El presente trabajo constituye la continuación de uno anterior1 publicado con el objetivo de exponer a nuestros lectores algunos elementos teóricos y prácticos relacionados con el establecimiento de una estrategia de trabajo para ACIMED.
En esta segunda parte, se presentan los objetivos y estrategias que utilizará la revista como medio para su perfeccionamiento. Para esto, sin em-bargo, se debe dominar primero algunos elementos teóricos útiles para el diseño de la estrategia de una revista.
Las ideas para la creación de nuevas publicaciones2 se generan a partir de tres fuentes fundamentales que son:
Resulta de suma importancia, en el caso de las revistas que publican las sociedades, asegurarse inicialmente de que sus miembros aportarán suficientes trabajos como para garantizar el crecimiento de la revista hasta que esta atraiga artículos de otros autores ajenos al grupo.
En este sentido, se puede decir también que una revista nueva se lanza habitualmente al mercado con 80 ó 90 páginas y una frecuencia bimensual o trimestral2 con el propósito de dar un margen de tiempo necesario, hasta que el volumen de contribuciones justifique el incremento del número de páginas. ACIMED se publica con aproximadamente 60 páginas y una frecuencia cuatrimestral.
Finalmente, se debe expresar que el éxito de cualquier revista radica en que ésta satisfaga una necesidad real. Si la revista no satisface una necesidad científica o docente, no puede tener éxito. Si los autores no la leen, citan o contribuyen a ella, tampoco se suscribirán.2
Por ello, cualquier análisis debe considerar tanto a los autores como a los lectores. La existencia de un conjunto suficiente de autores comúnmente indica, un conjunto suficiente de suscriptores.
Matriz de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) de ACIMED
Antes de establecer la estrategia de trabajo de la publicación, es necesario conocer las principales debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que presenta el desarrollo de esta empresa. A continuación, aparecen los elementos considerados por los autores de este trabajo como los más importantes en tal sentido.
Debilidades
Visión: En busca de un profesional competente.
El comportamiento de los expertos resulta a menudo incompetente, porque éstos ignoran importantes avances en el conocimiento de sus respectivas áreas del saber,3 como consecuencia de la falta de una metodología y una acción sistemática para la extracción efectiva del entorno informacional de aquellos avances validados correctamente, y que son de utilidad directa para la actividad del especialista.4
Aunque pueda parecer paradójico, con frecuencia ocurre que entre los profesionales menos informados acerca del desarrollo de su propia especialidad figuran los especialistas del sector, quienes descuidan su propia actualización, por estar inmersos en su trabajo de suministro de información a profesionales de otras ramas.
Esto, unido al carácter empírico-práctico de la labor que realizan, cuyas necesidades informativas están limitadas con frecuencia por los escasos presupuestos de que disponen nuestras instituciones de información para la adquisición, provoca un considerable efecto negativo en el nivel de información que poseen nuestros especialistas para la realización de su trabajo.
Misión: ACIMED es la publicación del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas de Cuba, que se edita con el fin de divulgar los resultados de
las investigaciones de aquellos trabajadores de la información que directa o indirectamente laboran relacionados con los servicios de la salud en el país, así como de propiciar el intercambio de experiencias entre todos los que en Iberoamérica o el resto del mundo trabajan en este sector.
Valores: Los integrantes del Comité de Redacción de ACIMED creen en:
Objetivos y estrategias particulares de ACIMED
ACIMED como sistema organizacional
Objetivo: Obtener un fondo de tiempo laboral adecuado para la atención de la revista.
Estrategia: Crear un grupo básico de trabajo integrado por especialistas que se dediquen formalmente a la atención de la revista a tiempo completo o parcial.
Se denomina ACIMED tanto a la publicación del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas como al equipo de trabajo que la realiza.
ACIMED, en términos gerenciales, es una empresa con una visión, una misión y una estrategia propias que pertenece al CNICM. Organizativamente, constituye un equipo (team) de trabajo autodirigido que funciona con una estructura informal, bajo la denominación interna de «Grupo para el Desarrollo Técnico de los Profesionales de la Información en Ciencias Médicas».
ACIMED como producto
Producto
Objetivo: Desarrollar una publicación útil a los especialistas de la información en el área de la biomedicina, capaz de divulgar las investigaciones y experiencias de aquellos que trabajan directa o indirectamente relacionados con los servicios de información de salud en Cuba y de propiciar el intercambio entre todos los que laboran en el sector en Iberoamérica o el resto del mundo.
