Impacto de la implantación de la norma ISO 9001:2000 en el Archivo General de la Universidad Complutense de Madrid

Simón-Martín, José, Arias-Coello, Alicia and Flores-Varela, Carlos Impacto de la implantación de la norma ISO 9001:2000 en el Archivo General de la Universidad Complutense de Madrid. Revista Española de Documentación Científica, 2010, vol. 33, n. 1, pp. 127-143. [Journal article (Paginated)]

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English abstract

This work studies the impact of the introduction of a quality management system, on the General Archive of the Complutense University of Madrid in line with the requirements of International Standard ISO 9001:2000. For this study, the opinions of the personnel and users of the archive before and after its obtaining certification with regard to the said management system were analysed. The results show that certification led to no change in user perception of the archive regarding the quality of document transfer and search services, or regarding the quality of interaction between personnel and users. In contrast, the personnel valued archive certification positively, seeing it as providing important improvements in the area of work process management, and specifically in its documentation process, the coordination between processes, the definition of responsibilities, and the measurement of performance. In the opinion of the archive personnel, the improvements made with respect to certain aspects of the functioning of the archive were significant, e.g., greater participation in establishing objectives, greater identification with the organisation, and the appreciation that improvement of the quality of service should be a key objective. These results can be used as a reference tool to convince other information and documentation service managers of the advantages of introducing a quality management system and seeking subsequent certification.

Spanish abstract

Este trabajo estudia el impacto que ha tenido la implantación de un sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con los requisitos establecidos en la Norma Internacional ISO 9001:2000, en el Archivo General de la Universidad Complutense de Madrid. Para ello, se han analizado las opiniones del personal y de los usuarios del archivo antes y después de obtener la certificación de dicho sistema de gestión. Los resultados presentados señalan que la certificación no produce ninguna modificación en la percepción que tienen los usuarios del archivo sobre la calidad de los servicios de transferencia y búsqueda documental, así como sobre la calidad de la interacción entre el personal y los usuarios. En contraste, el personal valora muy favorablemente la certificación del archivo obteniéndose mejoras que son significativas en el área de gestión de los procesos de trabajo y, en concreto, en su documentación, coordinación entre procesos, definición de responsabilidades, o medición de su desempeño. Así mismo, y en opinión del personal, son significativas las mejoras que se producen con relación a algunos aspectos del funcionamiento del archivo como son: una mayor participación en el establecimiento de objetivos en su trabajo, una mayor identificación con la organización, y en la apreciación de que la mejora de la calidad del servicio es uno de los objetivos prioritarios que se deben conseguir. Estos resultados pueden servir como referencia para convencer a los directivos de otros servicios de información y de documentación de las ventajas que tiene la implantación de un sistema de gestión de la calidad y su posterior certificación.

Item type: Journal article (Paginated)
Keywords: Impacto certificación ISO; Archivos e ISO 9001; ISO 9000; Servicios de información y documentación; Calidad en los archivos; Impact of ISO certification; archives and ISO 9001, ISO 9000; Information and documentation services, Quality in archives.
Subjects: F. Management. > FZ. None of these, but in this section.
D. Libraries as physical collections. > DL. Archives.
Depositing user: Carlos Flores-Varela
Date deposited: 28 Aug 2010
Last modified: 02 Oct 2014 12:17
URI: http://hdl.handle.net/10760/14862

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