Penzo Doria, Gianni The Filing plan. Legal, Technical, and Practical Issues. JLIS.it, 2025, vol. 16, n. 2, pp. 105-123. [Journal article (Paginated)]
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English abstract
The new Guidelines on the creation, management, and preservation of digital documents, approved by the Italian Digital Agency (AgID) and effective as of January 1, 2022, place particular emphasis not on individual records, but rather on fundamental archival units and series.To adopt AgID’s terminology, the focus of document management and preservation has shifted to “records aggregations”, namely series and files, accompanied by all the relevant finding aid.Within public administrations, however, compliance can only be achieved following the preparation of the table of administrative procedures (along with related matters and activities). It is, indeed, essential to bear in mind that within the realm of administrative actions, four key regulatory frameworks converge: those concerning transparency, understood as total accessibility; the exercise of the right of access (to the file, rather than just individual documents); and, within the scope of digital administration, the digital file.This study, following an analysis of the current regulatory framework, aims to elucidate the drafting methodologies for the Filing Plan (the nomen juris prescribed in the Guidelines) and the associated metadata set. The underlying logic, accordingly, ensures continuity between the creation and preservation phases of records.
Italian abstract
Le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici approvate dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) e in vigore dal 1° gennaio 2022, pongono la massima attenzione non tanto sul singolo documento, quanto piuttosto sulle unità archivistiche di base e sulle serie. Volendo utilizzare il lessico di AgID, ora al centro della gestione e della conservazione dei documenti ci sono le “aggregazioni documentali”, cioè serie e fascicoli, con tutti i mezzi di corredo di riferimento. All’interno delle amministrazioni pubbliche, tuttavia, non è possibile adempiere se non dopo la redazione della tabella dei procedimenti amministrativi (unitamente ad affari e attività). Non è opportuno, infatti, dimenticare che nell’ambito dell’azione amministrativa vengono a intersecarsi quattro norme molto importanti sulla trasparenza intesa come accessibilità totale, sull’esercizio del diritto di accesso (al fascicolo, non più soltanto ai documenti) e, nell’ambito dell’amministrazione digitale, sul fascicolo informatico. Il saggio, a valle di una disamina dell’ordinamento vigente, ha come obiettivo l’illustrazione delle modalità redazionali del Piano per la fascicolatura (nomen juris previsto nelle LLGG) e del set di metadati ad esso connesso. La logica sottesa, coerentemente, evita le soluzioni di continuità dalla formazione alla conservazione dei documenti archivistici.
| Item type: | Journal article (Paginated) |
|---|---|
| Keywords: | Classification; Filing Plan; Records aggregations; Archival series; AgID Guidelines; Classificazione; Fascicolatura; Aggregazioni documentali; Serie archivistiche; Linee guida AgID |
| Date deposited: | 15 Sep 2026 05:10 |
| Last modified: | 20 Sep 2026 22:24 |
| URI: | http://hdl.handle.net/10760/48988 |
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