Generación automática de resúmenes de congresos e integración con el Repositorio Institucional

De Giusti, Marisa R. and Terruzzi, Franco Agustin and Villarreal , Gonzalo Luján Generación automática de resúmenes de congresos e integración con el Repositorio Institucional., 2013 . In III Conferencia Internacional de "Acceso abierto, preservación digital y datos científicos" III Conferecia Bibliotecas y Repositorios Digitales de América Latina (BIREDIAL '13) VIII Simposio Internacional de Bibliotecas Digitales (SIBD '13), Ciudad de la Investigación, Universidad de Costa Rica, 15-17 octubre 2013. (Unpublished) [Conference paper]

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La Universidad Nacional de La Plata (UNLP) organiza anualmente distintos tipos de reuniones académicas y científicas, entre las cuales se pueden considerar congresos, simposios, conferencias, seminarios, presentaciones, etcétera (por simplicidad, se utilizará el término congreso para referirse a todos los tipos de reuniones), de este modo busca apoyar y fomentar la organización de congresos por parte de sus docentes e investigadores, así como también preservar y difundir toda la creación intelectual generada a partir de los mismos, en forma de artículos, presentaciones, posters e informes. Para facilitar todas las tareas, en el año 2009 se creó el Portal de Congresos de la UNLP, el cual hasta la fecha ha sido utilizado para la gestión y organización de más de 20 congresos regionales, nacionales e internacionales, su portal web cuenta con un equipo técnico que brinda capacitación y soporte a los organizadores de congresos, mediante reuniones, talleres y una comunicación constante por correo electrónico, y que realiza las tareas de mantenimiento y actualización del software OCS que soporta al portal y del servidor donde el mismo se aloja. El equipo de soporte ha generado también documentación en una wiki, que permite a los gestores comprender cómo dar los primeros pasos en este portal así como también realizar algunas configuraciones avanzadas comunes a la mayoría de los congresos.Durante el tiempo que ha brindado soporte y atención a usuarios, el equipo del Portal de Congresos ha adquirido experiencia en la administración y el seguimiento de las actividades de los distintos congresos, lo cual sirvió para detectar algunas necesidades comunes antes, durante y después de la realización de los congresos. Entre estas necesidades, se observó que la elaboración de los libros de resúmenes se realizaba por lo general de manera artesanal, es decir, que los organizadores de cada congreso debían gestionar la conformación de las actas manualmente, recopilando todas las versiones finales de los trabajos, de a una a la vez lo que insumía una importante dedicación de tiempo y más de una persona en varios casos. Además, este mecanismo manual implicaba una duplicación de esfuerzos por parte del equipo del SEDICI (Servicio de Difusión de la Creación Intelectual), el repositorio institucional de la UNLP, cuya tarea de recopilar la producción intelectual de los congresos, sumarla al repositorio institucional, catalogarla correctamente y difundirla, implicaba tomar las actas de los congresos ya generadas, y desglosar cada uno de los trabajos manualmente. Evidentemente, faltaba establecer un flujo de trabajo que evite la duplicación de esfuerzos y que simplifique la integración entre el Portal de Congresos y el repositorio institucional de la UNLP. Durante el año 2012, el equipo del Portal de Congresos desarrolló un plugin de OCS que permite automatizar la generación de actas de congresos, y que a la vez simplifica de manera considerable la integración de dichas actas con el SEDICI. Este plugin permite, en líneas generales, exportar información de un mismo congreso en diferentes formatos, según se requiera en cada caso. Se han implementado distintos formatos de exportación, como por ejemplo CSV (valores separados por coma), HTML e incluso documento de texto (Word). Estas tres exportaciones toman los datos de todos los trabajos (título, autores, resúmen, instituciones, etc.) y los combinan en el momento en un único archivo, que el gestor de cada congreso puede descargar. También se implementó la exportación de todos los artículos de cada congreso en un único archivo .zip, y se modificaron los nombres de los archivos incluidos en el archivo .zip para que adopten el título del trabajo al que corresponden. De esta forma, los gestores pueden generar los libros de resúmenes de manera muy simple, y el repositorio institucional puede cargar todos los trabajos de cada congreso de manera mucho más rápida. Si bien se han implementado hasta ahora algunos formatos de exportación, el plugin fue pensado desde el principio para ser extendido hacia nuevos formatos, mediante un diseño basado en objetos que implementa el patrón de diseño conocido tomo Template Method. Esta herramienta fue puesta a disponibilidad para usuarios en varios congresos del Portal de Congresos de la UNLP a modo de pruebas y los resultados fueron satisfactorios. En la actualidad, la herramienta ya está siendo utilizada para incorporar las producciones de los congresos al repositorio institucional SEDICI.Si bien el desarrollo propuesto permitió simplificar la generación de actas de resúmenes de congresos, aún puede optimizarse más la incorporación de los trabajos al repositorio institucional, a fin de evitar la carga manual de los mismos. En este momento el equipo del Portal de Congresos se encuentra evaluando diversas tecnologías de interoperabilidad entre sistemas, y entre ellas se destaca el protocolo sword en su versión 2 como una opción muy prometedora y relativamente simple. Este protocolo permite a los gestores de los congresos realizar el depósito automático o semiautomático de los trabajos desde el Portal de Congresos en el repositorio institucional, soportado por Dspace. Este depósito puede realizarse sobre una colección privada, lo que permitirá que el equipo de SEDICI revise los trabajos antes de confirmar su incorporación definitiva al repositorio.

Item type: Conference paper
Keywords: repositorios; interoperabilidad; actas de congresos; producción intelectual
Subjects: H. Information sources, supports, channels. > HP. e-resources.
H. Information sources, supports, channels. > HS. Repositories.
Depositing user: Andrey Barrantes Vargas
Date deposited: 19 Nov 2013 05:01
Last modified: 02 Oct 2014 12:28
URI: http://hdl.handle.net/10760/20524

References

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