Estrategia: Desarrollar una publicación del CNICM dirigida a los especialistas de la información en el campo de la biomedicina en idioma español con un enfoque informativo-educativo, balance informacional, presentación y diseño adecuados, bajo consumo de recursos, estructura flexible, editada de acuerdo con las normas y prácticas internacionales, circulación puntual en soportes diversos y con un precio accesible para el consumidor final.
El objetivo de mantener una estructura flexible en la revista obedece a la intención del Comité de Redacción de obtener cualquier tipo de material publicable, independientemente de su forma. Es posible su implementación, a partir de la utilización de secciones fijas y ocasionales.
Entre el personal de la red del SNICM existe una necesidad tanto informativa como formativa. La gran cantidad de personal de nivel medio y universitario dedicado a la prestación de servicios, los rápidos cambios ocu-rridos en las disciplinas bibliotecológicas y de información en los últimos años y las transformaciones que ha experimentado la red en particular, así como la escasez de literatura actualizada, entre otras causas, han provocado una sensible disminución de la competencia profesional de muchos de nuestros especialistas. Se requiere, por lo tanto, de una publicación capaz de integrar, según las necesidades de sus lectores potenciales, información teó-rica, práctica, metodológica, normalizativa, para la toma de decisiones, etcétera.
Publicar en la revista trabajos de carácter práctico, tales como guías metodológicas o procedimientos para realizar determinadas tareas, soluciones prácticas a problemas comunes, explicaciones con ejemplos sobre cómo ex-plotar mejor algunos softwares (como los utilizados en búsquedas bibliográficas), pueden ser algunos de los medios para motivar la lectura en gran parte de la comunidad de especialistas de la red, cuya actividad principal es de caracter práctico.
La edición de la revista en versión impresa y electrónica facilita su uso por los lectores, atendiendo a que éstos desarrollan su actividad en condiciones diferentes.
La impresión electrónica de las revistas constituye una tendencia inter-nacional que se justifica con dos argumentos fundamentales: la amplia utilización de los medios tecnológicos en el trabajo y en la vida diaria en general, con sus ventajas indiscutibles, así como el incremento que ha sufrido el precio del papel en los ultimos años, el cual en el año 1988, por ejemplo, se incrementó en el 30 % y en 1995 en el 40 %. A partir del 1996, sin embargo ha comenzado a mostrar un decrecimiento en su costo. El papel representa entre el 30 y el 40 % del costo de manufactura de una revista y el 25-35 % de sus costos totales. Un incremento del 30 % en los costos del papel, se traduce en el aumento del 5 % del costo de la revista.2
El desarrollo de un sistema de vigilancia bibliográfica permite a ACIMED diseminar información resumida acerca de trabajos de interés publicados o no en otras fuentes, como revistas nacionales o extranjeras de la especialidad, libros, tesis, y otras.
Precio
Objetivo: Suministrar una publicación a los clientes cuyo precio final se ubique (entre el 30 y el 50 %) por debajo del precio promedio de las revistas del sector especializadas en biomedicina.
Estrategia: Reducir los costos de los procesos de edición, en especial de los relacionados con la composición y la realización; impresión y distribución, así como la utilización óptima de los recursos disponibles.
La reducción de los costos de impresión es posible a partir de la edición monocromática; la utilización de papel del menor peso posible; de formatos pequeños o comunes de impresión (preferiblemente A4), así como del aprovechamiento de las capacidades instaladas en instituciones
de la red o del sector que posean algún interés en la publicación.
La disminución de los costos de composición y realización, así como de distribución se tratarán más adelante en los procesos de edición y distribución.
Promoción
Objetivo: Promover la publicación al total de unidades y especialistas que laboran relacionados con los servicios de información de salud en Cuba (mercado nacional potencial) y a un grupo de instituciones y personalidades seleccionados en Iberoamérica.
Estrategia: Envío al extranjero de catálogos impresos y de mensajes mediante el sistema de correo electrónico que anuncien la publicación, de números sueltos o de suscripciones gratuitas de la revista a instituciones y personalidades seleccionadas en Iberoamérica con posible interés en la publicación, así como convertir en sus promotores a los funcionarios de la red que realicen actividades de la organización en el extranjero.
Para esta actividad, resulta beneficiosa la asignación del ISSN como un medio para oficializar la publicación de la revista.
Plaza
Objetivo: Entregar la revista puntualmente a los lectores.
Estrategia: Imponer la revista (en versión impresa o electrónica en disco) en el correo con tiempo suficiente como para que ésta llegue al lector, como plazo máximo, en el último mes que comprende cada uno de los cuatrimestre en que se edita.
