El crecimiento del número de trabajos científicos que se realizaban y de la información obtenida acarreó, inevitablemente, el aumento del número de las publicaciones. Desafortunadamente, esto último causó serios problemas a la comunidad científica. Dicha situación fue definida como "crisis de la información". Esta se produce como resultado del desarrollo acelerado de la ciencia y del crecimiento exponencial de la literatura científica, por una parte, y de la incapacidad del hombre para buscar, recuperar y asimilar toda la información potencial mente útil a su área de interés, por la otra.
Es así que, en las condiciones de superproducción de información, se dificulta considerablemente hallar aquella que resulta verdaderamente útil, valiosa y significativa; es éste, precisamente, el nuevo papel de las instituciones de información como gestores esenciales de la comunicación científica.
La función fundamental de estas instituciones es facilitar la transferencia de la información que resulta más útil, relevante, valiosa o significativa para satisfacer las necesidades de los usuarios de la comunidad para cuyo servicio fueron creadas. El ideal de dichas instituciones es la entrega al usuario de todo lo necesario, pero no más de lo necesario.
En un principio resultó posible la adquisición y procesamiento de la gran mayoría de los documentos publicados en cada área de interés. Pero, el propio crecimiento exponencial de la literatura especializada generó nuevas y más complejas dificultades en tal sentido.
Esto, junto con otros factores como el constante incremento de los costos de adquisición de las publicaciones; las limitaciones de los recursos (económicos, humanos y de espacio) que presentan, esencialmente, las instituciones de pequeño o mediano tamaño; el descubrimiento de distintas leyes que rigen la distribución de la producción, de la trasmisión y del consumo de la literatura científica; la acción de la ley de interrelación del conocimiento que interpenetra los flujos de información de variadas disciplinas entre sí; la exigencia de mayores índices de relevancia y pertinencia de los productos y servicios de información por parte de los usuarios de tales instituciones ante el escaso tiempo y capacidad de éstos para asimilar todo lo que se publica en el área de su interés, entre otros, concretaron el desarrollo de una nueva actividad en el marco de las instituciones de información, cuyo objetivo es determinar aquellas fuentes (autores, instituciones, etc.) y canales (editoriales, publicaciones, etc.) más adecuadas para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, y que representen, a su vez, el menor costo posible para la entidad. Esta actividad se conoce habitualmente como selección y adquisición.
Algunos hechos evidencian la acción de los factores que conllevaron el surgimiento de las tareas de selección en las instituciones de información. Estos son, entre otros:
- El crecimiento exponencial del número de trabajos y publicaciones especializadas. Según D.J. de Solla Price, el número de revistas y resúmenes de publicaciones científicas se duplica cada 10-15 años. Es decir, que mantiene un crecimiento de entre el 6 y el 7 % anual.1 Los cálculos más conservadores en el campo de la medicina indican que la cifra de títulos oscila entre 7 000 y 8 000 en este momento. Los distintos cómputos de revistas biomédicas oscilan en su límite inferior entre 25 000 y 30 000 títulos, y su volumen, en general, se cuadruplica cada 20 años, aproximadamente.
