AIDA Informazioni

ISSN 1121-0095, trimestrale anno 20, numero 2-3, aprile-settembre 2002

Nel quadro della letteratura professionale italiana l'opera che presentiamo affronta per la prima volta in maniera organica i temi della gestione della documentazione elettronica e della progettazione dei sistemi informativi ed informatici con l'esperienza e l'autorevolezza di Mariella Guercio, che vanta una lunga carriera come archivista di Stato, un'intensa attività di formazione e che dal 1998 è docente presso l'Ateneo di Urbino di Archivistica, di gestione informatica degli archivi e di teoria e tecnica dell'ordinamento e della descrizione archivistica ed ha partecipato e partecipa a commissioni e gruppi di lavoro nazionali ed internazionali (accenniamo solo all'attività di consulenza per l'AIPA [Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione] e di collaborazione con la Scuola superiore per la pubblica amministrazione e al coordinamento del gruppo di riferimento italiano per il Progetto InterPARES).

È un processo iniziato da tempo, ma in accelerazione nell'ultimo quinquennio, quello dell'innovazione della Pubblica Amministrazione italiana secondo le parole d'ordine del miglioramento di efficienza, efficacia e trasparenza; del mutamento radicale della prospettiva verso l'obiettivo del servizio; dell'evoluzione delle tecnologie informatiche e della comunicazione: questo il contesto del recente, crescente interesse per l'archivistica e, più esattamente, per l'aspetto della gestione degli archivi in formazione, concetto e pratica nient'affatto estranei alla tradizione archivistica italiana, ma obliato progressivamente durante il XX secolo e riportato prepotentemente alla ribalta, invece, dall'aumento esponenziale della produzione documentaria della seconda metà del secolo scorso e dai notevoli cambiamenti delle dinamiche organizzative nonché delle esigenze gestionali, in particolare, degli enti pubblici.

Il fatto più sorprendente è che, per quanto riguarda il nostro Paese, l'impulso all'innovazione promani dall'ordinamento giuridico: nel breve arco di un quinquennio una serie di atti legislativi e regolamentari, anche piuttosto dettagliati sotto il profilo tecnico, hanno inteso innovare la Pubblica Amministrazione partendo dall'organizzazione del prodotto stesso dell'attività amministrativa, i documenti­carte ed i complessi organici di questi, gli archivi e, ancor prima, la trasmissione dei documenti stessi tra le amministrazioni, con tutto il portato degli sconvolgimenti procedurali e giuridici in atto.

Inconsueta ma, a considerare bene, non così straordinaria nella storia degli archivi italiani la presenza vigile ed autorevole dei vertici dell'amministrazione: poco dopo l'Unità d'Italia venne promossa, tramite il competente Ministero, un'intensa attività regolamentare, corposa già alla fine del XIX secolo (precedentemente, in età napoleonica, in alcuni Stati italiani erano state date disposizioni in materia di archivi e a Bonaparte risale l'applicazione del titolario alle carte correnti).
L'occasione della rinascita dell'archivistica è anche la riscoperta del primato italiano negli studi di archivistica e diplomatica: numerosi studiosi italiani, infatti, collaborano a progetti internazionali o li dirigono.

Il ciclone della tecnologia informatica ha travolto molto prima le biblioteche, che dagli anni '60 cominciano a far i conti con gli elaboratori, utilizzati nella produzione dei surrogati dei documenti­libri nella catalogazione, e che influenzano decisamente l'organizzazione del lavoro e, poi, l'organizzazione e la funzionalità dei servizi. L'archivistica, invece, si trova oggi a far i conti con il passaggio dagli atomi ai bit dei medesimi oggetti della propria attività (i documenti­carte e gli insiemi di questi), cosa che la biblioteconomia comincia ora a vivere con l'e­book, dopo un quarantennio di convivenza con i computer. A tutto ciò si aggiunge la rivoluzione delle tecnologie di network e la realtà di Internet.

L'autrice definisce il suo libro un manuale, ad uso didattico, ma utile ad un «gruppo diversificato di specialisti e operatori (archivisti professionisti, informatici e analisti di sistemi informativi, studiosi di informatica giuridica ecc.)». L'intento, infatti, è di presentare lo stato dell'arte di una disciplina dalle solidissime basi nell'atto di una profonda evoluzione, dando però indicazioni «concrete, pratiche, ragionevoli, scalabili di cui avvertono l'urgenza sia i produttori che i conservatori di documenti», con la consapevolezza di trattare una materia non ancora formata e soggetta a rapidissimi mutamenti e, per di più, vivendo un'epoca di transizione.

