Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi: Bir Uygulama Örneği Olarak Türkiye Kızılay Derneği

Külcü, Özgür and Külcü, Hande Uzun Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi: Bir Uygulama Örneği Olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası, 2010, vol. 11, n. 1, pp. 22-28. [Journal article (Paginated)]

Preview

PDF 22-48.pdf Download (132kB) | Preview

English abstract

In order to be successful in records management within the administrative systems of institutions, an analysis of the existing capacity in administrative bodies and records management applications is regarded as crucial. In this respect, an evaluation of both international and national preconditions together with an analysis of the existing conditions in records management isnecessary. In this study, the mentioned analysis is carried out in order to identify the conditions and problems through Records Management Capacity Assessment System with a related software program. Being developed by the collaborative work of International Records Management Trust, and the World Bank. Empirical examination was made upon the related activities of Red Crescent Society of Turkey Directorship of Communication and Archives, and the Directorship of Human Resources. The analysis aimed at locating the capacity, problems and expectations in records management of the Society. The conclusions indicated that there are diffi culties in defi ning metadata for accessing records, in restrictions to access, evaluation and annihilation processes, and concerning the application of methods among the administrative units. Moreover founding an electronic base for communication and daily correspondence should be among the priorities.

Turkish abstract

Kurumların idari sistemleri içerisinde tanımlanan belge yönetimi çalışmalarında başarı için, kurum içerisinde idari yapı ve belge uygulamalarına yönelik var olan kapasitenin analiz edilmesi oldukça önemlidir Bu kapsamda belge yönetimi alanında uluslararası ve ulusal koşulların değerlendirilmesi, belge işlemlerinde var olan durumu tanımlamak için analizlerin yapılması gerekmektedir. Çalışmada, Türkiye Kızılay Derneği (TKD) Haberleşme ve Arşiv Müdürlüğü ile İnsan Kaynakları Müdürlüğünde, Uluslararası Belge Yönetimi Vakfı ve Dünya Bankasının ortak çalışması sonucu geliştirilen Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi (RMCAS) ile ilgili yazılım programından yararlanılarak analizler yapılmıştır. Gerçekleştirilen analizlerle TKD’de belge işlemlerine yönelik var olan kapasite olanaklarının, sorunların ve beklentilerin tespit edilmesi amaçlanmıştır. Analizlerden elde edilen verilere göre; TKD içerisinde belge erişime dönük üst veri unsurlarının tanımlanmasında, erişim kısıtlamaları, değerlendirme ve imha işlemlerinde, denetim mekanizmalarının oluşturulmasında, uygulamaların birimlere yayılmasında sorunlar yaşandığı, ayrıca iletişim ve rutin yazışmalarda elektronik ortama geçişin öncelikli alanlardan biri olduğu ortaya çıkmıştır.

Item type:	Journal article (Paginated)
Keywords:	Capasity Usage, Evaluation, Records Management, Turkish Red Crescent Society; Kapasite Kullanımı, Değerlendirme, Belge Yönetimi, Türkiye Kızılay Derneği
Subjects:	H. Information sources, supports, channels. > HC. Archival materials. D. Libraries as physical collections. > DL. Archives. L. Information technology and library technology > LJ. Software.
Depositing user:	Havva Alkış
Date deposited:	09 Dec 2010
Last modified:	02 Oct 2014 12:17
URI:	http://hdl.handle.net/10760/14926

References

Australian Society of Archivists. (2005). New tools from the international records management. Electronic Records Special Interest Group Newsletter. 7 Eylül 2007 tarihinde http://www.archivists. org.au/fi les/Branch_and_SIG_pubs/ERSIG/ERSIG_Newsletter/200504_ERSIG_Newsletter.pdf adresinden erişildi.

Cain, P. (2002). Model requirement for the management of electronic records (MoReq): a critical evaluation. Records Management Journal, 12(1), 14-18

Demp, S. (2004). An introduction to records management capacity assessment system (RMCAS). Esarbicas Newsletter, October, 8-13.

Duff , W. ve McKemmish, S. (2000). Metadata and ISO Compliance. Information Management Journal, 34(1), 1-8.

European Union Interchange of Data between Administration (IDA) (2001). Model requirements for the management of electronic records (MoReq). 10 Mayıs 2006 tarihinde http://europa.eu.int/ ISPO/ida/jsps/index.jsp?fuseAction=show.Document&parent=whatsnew&documentID=413 adresinden erişildi.

Griffin, A. (2004).Records management capacity assessment system (RMCAS). Archival Science, 4, 71-97.

Hare, C. E. ve McLeod, J. (1997). Developing a record management programme. London: Aslib.

ISO 15489-1. (2001).International records management standard. Swistzerland: ISO/TC 46 Technical Committee:1-11. 17 Şubat 2006 tarihinde http//www.arxiversvalecians.org/document/ISO_ TR_15489-1pdf. adresinden erişildi.

ISO 15489-2. (2001)Technical report: International records management standard guidelines. Switzerland: ISO/TC 46 Technical Committee, 2001:1-24. 17 Şubat.2006 tarihinde http//www. arxiversvalecians.org/document/ISO_TR_15489-2pdf. adresinden erişildi

Penn, I. A., Mordel, A. ve Pennix, G. (1994). Record management handbook. Kelvin Smith: Gower.

Records Management Capacity Assessment System. (2004). International records management trust 'Freeware'. 17 Şubar 2006 tarihinde http://www.irmt.org;http://www.nationalarchives. gov.uk/RMCAS adresinden erişildi.

Records Management Capacity Assessment System: User Guide. (2005). International records management trust. Version 1,4. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.nationalarchives.gov.uk/ rmcas/documentation/rmcas_user_guide.pdf adresinden erişildi.

Records Management Capacity Assessment System. (2007). National archives of England. 22 Ağustos 2007 tarihinde http://www.nationalarchives.gov.uk/RMCAS/ adresinden erişildi

Smith, R.J. ve Kallaus N.F. (1997). Records management. Cincinnati, OH: South Western Education Publishing.

Spratt. (2004). Records management: the next ten years. RDIMS (Records, documents and image management systems). Canadian Federal Government Shared System Initiative. 8 Haziran 2006 tarihinde https://www.rdims.com/Documents/WhitePaper-RecordsManagement-The NextTenYears.doc adresinden erişildi.

Thurston, A. (2005). Fostering trust and transparency through information systems. ACARM Newsletter, 36, 1-5.

Downloads

Actions (login required)

View Item