- El constante incremento de los costos de las publicaciones especializadas. Si nos atenemos a cálculos hechos a partir del crecimiento de los costos en déca das anteriores, podemos decir que el precio de las revistas médicas se sextuplica, aproximadamente, cada 20 años. "En relación con sus costos, las revistas médicas, después de las de las de física y química, son las más caras entre todas las disciplinas científicas y técnicas".2
- El descubrimiento de algunos de los patrones que caracterizan las distribuciones de las entidades en las esferas de la producción, la transmisión y el consumo de la literatura científica. En las últimas décadas, se han descubierto múltiples regularidades en el comporta miento de estas tres esferas de la ciencia. Así, la Ley de Zipf, permite representar la frecuencia de aparición de términos y palabras en un texto; la de Lotka, describir la productividad de los científicos, etc. Sin embargo, la que más incidió en el nacimiento de las tareas de selección fue la hallada por S. Bradford para caracterizar la dispersión de la literatura publicada sobre un tema. El Journal Citation Report del Science Citation Index, por ejemplo, en 1981 reportó el procesamiento de 538 261 artículos, de los cuales el 10 % (53 826) lo aportaron 10 revistas, el 0,32 % del total de las 3 068 procesadas; 100 revistas aportaron más del 25 % de los artículos indizados.3
Cada vez que se repite este análisis para cualquier flujo de documentos, se halla que pequeños núcleos de revistas producen la mayor cantidad de artículos relevantes, mientras que otro gran grupo de títulos aporta sólo unos pocos. La aplicación de la ley de Bradford permitió que los bibliotecarios y documentalistas de la época comprendieran que los recursos finitos de sus instituciones podían malbaratarse si se empeñaban en cubrir el total de revistas en su área de interés, porque sólo un pequeño grupo del total de ellas (generalmente entre el 10 y el 20 %) aporta alrededor del 50 % del total de los artículos en el flujo.
- Generalización de la llamada Ley de Bradford a otras áreas dentro y fuera de la esfera de la trasmisión propia mente dicha. Múltiples análisis realiza dos con otras entidades y variables que componen y participan en el proceso científico (instituciones, países, idiomas, editoriales, número de citas recibidas, número de revistas consultadas, etc.) llevaron al descubrimiento y generalización de los principios de Bradford al resto de las áreas y esferas de la ciencia.
Si analizamos el mismo Journal Citation Report de 1981, en el que se recogen 8 677 736 citas referidas al total de artículos, encontramos que sólo el 6,51 % (200 revistas) acumula el 35 % de los artículos citados. En análisis independientes, realizados con flujos de información en las disciplinas de estomatología y urología en la misma fuente, se obtuvo que entre 6 y 10 revistas aportaron entre el 48 y el 74 % del total de citas recibidas por las revistas núcleos de cada especialidad.
Cálculos conservadores demuestran que el 60 % de las publicaciones médicas se editan en inglés.4 En un estudio realizado con los artículos más citados entre 1961 y 1982 por el Instituto for Scientific Information de los Estados Unidos,5 se halló que sólo el 20,33 % (61 instituciones) de 300 que aportaron trabajos, lo hicieron con 5 ó más artículos.
En un estudio que realizó el autor de este trabajo con 731 títulos que apare cen indizados en forma repetida en tres bases de datos de gran importancia para la medicina (Science Citation Index, Medline y Excerpta Médica), se halló que entre Estados Unidos, el Reino Unido y Alemania acumulaban el 70 % del total de títulos considera dos en este caso y el 80 % de los títulos se editó en inglés.
En el mismo estudio se observó que 12 disciplinas de las 52 utilizadas, y 24 editoriales de las 70 que publicaron 2 ó más de las revistas, acaparan el 50 % de sus respectivos flujos.
En la Biblioteca Nacional de Medicina de los Estados Unidos, se demostró que el 5 % de los artículos representaban el 50 % de la demanda.6
Por regla general, sólo entre el 5 y el 20 % de los títulos existentes en cualquier fondo satisface entre el 80 y el 95 % de la demanda.
Los hechos anteriormente expuestos permiten afirmar que, con independencia de la esfera de la ciencia de que se trate, existe una pequeña proporción de autores, instituciones y países que generan la gran mayoría de los trabajos, y que, a su vez, son muy pocas las revistas que, como canales efectivos de la comunicación, los trasmiten. De esto se infiere que de todo el caudal de información generada sólo se utiliza una pequeña parte con gran frecuencia.
Price,7 más tarde, demostró que todas estas distribuciones se ajustan a las llamadas distribuciones hiperbólicas de ventaja acumulativa, según las cuales el éxito genera éxito. Esto quiere decir que cuantos más trabajos produce un autor más posibilidad tendrá de producir otros, cuantos más artículos se publiquen sobre determinado tema en una revista más probable será que se publiquen otros. Este hallazgo enriqueció los principios anteriores y consolidó aún más la realización de las tareas de selección.
