Informatización para archivos sin recursos: el Archivo Histórico Provincial de Toledo

Flores-Varela, Carlos Informatización para archivos sin recursos: el Archivo Histórico Provincial de Toledo., 1998 . In XIIIth International Conference of the Association for History & Computing, Toledo (Spain), 20-23 July 1998. [Conference paper]

PDF Informatización_para_archivos_sin_recursos.pdf Download (41kB)

English abstract

Implementing a data processing system in archives requires a coordinate effort between the institution from which it depends and its own archivists. The first must provide the economic and political support, and the infraestructures, as well as the trainning of the users. The late must normalize and homologize the found´s control, organization and their description. When both factors concur, the success is almost guaranteed. Unfortunately, still there are many archives, specially small and medium sized, in which one of the factors, or both, are not properly developed. Nevertheless, there are possibilities of developing some kind of data system, perhaps quite rudimentary, with a minimum of infraestructure and preparation in order to improve data management and even to set the necessary steps to prepare the information they comprise for a posterior deeper go-through enterprise. In this way in the Archivo Histórico Provincial de Toledo we are developing a data processing project of our own description instruments, aiming into simplicity onto a very scarce infraestructural resources, as well as economic or personnel ones. In spite of its simplicity, this project has produced the data management of an appreciable quantity of documental founds; secondly, their difussion in CD-ROM form. Thus, with very few resources, it is possible to reach useful goals, noting that the information is now ready to be transmitted into more complex systems or improved difussion forms as soon as we will be able to count with adecuate resources and trainning.

Spanish abstract

La implantación de un sistema informático en un archivo exige un esfuerzo coordinado entre la institución de la que depende y los propios archiveros. Aquella debe aportar el apoyo económico, político y de infraestructuras, así como atender a la formación de los que utilizarán el sistema. Éstos deben, a su vez, normalizar y homogeneizar el control, organización y descripción de sus fondos. Cuando ambos factores coinciden, el éxito está garantizado. Desgraciadamente, todavía son muchos los archivos, especialmente pequeños y medianos, en los que uno de estos factores, o ambos, no está suficientemente desarrollado. Sin embargo, existen posibilidades de desarrollar algún tipo de sistema informativo, siquiera muy rudimentario, con una infraestructura y preparación mínimas, de forma que no sólo se mejore la gestión de los documentos que manejamos, sino también que se den los pasos necesarios para preparar la información que contienen para empresas de mayor calado que puedan surgir posteriormente. En este sentido, en el Archivo Histórico Provincial de Toledo estamos desarrollando un proyecto de informatización de nuestros instrumentos de descripción sustentado sobre todo en la simplicidad y en la necesidad de muy pocos medios infraestructurales, económicos o humanos. Pese a su sencillez, este proyecto ya ha dado como frutos la gestión automatizada de buena parte de los fondos documentales del Archivo y ha permitido, además, su difusión mediante un CD-ROM. Con muy pocos medios, pues, es posible alcanzar resultados útiles, pero, sobre todo, la información está ya preparada para volcarse en sistemas más complejos o formas de difusión más avanzadas en cuanto contemos con los medios y formación adecuados.

Item type:	Conference paper
Keywords:	Archivos Históricos Provinciales. Departamental Archives. Toledo (Spain). Automatization. Informatización. Managing Archives. Gestión de archivos
Subjects:	D. Libraries as physical collections. > DL. Archives. I. Information treatment for information services > IK. Design, development, implementation and maintenance
Depositing user:	Carlos Flores-Varela
Date deposited:	26 Dec 2008
Last modified:	02 Oct 2014 12:13
URI:	http://hdl.handle.net/10760/12621

References

Mesa Redonda. Las nuevas tecnologías en la gestión de archivos: posibilidades y desafíos, en Tabula. Revista de archivos de Castilla y León, 3 (1994), 182-198

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano (1997), Los archivos toledanos y las publicaciones de sus instrumentos de descripción, en Rafael VILLENA ESPINOSA (coord.), Ensayos humanísticos. Homenaje al profesor Luis Lorente Toledo, Cuenca, Universidad de Castilla-La Mancha, 211-213.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (1995), ISAD(G). Norma Internacional de Descripción Archivística, Madrid, Ministerio de Cultura

Downloads

Actions (login required)

View Item