Model funcional d’intercanvi de dades descriptives en les diferents fases del cicle de vida dels documents

Cobo Barri, Enric and Sardà Vilardaga, Maria Model funcional d’intercanvi de dades descriptives en les diferents fases del cicle de vida dels documents. Lligall, 2007, n. 27, pp. 119-172. [Journal article (Paginated)]

Preview

Text Lligall_27_2007_pag119_172.pdf Download (1MB) | Preview

English abstract

Documentary management at the Catalan Government’s Ministry of Town & Country Planning and Public Works (DPTOP) is handled with the help of various computer tools enabling the documents to be described and controlled throughout every phase in their life cycles. SGGDA (General Administrative Document Management System) implementation was wholly determined by the context – a chaotic situation, with several archive systems, several description formats, and several electronic-management formats – and by the vast scale of document production at the Ministry (running to 30 km of documents). The time came when the central Archive took the option of buying software for archive management, Albalá, to facilitate modern, efficient document management, allowing interoperability among the various computer solutions handling the administrative procedures involved with the aim of managing the documents throughout their lives. The large volume of documents produced, together with the desire to make the arrangements in such a way that the users handling the procedures would not have to duplicate the information involved, led the central Archive to take the decision of migrating the records from the various DPTOP file-management systems to Albalá by means of an application integrator: Sterling. The result of that integration work will enable the central Archive and the DPTOP management archives to update the data, and thus to achieve the most efficient document management possible. This integration will also bring significant administration-cost savings in the area of future transfers or eliminations, minimising errors in non-sequential data migrations (non-specific periodic loading processes) and facilitating document management by the various system users. This paper seeks to highlight the strategies and actions undertaken to move from a diversity of forms to the standardisation of forms.

Catalan abstract

El Departament de Política Territorial i Obres Públiques DPTOP presenta una gran diversitat de funcions i atribucions orgàniques. Aquest fet, sumat a la dispersió territorial del Departament, a través de serveis territorials i oficines comarcals, han creat, amb el pas del temps, una macroestructura organitzativa i funcional. També cal sumar a la complexitat del Departament, els successius canvis orgànics que han permès entrar i sortir serveis i direccions generals d’una forma relativament freqüent. Aquest fet, com veurem, afecta al desenvolupament de processos d’implantació de SGD, conceptuals i informàtics. Aquesta realitat, forjada durant més de 20 anys, ha provocat un repertori gairebé infinit d’entorns on es recollia la informació sobre els diferents processos administratiu. Així, en un primer estudi es van detectar més de 80 “sistemes” de bases de dades diferents. L’administració d’aquesta diversitat havia de passar, inexorablement, per un procés de simplificació de formats i creació d’un format d’intercanvi vàlid que permetés a l’arxiu central recollir la informació necessària per incorporar-la als sistemes de gestió documental (SGD), evitant pèrdues d’informació i afavorint un únic entorn per la descripció de la documentació en fase semiactiva o inactiva. A més, els grans beneficis que aquesta normalització suposa en les futures transaccions d’informació, ja que quan es disposés la documentació per la seva transferència a altres centres d’arxiu era molt més senzill i permetria exportar dades des d’únic únic entorn. La implementació del sistema general de gestió de la documentació administrativa de la Generalitat de Catalunya (SGGDA) ha estat totalment condicionada pel context d’una realitat caòtica: múltiples sistemes d’arxiu, múltiples formats de descripció i múltiples formats de gestió electrònica, per les dimensions colossals de la producció documental del Departament (fins a 30 km de documents) i per la inadequada disposició orgànica i funcional de l’arxiu central. Un dels fets més remarcables dels inicis del procés que us exposarem en el present article es una mostra d’aquesta indefinició que durant molts anys ha envoltat la qüestió dels programaris i formats d’intercanvi en l’arxivística catalana moderna. L’intent que des del DPTOP es va fer l’any 2001 per comprar un programari d’arxiu que donés resposta a la multiplicitat de formats i entorns del nostre Departament, va ser rebuda amb desconfiança i una critica destructiva per part de l’òrgan competent en matèria d’arxius en aquell moment. Tant és així que se’ns va acusar, poc o molt, d’anar per lliure i no respectar les regles del joc. Tot plegat per cercar solucions i posar remei a aquella disbauxa de formats i programes. La nostra intenció, lluny de sortir del SGGDA, era implementarlo i, per tant, es va decidir l’adquisició d’un rogramari que pretenia unificar els formats en un de sol i que permetés desenvolupar un sistema de gestió documental únic i comunicable amb l’exterior. De fet, han passat alguns anys des del 2001 i si haguéssim seguit les directrius del Servei d’Arxius encara avui esperaríem resposta sobre un programari de gestió documental que permetés, entre altres funcionalitats, unificar les formats d’intercanvi.