El envío de la revista, impresa en papel o en soporte magnético, se realizará preferentemente mediante el correo nacional, en consideración a los altos costos que implica realizar operaciones de este tipo con los servicios de mensajería que trabajan en el país (DHL, CUBAPOST u otros).
Los costos de correo postal, tal y como ocurre con los costos del papel han mostrado una tendencia creciente en los ultimos años. En los Estados Unidos, por ejemplo, durante 1985 se incrementaron los costos para el co-rreo de segunda clase en el 18 %, como promedio, lo que representa entre el 5 y el 10 % de los costos totales de una publicación periódica.2
La distribución mediante el correo nacional requiere que la publicación se imponga por lo menos con un mes de antelación a la fecha en que ésta debe entregarse, considerando los plazos de entrega (aproximadamente 30 días) de este servicio.
ACIMED como proceso
Presentación
Objetivo: Asegurar la calidad de las contribuciones que se presenten a ACIMED.
Estrategia: Desarrollar un conjunto de «instrucciones a los autores» lo su-ficientemente detalladas como para evitar omisiones, ambigüedades o errores prevenibles en la confección de los manuscritos.
Arbitraje
Objetivo: Elevar la calidad del arbitraje.
Estrategia: Establecer como norma la revisión de los trabajos que se consideren para publicar al menos por dos árbitros. Para esto, los árbitros se auxiliarán de una metodología de uso común aprobada por los miembros del Consejo Editorial.
Edición
Objetivo: Editar la revista con rapidez, sencillez y de forma económica.
Estrategia: Una vez que se aprueben los trabajos que se van a publicar, éstos deberán editarse de forma independiente, de manera tal que estén listos en el momento de la conformación del número. Perfeccionar el diseño interior para aprovechar mejor el espacio disponible, establecer una ti-pografía única, legible y compacta para la edición, así como realizar sólo ilus-traciones de poca complejidad en los casos que el Consejo Editorial lo considere justificado y beneficioso para la comprensión de los artículos.
Los costos de composición y de realización (ilustración) son los más altos dentro de todo el proceso editorial, por cuya razón resulta necesario vigilar su evolución y tomar medidas para evitar su crecimiento injustificado. Medidas tan simples como el incremento del número de palabras por página, la reducción de la cantidad de tablas y ecuaciones -la composición de una tabla cuesta el doble que la de un texto y la de una ecuación diez veces más- o la reubicación de las notas de pie de página al final de los trabajos permiten ahorrar recursos en esta etapa del trabajo editorial. En el perfeccionamiento del diseño interior de la publicación, puede utilizarse como modelo la Revista CENIC. Ciencias Biológicas.
Otro factor que contribuye a agilizar y a economizar este proceso lo constituye el estimular la presentación de los trabajos en versión impresa y electrónica simultáneamente.
Impresión
Objetivo: Imprimir la revista sin retrasos.
Estrategia: Adelantar la fecha de entrega con la que se trabaja la revista en el plan editorial, del último mes en que debe circular cada numero (abril, agosto y diciembre), al primero (enero, mayo y septiembre) de cada uno de los cuatrimestres en que se publica ACIMED.
Distribución
Objetivo: Facilitar el acceso a la publicación.
Estrategia: Utilizar diferentes me-dios para la distribución de la revista.
La publicación puede distribuirse mediante correo nacional o correo electrónico. La utilización del correo nacional se trató en el acápite que se dedicó a ACIMED como producto.
La distribución por vía electrónica puede efectuarse mediante el envío de copias de la revista desde un punto de distribución central (PDC) ubicado en INFOMED a un punto de distribución regional (PDR) que puede situarse, por ejemplo, en BIREME, o a los puntos de distribución nacionales (PDN) en cada uno de los países seleccionados por vía directa mediante su trasmisión sin intermediarios a estos puntos o de forma indirecta utilizando al PDR como enlace entre el PDC y los PDN.
El consumidor final puede consultar la revista en el servidor (SERVER) de la red donde ésta se sitúe mediante la inscripción previa de los interesados en la lista de suscriptores (LISTSERV) de la publicación.
La extensión de los ficheros no resulta un obstáculo importante para su envío por correo electrónico, por ser posible el fraccionamiento de los
ficheros a trasmitir cuando éstos son voluminosos (más de 64 KB) y la in-tegridad (grado de deterioro o pérdida de los ficheros) de la trasmisión de los mensajes es alta. Sin embargo, la opción anterior resulta muy conveniente, si se consideran las limitaciones que existen, en cuanto al volumen de los ficheros, para el envío de mensajes desde la red INFOMED al extranjero (1,5 MB diarios) y el tamaño de un número de la revista (alrededor de 700 KB). Por otra parte, hay que considerar los costos (17 centavos dólar, según tarifa del CENIAI del IDICT) por cada KB que se trasmite desde Cuba.