- Diferencia entre el total de trabajos producidos en cualquier disciplina y el total de trabajos considerados de calidad media o alta por los expertos de la disciplina. Según Price,1 la duplicación del número de trabajos de muy alta calidad en la ciencia se produce cada 20 años apróximadamente, tiempo en el que se cuadruplica el número total de trabajos.
Un trabajo de K.S. Warren8 halló que de 400 artículos publicados, los expertos consideraron como de calidad sólo el 15 % (60).
"La pobre calidad del trabajo científico, especialmente por el uso inapropiado de las estadísticas [...],"4 hace que la selección crítica de las publicaciones sea aún más necesaria. Una de las consecuencias de esta diferencia es el hallazgo incompleto o tardío de valiosos avances del conocimiento médico. Por ejemplo, Stross y Harlon,9 en un estudio con 229 médicos de familia e internistas, hallaron que sólo el 33 % de los interrogados conocía cómo manejar correctamente la retinopatía en pacientes diabéticos, cuando el trata miento adecuado se publicó con 18 meses de anterioridad.
- Limitada capacidad y tiempo de los usuarios. Cierto estudio10 arrojó que los médicos de asistencia, por ejemplo, sólo podían utilizar 3 horas para leer, como promedio, durante su semana de trabajo.
Para mantenerse al día, un especialista en medicina interna, con 10 de las revistas más importantes en su especialidad, necesitaría leerse, en 12-15 horas al mes, 200 artículos y 70 editoriales que, como promedio, publican esas revistas en un período de 4-5 semanas8
Si se considera el factor anterior (la pobre calidad de muchos trabajos científicos) y la limitada capacidad de asimilación de los usuarios, se deduce con facilidad que la evaluación y la selección de la literatura es tanto o más importante que el propio acto de consulta, sobre todo con vista a no incorporar información falsa o peligrosa.
La competencia clínica de los médicos asistentes, por ejemplo, es una condición que se mantiene (según manifiestan ellos mismos) mediante la extracción efectiva de la literatura de los avances en el conocimiento médico, validados correctamente y con relevancia o utilidad directa a la actividad propia. La forma en que estos médicos manejan a sus pacientes depende en gran parte de la validez y utilidad de la información científica que ellos consumen para la toma de decisiones clínicas.11 Leer cada publicación relevante es físicamente imposible e innecesario, porque muchos de esos trabajos no contendrán información nueva, útil, valiosa o significativa.
Las bibliotecas entonces deberán desarrollar técnicas de selección que le permitan discriminar de entre todo lo que se edita sólo aquello que mejor corresponde a las necesidades de un usuario.
- Amplia interpretración de las ciencias médicas con otras disciplinas. En la actualidad, en las ciencias médicas penetra, cada vez más, un gigantesco flujo de información proveniente de otras disciplinas científicas, técnicas y humanísticas, de las cuales presenta una considerable dependencia, por ejemplo, la química, la física, la biología, la electrónica, la computación, la psicología, las ciencias sociales y otras de las cuales se impone adquirir revistas útiles y necesarias.2
Este subproceso busca determinar, en el caso de las publicaciones periódicas, por ejemplo, título, ISSN, código de clasificación, país, idioma, año de fundación, frecuencia, precio, editor y dirección, organización que la patrocina, casa y tipo (comercial, científica, etc.) de editorial, portador (magnético, papel, microficha, etc.), especialidad y otros elementos necesarios.
La selección existe para asegurar la correspondencia entre el fondo y las necesidades, la que tiende a equilibrar se en la medida en que aquél se utiliza plena y sistemáticamente por el conjunto de usuarios potenciales para el que fue creado.
La obtención de recursos de información, es decir, de aquellas fuentes y canales considerados como necesarios y adecuados para el cumplimiento de unos objetivos, metas y tareas determinadas dentro de la actividad -y es precisamente en ese momento cuando se manifiesta la utilidad como una propiedad de la información- que desarrollan los individuos o las organizaciones a las que se presta servicio, se ha convertido en una de las primeras prioridades de la gestión informacional y económica de las instituciones de información.
