzare i periodici e di richiedere fotocopie di articoli: il servizio non è gratuito, ma le cifre, le modalità di pagamento e di spedizione sono uniformi e condivise da tutte le biblioteche che fanno parte del sistema. BiblioMIME-Nilde e ACNP potrebbero costituire in Italia uno strumento efficiente per le necessità di DD. Il catalogo nazionale dei periodici cresce e si diffonde costantemente, anche grazie agli interventi formativi del CIB, ma l'aspetto legato a tariffe e rimborsi presenta ancora problemi.

Gabriele Mazzitelli [10] ha proposto la definizione di una Carta dei servizi di prestito interbibliotecario e di document delivery, un accordo sottoscritto da biblioteche che si fanno garanti nei confronti di altre biblioteche e dei propri utenti di rispettare alcuni parametri. La biblioteca deve rendere assolutamente trasparenti le procedure che vengono utilizzate nel servizio di document delivery e l'eventuale spesa che comporterà all'utente. Tra gli aspetti da valutare nella redazione di una carta nazionale vanno considerati quelli legati alla diversità dei servizi che una biblioteca può offrire, alla necessità di un'analisi dei costi e di una tariffazione, stabilendo se possibile uno standard di riferimento, all'analisi dell'utenza e opportunità di tariffare i servizi alle diverse categorie di utenti, alle modalità di riscossione delle tariffe, agli aspetti fiscali e legali.

Una soluzione che vada bene per tutte le biblioteche è quasi impensabile e presuppone la volontà di queste di stabilire delle regole e di rispettarle. In ogni caso una Carta dei servizi, ispirandosi a principi fondamentali nel rispetto dei compiti istituzionali della biblioteca, dovrebbe basarsi su standard di servizio che uniformino la qualità dell'erogazione. L'intervento conclusivo della giornata dedicata ai problemi e alla proposta di soluzioni per il document delivery in Italia, ha illustrato un sistema di tariffazione via web, basato su un sito per i pagamenti tra biblioteche: Marco Melloni [11] ha presentato il problema della remunerazione del lavoro di document delivery e del pagamento dei diritti alla SIAE. Ha dunque pensato di realizzare il prototipo per un sito Internet che permetta il pagamento sia delle copie sia dei relativi diritti d'autore, pur mantenendo la rapidità telematica, basato sullo scambio di voucher virtuali, come quelli IFLA, in blocchi di 10 o più. La gestione del sito è affidabile ad una associazione senza fini di lucro (i pagamenti risultano a copertura delle spese) per evitare problemi fiscali: nel sito avviene lo scambio di voucher elettronici che hanno valore solo nell'ambito dell'associazione e servono al pagamento delle spese per l'esecuzione e la spedizione delle fotocopie di articoli. La trattativa preliminare avviene invece al di fuori del sito, in modo che ogni biblioteca possa mantenere le sue regole e le sue tariffe. Per effettuare il pagamento la biblioteca richiedente va sul sito dell'associazione e tramite password, controlla i voucher a sua disposizione; quindi seleziona la biblioteca con cui ha concordato la fornitura della copia, e infine invia il o i voucher stabiliti. Dopo l'operazione avrà un voucher di meno ed il contatore delle operazioni sarà incrementato di 1. L'altra biblioteca avrà 1 voucher in più accompagnato dall'indicazione della biblioteca di provenienza, dalla data. Il pagamento dei diritti d'autore avviene inoltrando un voucher alla SIAE allo scadere di 10 pagamenti, ma le procedure di autorizzazione per questa forma forfettaria di pagamento per l'assolvimento degli obblighi di legge sui diritti d'autore sono piuttosto complesse.

Note

[1] http://www.bibliomime.cnr.it/ws2001
[2] Attualmente partecipano alla sperimentazione la biblioteca dell'Area della Ricerca di Bologna (servizio); il MASPEC di Parma (servizio); la biblioteca dell'Area della Ricerca di Pisa (a partire dal 2001); la biblioteca dell'Area della Ricerca di Palermo (a partire dal 2001).
[3] http://www.bibliomime.cnr.it. L'home page del sito fornisce link descrittivi del progetto e delle relative tecnologie, oltre ai link alle biblioteche aderenti al servizio e a tutta la documentazione relativa al progetto, interamente scaricabile.
[4] http://www.unifi.it/universita/biblioteche
[5] Paolo Salvi, Università di Firenze.
[6] http://sbbl.cilea.it
[7] http://www.cib.unibo.it/acnp
[8] L'indirizzo del progetto http://www.casa.issn.org:1999 non sembra essere attivo ma informazioni si trovano all'url http://www.iccu.sbn.it/procasa.html
[9] La microanalisi è terminata ma il servizio è ancora da implementare.
[10] AIB Commissione Università e Ricerca e Università di Roma "Tor Vergata".
[11] Gestore servizi Asford.it, già Direttore Biblioteca CSELT.