La complessità dell'argomento e la destinazione dell'opera anche a non­archivisti si riflette nel complesso apparato di note, bibliografiche ed esplicative, quasi un manuale parallelo, alle quali si aggiunge una serie di sette ab­legati, appendici di approfondimento collocate nel sito dell'editore, destinate ad accogliere i successivi aggiornamenti. Va detto, però, che l'accesso alle appendici è subordinato alla registrazione presso il sito dell'editore in qualità di utente e alla comunicazione dei dati personali (essendo prevista, oltretutto, la sola tipologia di studente).

Proprio la complessità dei temi trattati fa sì che si avverta profondamente la mancanza di un indice analitico del testo, unica nota negativa che siamo costretti a rilevare.

Oltre alle parti che trattano dei concetti e degli strumenti basilari dell'archivistica, rivisitati in ambiente elettronico, e oltre ai paragrafi dedicati alla trattazione degli standard descrittivi, è da segnalare la presentazione degli studi e dei programmi europei finalizzati alla definizione dei requisiti funzionali dei sistemi documentari automatizzati.

Un intero capitolo tratta della questione cruciale della conservazione dei documenti e degli archivi elettronici, presentando i progetti internazionali o di rilevanza internazionale e, in particolare, il progetto InterPARES. L'elettronica e le tecnologie ottiche, infatti, se hanno migliorato le condizioni di produzione dei documenti, risolto i problemi della rapidità della trasmissione di questi, reso più economica ed efficiente la loro condivisione, incrementato e resa più flessibile l'accessibilità delle informazioni, e se hanno drasticamente ridotto gli spazi necessari alla loro collocazione, pongono, però, gli enormi problemi della instabilità dei supporti e della rapida obsolescenza delle tecnologie di intelligibilità.

Dalla constatazione, poi, della scarsa conoscenza dei nuovi "supporti" (in relazione alla memorizzazione elettronica, invero, tale concetto non è pienamente valido) si avverte la necessità di fondare una, per così dire, diplomatica informatica e per affrontarla il bagaglio culturale delle discipline archivistico­diplomatiche appare insostituibile.

A sottolineare maggiormente la critica differenza tra i mezzi scrittorî finora sperimentati e il mezzo scrittorio elettronico osiamo coniare i termini di archiveconomia e diplomatica dell'invisibile, sintetizzando le problematiche che attengono alla natura del documento informatico e che la Guercio affronta nella prima parte dell'opera trattando degli aspetti della conservazione dei documenti elettronici.

Molti dei concetti tradizionali vengono infatti scardinati dalla tecnologia elettronica, e soprattutto quello di "supporto": l'indiscutibile fisicità del documento elettronico non implica necessariamente l'identificazione con "un" supporto, essendo il documento – ogniqualvolta venga rimaterializzato – la risultante di istruzioni e dati residenti in luoghi diversi e non essendo oltretutto la scrittura elettronica percepibile per l'occhio umano. Da ciò derivano intanto modalità nuove nella gestione dei documenti e, conseguentemente, una maggiore complessità della gestione degli archivi ibridi.

A coloro che sono impegnati nella progettazione di sistemi documentari, a coloro che hanno la responsabilità dell'informatizzazione delle procedure del protocollo, sono da segnalare, inoltre, i commenti al Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, pubblicato nel "G.U.R.I. - Supplemento ordinario" - Ser. gen. n. 42 del 20 febbraio 2001), nonché le riflessioni sulla firma digitale e sull'analisi e la progettazione di sistemi documentari automatizzati a cura di Giovanni Michetti.

Senza dubbio, nel panorama della letteratura professionale dell'archivistica italiana, quest'opera va ad occupare uno spazio ancora vuoto e, sebbene sia facile prevedere una crescita considerevole della bibliografia su tali temi, non fosse altro che per la fluidità della materia e per la continua e repentina innovazione tecnologica che di conseguenza va ad investire il suo assetto statutario, questo manuale rappresenterà un reference obbligato per le nostre discipline.