Mercado
Objetivo: Obtener una cobertura cuantitativa y cualitativa adecuada (satisfacer los requerimientos informativos de los lectores).
Estrategia: En el logro de una cobertura cuantitativa adecuada, resulta beneficiosa la diversificación de los soportes físicos donde se imprime la revista, como un medio para adaptarse a las condiciones de los lectores. En la obtención de una cobertura cualitativa apropiada es necesario, una vez identificados los clientes, determinar sus necesidades y desarrollar mecanismos de contacto que operen de manera sistemática para conocer los temas, tipos de trabajos, enfoques u otras
exigencias de éstos con respecto a la satisfacción de sus necesidades.
Realizar encuestas anuales (o bia-nuales) entre los lectores de ACIMED (preferiblemente en el mes de octubre, para contar con tiempo suficiente para conformar el primer número del año siguiente); mesas redondas con lectores seleccionados (por ejemplo, director, subdirectores, jefes de procesos técnicos, jefes de departamentos, autores productivos u otros) en busca de nuevas ideas y de perfeccionar la publicación; revisar, al menos una vez al año, otras revistas de la especialidad en busca de nuevas tendencias, pueden ser algunas de las vías para obtener la información que requiere ACIMED para adaptarse a las necesidades cambiantes de sus clientes.
Proveedores, intermediarios y público
Objetivo: Hallar los proveedores, intermediarios y el público que requiere la revista para facilitar su desarrollo.
Estrategia: Identificar un conjunto de proveedores, intermediarios preferentemente no comerciales -institu-ciones y organizaciones científicas o de otro carácter- con interés potencial en el proyecto que favorezcan la publicación de ACIMED.
Competidores
Objetivo: Posicionar a ACIMED, tanto en el mercado nacional como el iberoamericano.
Estrategia: Promocionar a ACIMED como la publicación del SNICM de Cuba, única en idioma español dirigida a los especialistas que trabajan en los servicios de información en salud.
Otros
Canje
Objetivo: Obtener publicaciones de la especialidad.
Estrategia: Utilizar a ACIMED como medio para el intercambio (canje) de información con otras instituciones del sector.
Recursos financieros
Objetivo: Obtener los recursos necesarios para la edición de ACIMED.
Estrategia: Sensibilizar al SNICM con la importancia de la publicación de ACIMED como medio para registrar, difundir e intercambiar experiencias entre los especialistas, impulsar el desarrollo de la educación continua de los trabajadores de la red y de obtener publicaciones de la especialidad, impo-
sibles de adquirir actualmente por otras vías, bien para obtener los recursos necesarios a partir de la gestión en el sistema, organismo o en otras organizaciones nacionales, regionales o internacionales, o para asociar la publicación de la revista con otras instituciones interesadas en el proyecto ubicadas
dentro o fuera del país, con las que inclusive se puede compartir la responsabilidad del proceso de trabajo (es-tudios de mercado, arbitraje, edición, impresión, distribución, promoción y otros).
En el caso de la edición de nuevas revistas, es necesario, en una primera etapa, utilizar recursos que proceden de diversas fuentes, porque, habitualmente, los ingresos que genera la pu-blicación son insuficientes para autofinanciarse. Dicho autofinanciamiento se logra por etapas en un plazo que no rebasa los cinco años en muchas ocasiones.
La estrategia de autofinanciamiento de ACIMED contempla establecer un régimen de suscripción subsidiada de la revista para los trabajadores del
SNICM, no así para el resto del mercado potencial nacional. Para el mercado potencial internacional, el suministro se realizará mediante suscripciones o canje con publicaciones de interés para los especialistas de la red. La adquisión de dichas publicaciones representa un costo; éste debe sumarse a las utilidades financieras que reporte la venta de ACIMED.
Palabras finales
Antes de concluir, deseamos ad-vertir a nuestros lectores que el carácter general que presenta la exposición, tanto de los objetivos como de las estrategias de trabajo de la revista, resulta propio de las etapas iniciales de muchas empresas.
En este artículo, se ha establecido un conjunto de objetivos y de estrategias de trabajo para guiar la actividad futura de la revista. En este sentido, ACIMED agradece sinceramente la cooperación de todos aquellos interesados en su perfeccionamiento.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Lic. Rubén Cañedo Andalia. Departamento Recursos Informativos. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E No. 454, entre 19 y 21. El Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba. CP 10400.