La realización de esta tarea depende, en gran medida, de la comprensión correcta de las necesidades de los usuarios, de los requerimientos de los productos y servicios de la institución, de los recursos y de la implementación de técnicas de selección capaces de extraer, de entre todas las fuentes y canales posibles, sólo aquellas que mejor correspondan a las necesidades identificadas.
Dos de las tendencias más significativas en tal sentido son: 1) la introducción de un enfoque mercadológico en la actividad, y 2) la adopción de una concepción gerencial moderna. La primera se caracteriza por colocar al cliente y sus necesidades como centro del trabajo institucional, mientras que la segunda, por utilizar todos los recursos de la entidad con el objetivo de satisfacer las necesidades de sus usuarios.
Ahora bien, una entidad de información realiza dos funciones esenciales: 1) la elaboración de productos o la prestación de servicios de información, y 2) la formación de los fondos.
La introducción de los enfoques mencionados preestablece una correspondencia entre las necesidades de los usuarios que la organización se plantea satisfacer y los fondos de los que ésta dispone o a los que tiene acceso. Dicha correspondencia sólo es posible mediante el estudio sistemático de la capacidad de los fondos para responder a las necesidades de aquellos usuarios a quienes debe atender.
Cuando esta actividad se concibe como un proceso evaluatorio continuo de identificación de puntos fuertes y débiles de los recursos informacionales con respecto a las necesidades de la comunidad y a los recursos -financieros, materiales, tecnológicos, etc.- de la institución como forma activa de planificación del crecimiento de éstos, podemos decir que se está en presencia de una actividad de formación de fondos -conocida también, en la literatura y entre los expertos en la materia, como "desarrollo de la colección".
El fondo comprende al conjunto de colecciones de las que dispone o tiene acceso la institución de información.
Las colecciones son conjuntos de fuentes y canales de información que se caracterizan por poseer algún rasgo en común -temática, portador u otro.
Las fuentes de información son aquellas entidades -expertos, universidades, sociedades científicas, etc.- que emiten información.
Los canales de información son aquellos medios -publicaciones periódicas, libros, etc.- que posibilitan la trasmisión de la información.
La formación de fondos es una función mucho más amplia que las tareas de selección y de adquisición en sí mismas. Comprende el análisis de las estrategias para la obtención de los recursos informacionales de la institución a la luz de sus objetivos, metas, recursos económicos, contextos, capacidades de servicios, etc., y constituye, en general, un proceso que rige e integra la selección y la adquisición con el ambiente de las instituciones y de la comunidad.
En este proceso, se definen las alternativas metodológicas más apropia das para las tareas de selección; la distribución de los recursos -especialmente los de tipo financiero- según área temática y de acuerdo con su prioridad para la institución; las vías de adquisición útiles para los títulos seleccionados, considerando sus características individuales y prioridad de obtención; la distribución de los documentos, según tipos, que ingresarán al fondo, entre otros aspectos de interés.
Esta nueva actividad se sitúa precisamente entre el mundo de las necesidades de la comunidad de usuarios a la que la institución de información responde y el de las fuen tes y canales de información, de manera tal que con una comprensión cabal de las primeras, dichas instituciones son capaces de enfrentarse -con el empleo de determinadas técnicas, procedimientos o criterios- al complejo mundo de las segundas.
Si consideramos el lugar que ocupa dicha actividad en el ciclo de procesos que realizan las instituciones de información, ésta puede ubicarse como la tercera dentro de dicho ciclo general de actividades.
En esta secuencia, tal actividad se ubica precisamente detrás del "estudio de necesidades de la comunidad de usuarios y del entorno de la institución" -que incluye la determinación espacial (temática) y temporal de las necesidades, de las categorías de usuarios y sus prioridades, el estudio del medio científico, tecnológico, económico, político, cultural, etc., en el que desarrollan sus actividades los usuarios y la institución, entre otras tareas-, así como del "diseño y desarrollo de los productos, servicios, procesos y de la organización en general".
