Auswirkungen von Automatisierungs- und Rationalisierungsprozessen in Bibliotheken auf das Personalmanagement / The Impact of the Automation and Rationalization Processes in Libraries on Human Resource Management

Volkert, Natalia Auswirkungen von Automatisierungs- und Rationalisierungsprozessen in Bibliotheken auf das Personalmanagement / The Impact of the Automation and Rationalization Processes in Libraries on Human Resource Management., 2012 (Submitted) [Report]

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English abstract

The present study analyzes the effects of the process of automation and rationalization processes of the recent years in libraries on human resources management and personnel situation. The focus of the study is on the RFID technology, because she contains a great potential for rationalization and her effects are still underexplored. More and more libraries look on the assignment of new and especially IT/based technology as a chance to improve and expand their services. Especially in connection with actions of consolidation and the associated need for budget cuts of states, municipals and funding bodies, many libraries view automation and assignment of repetitive tasks on the users as an opportunity to satisfy the growing user demand and borrowing figures with a stagnating or even shrinking workforce. The basis for this analysis provided as well evaluations of reviews and publications about the topic as interviews of some selected innovative scientific and public libraries from the german speaking regions. All interviewed libraries showed a high degree of automation and already used one or more modules of RFID technology. Therefore the author, because of the limited timeframe of the project, only could interview a few chosen libraries, the overall results of the survey cannot be seen as representative and can in individual cases, dependent on type of libraries, size of libraries, funding bodies and region. In the present project report will basic conditions, causes and motives for the automation of workflows be explained and some essential types of rationalization of the last years recorded. Also will be work areas listed, in which the rationalization process takes place. Based on the factual material advantages and disadvantages of the process of automation will be analyzed. While improvement and expansion of librarian services and relief of the employees from routine works constitute an added value of the process of automation, are job reductions rather part of the negative effects. At the same time the demand for highly qualified personnel growths, because many procedures grow in complexity. In further course the study investigate the changed demand to human resources management in the context with the processes of automation and rationalization processes. Some important management tasks are treated separately, like employee’s motivation and development planning. Under examination will be also some staff police aspects in connection with the RFID/technology, like methods and examples of savings calculations, possibilities and perspectives of the redistribution of freed resources and regrouping of employees. In total is the subject still little researched and needs further studies. In conclusion the authoress attempts to present the thesis, that the rationalizing effect of new technologies and the process of automation should not exclusively used for personnel reduction, but to further develop the librarian services.

German abstract

Die vorliegende Studie analysiert Auswirkungen von Automatisierungs- und Rationalisierungsprozessen der letzten Jahre in Bibliotheken auf das Personalmanagement und die Personalsituation. Der Schwerpunkt der Untersuchung liegt dabei auf der RFID-Technologie, da sie ein großes Rationalisierungspotential mit sich bringt und ihre Auswirkungen noch wenig erforscht sind. Immer mehr Bibliotheken betrachten den Einsatz neuer und vor allem IT-gestützter Technologien als Chance zur Verbesserung und Ausweitung ihrer Dienstleistungen. Insbesondere im Zusammenhang mit Konsolidierungsmaßnahmen und damit verbundenem Sparzwang der Länder, Gemeinden und Unterhaltsträger sehen viele Bibliotheken Automatisierung sowie Übertragung einiger Routineabläufe an den Nutzer als Perspektive, mit gleichbleibendem oder sogar geringerem Personal den gestiegenen Nutzeranforderungen und Ausleihzahlen zu genügen. Grundlage der Untersuchung bilden sowohl Auswertungen von Fachpublikationen und Veröffentlichungen zum Thema als auch Befragungen von einigen ausgewählten innovativen wissenschaftlichen und öffentlichen Bibliotheken aus dem deutschsprachigen Raum. Alle an der Befragung teilgenommenen Bibliotheken weisen einen hohen Automatisierungsgrad auf und nutzen bereits ein oder mehrere Module der RFID-Technologie. Da die Verfasserin wegen dem begrenzten Zeitrahmen des Projektes nur einige ausgewählte Bibliotheken zum Thema befragen konnte, können die Gesamtergebnisse der Studie nicht für alle Bibliotheken als repräsentativ gelten und können im Einzelfall, abhängig vom Bibliothekstyp, Bibliotheksgröße, Unterhaltsträger und der Region unterschiedlich ausfallen. Im vorliegenden Projektbericht werden gesellschaftliche Rahmenbedienungen, Ursachen und Beweggründe für Automatisierung der Arbeitsabläufe erläutert sowie einige wesentlichen Rationalisierungsarten der letzten Jahre aufgezeichnet. Außerdem werden Arbeitsbereiche aufgeführt, in denen die Rationalisierungsprozesse stattfinden. Aufgrund des Faktenmaterials werden Vorteile und Nachteile der Automatisierungsprozesse analysiert. Während Verbesserung und Ausweitung von bibliothekarischen Dienstleistungen sowie Entlastung der Mitarbeiter von Routinearbeiten einen Mehrwert der Automatisierungsprozesse darstellen, gehören Stelleneinsparungen eher zu negativen Auswirkungen. Gleichzeitig steigt der Bedarf an hochqualifiziertem Personal, da viele Arbeitsvorgänge an Komplexität zunehmen. Im weiteren Verlauf untersucht die Studie veränderte Anforderungen an das Personalmanagement im Zusammenhang mit Automatisierungs- und Rationalisierungsprozessen. Einige wichtige Managementaufgaben werden gesondert behandelt, darunter Zielsetzung und Zielvereinbarung, Methoden der Mitarbeiterführung, darunter Mitarbeitermotivation sowie Personalentwicklungsplanung. Untersucht werden weiterhin einige personalpolitische Aspekte im Zusammenhang mit der RIFD-Technologie, darunter Methoden und Beispiele der Berechnung des Einsparpotentials, Möglichkeiten und Perspektiven der Neuverteilung der freiwerdenden Ressourcen und Neueingruppierung von Mitarbeitern. Insgesamt ist das Thema noch wenig erforscht und bedarf weiterer Untersuchungen. Zum Schluss versucht die Verfasserin die These zu vertreten, dass man die rationalisierende Wirkung neuer Technologien und Automatisierungsprozesse nicht ausschließlich zu Personaleinsparungen verwendet soll, sondern zum weiteren Ausbau von bibliothekarischen Dienstleistungen.

Item type:	Report
Keywords:	Bibliotheksautomation; Informationstechnologie; Bibliotheksorganisation; Arbeitsablauf; Rationalisierung; Management; Personal; Personalbedarf; Änderung; Personalplanung; Bibliotheksdienst; Elektronischer Dienst; Benutzerbedarf; Benutzerforschung; Befragung; RFID; Radio Frequency IDentification; Rationalisierung und Automatisierung bibliothekarischer Arbeitsabläufe; Beurteilung der Automatisierungsprozesse aus der Sicht des Bibliotheksmanagements; Anforderungen an das Personalmanagement im Zusammenhang mit Automatisierungsprozessen; Libraries Automation; Libraries Rationalization; Personnel management
Subjects:	A. Theoretical and general aspects of libraries and information. F. Management. > FE. Personnel management. J. Technical services in libraries, archives, museum. > JZ. None of these, but in this section. L. Information technology and library technology
Depositing user:	M.A. Natalia Volkert
Date deposited:	15 Jun 2013 18:04
Last modified:	02 Oct 2014 12:26
URI:	http://hdl.handle.net/10760/19440

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