French abstract

Au Département de Politique territoriale et de travaux publics de la Généralité de Catalogne (DPTOP), la gestion documentaire s’effectue avec le concours de différents outils informatiques qui permettent de décrire et de contrôler les documents au fil de toutes les phases de leur cycle de vie. La mise en œuvre du SGGDA (Système général de gestion de la documentation administrative de la Généralité de Catalogne) a été entièrement soumise au contexte – une réalité chaotique : de multiples systèmes d’archives, de multiples formats de description et de multiples formats de gestion électronique – et aux dimensions colossales de la production documentaire du département (une trentaine de kilomètres de documents). À un moment donné, les Archives centrales ont décidé d’acheter un logiciel de gestion d’archives (Albalá) capable d’assurer une gestion documentaire moderne et efficace, permettant l’interopérabilité des diverses solutions informatiques qui gèrent les procédures administratives, et ce afin d’administrer les documents tout au long de leur vie. Le grand volume de production documentaire, ainsi que la volonté d’éviter aux utilisateurs qui administrent les procédures d’avoir à dupliquer les informations, ont conduit les archives centrales à prendre la décision de migrer vers Albalá tous les registres des différents systèmes de gestion de dossiers du DPTOP, au moyen d’un intégrateur d’applications, le dispositif Sterling. Le résultat de ces intégrations permettra aux archives centrales et aux archives de gestion du DPTOP de mettre à jour les données, optimisant ainsi la gestion documentaire. Grâce à cette intégration, on a pu réduire très sensiblement les frais de gestion de données en vue de futurs transferts ou d’éliminations, en réduisant les erreurs de migration non séquentielle (processus de charge périodiques indéterminés) ; de plus, la gestion documentaire par les différents utilisateurs du système s’en trouve facilitée. Nous avons voulu, dans cet article, mettre en valeur les stratégies et les actions mises en œuvre pour passer de la diversité formelle à l’unité formelle.

Spanish abstract

La gestión documental en el Departamento de Política Territorial y Obras Públicas de la Generalitat de Cataluña (DPTOP) se realiza con el concurso de diferentes herramientas informáticas que permiten la descripción y el control de los documentos a lo largo de todas las fases de su ciclo de vida. La implementación del SGGDA (Sistema General de Gestión de la Documentación Administrativa de la Generalitat de Cataluña) ha estado totalmente condicionada por el contexto –una realidad caótica determinada por múltiples sistemas de archivo, múltiples formatos de descripción y múltiples formatos de gestión electrónica– y por las dimensiones colosales de la producción documental del departamento (hasta 30 km de documentos). En un determinado momento, el Archivo central optó por la compra de un software de gestión de archivos (Albalá) que facilitara una gestión documental moderna y eficiente, permitiendo la interoperabilidad entre las diversas soluciones informáticas que gestionan los procedimientos administrativos, con el objetivo de gestionar los documentos a lo largo de toda su vida. El gran volumen de producción documental junto con la voluntad de evitar que los usuarios que gestionan los procedimientos tengan que duplicar la información ha llevado al Archivo central a tomar la decisión de migrar a Albalá los registros de los diferentes sistemas de gestión de expedientes del DPTOP por medio de un integrador de aplicaciones, el Sterling. El resultado de estas integraciones permitirá llevar a cabo, tanto en el Archivo central como en los archivos de gestión del DPTOP, una actualización de datos que facilitará al máximo una gestión documental eficiente. Esta integración posibilita una reducción importante e los costes de gestión de datos por futuras transferencias o eliminaciones, minimizando los errores en migraciones no secuenciales de datos (procesos de carga periódicos indeterminados), y facilita la gestión documental por parte de los diferentes usuarios del sistema. En este artículo pretendemos destacar las estrategias y actuaciones realizadas para pasar de la diversidad formal a la unidad formal.

Item type:	Journal article (Paginated)
Keywords:	Arxivística, intercanvi de dades, Tecnologies de la informació. Archives, data exchange, information technology.
Subjects:	I. Information treatment for information services > IF. Information transfer: protocols, formats, techniques.
Depositing user:	Maria MSV Sardà
Date deposited:	25 Jan 2013 14:51
Last modified:	02 Oct 2014 12:25
URI:	http://hdl.handle.net/10760/18431

Downloads

Actions (login required)

View Item