La existencia de una adecuada correspondencia de forma y contenido entre las necesidades de los usuarios, por una parte, de los fondos y de los productos y servicios que presta la institución, por la otra, constituyen el eslabón fundamental en la cadena que conduce al cumplimiento de los objetivos del trabajo de las instituciones de información.
Esta actividad se comporta como un proceso cíclico e histórico de análisis y evaluación de la capacidad que presentan los recursos para responder a los objetivos, metas y tareas que se ha planteado la institución.
Las instituciones de información constituyen un vínculo entre una determinada comunidad de usuarios y el universo de información disponible. La institución existe para poner en contacto a los usuarios con ese universo de las fuentes y los canales de información (función de comunicación).
De las leyes enunciadas por G. Evans12 para el desarrollo de las colecciones (como lo denomina el autor) en su concepción tradicional, modificamos dos de interés para este nuevo enfoque:
Al documento que registra el plan de acción e información que se utiliza como guía por los que toman decisiones de selección o gestionar la adquisición, se le denomina política de selección y adquisición12 y se consulta cuando se decide, por ejemplo, cuáles materiales considerar, qué proporción de uno y otro tipo de documentos (libros, publicaciones periódicas, etc.) adquirir, cuál vía resulta más apropiada para obtener una fuente o canal determinado, etcétera.
El proceso de evaluación de la obtención de los recursos ocurre de manera sistemática, por cuanto el cambio en el contexto de las comunidades es constante e inevitable. La dinámica de las comunidades a las que se brinda servicios y del entorno en el que opera la entidad, obliga a la revisión y modificación de las políticas de selección y adquisición en breves plazos, con el objetivo de adaptarse a las nuevas circunstancias.
Las políticas, en general, sustentan el trabajo de los selectores y gestores, lo fundamentan, lo orientan y le suprimen, sobre todo, parte del componente individual o subjetivo del selector, con cuyo criterio único muchas materias, fuentes y canales pudieran quedar ignoradas durante años.
Entre las ventajas de la utilización de las políticas de selección y adquisición, planteadas por el mismo autor, tenemos que ayuda a:
—lograr una visión única de qué áreas del fondo deben desarrollar se, sus prioridades, etcétera;
—la consistencia, reduce las decisiones subjetivas y evita confusiones entre los selectores;
—la coordinación de los diferentes individuos participantes en el proceso de administración de los fondos.
Algunos de los elementos a considerar en las políticas de desarrollo de las colecciones son:
—Designación general de la comunidad de usuarios a la que se pretende servir -usuarios, categorías, necesidades y prioridades, tipo de trabajo que desarrollan, tipos de establecimientos en que laboran, especialidades, otros datos de interés.
—Segmentos de la comunidad a servir.
—Tipos de materiales, proporción, grado de actividad, idioma.
—Alternativas metodológicas de selección más adecuadas a los recursos y posibilidades de la institución.
—Estrategias de adquisición.
—Tipos de cubrimiento de las temáticas, entre otros.
Los tipos de cubrimiento más comunes para las publicaciones son:12
—Cubrimiento de colección general: sólo se adquieren materiales alta mente conocidos en la disciplina en forma de libros; no se compran o adquieren publicaciones periódicas.
—Cubrimiento de colección abarcadora o de investigación: se recolectan todos los materiales actuales y retrospectivos; se desarrollan colecciones de variados tipos de materia les, incluidos reprints; se realiza poco o ningún descarte y éste se realiza mediante la transferencia a locales de bajo uso.
—Cubrimiento exhaustivo: se adquiere todo, incluso objetos de carácter museológico; no se realiza descarte.
La mayoría de las áreas temáticas se cubren según colección de trabajo y colección de investigación.
Los elementos expuestos pretendieron, si no exponer totalmente el mundo conceptual y teórico que rodea a esta actividad, sí presentar algunos de los conceptos más importantes que deben manejar aquellos que se dedican a estas tareas.
Lic. Rubén Cañedo Andalia. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. Calle E No. 452, entre 19 y 21. El Vedado, Ciudad de La Habana. CP 10400.