Contribution of self-archiving to the implementation of open access policies: The case of the Institutional Repository ESTIA of Harokopio University

Vardakosta, Ifigenia and Koufakou, Eftychia and Bekatoros, Marios Contribution of self-archiving to the implementation of open access policies: The case of the Institutional Repository ESTIA of Harokopio University., 2013 . In International Open Access Conference @ EKT: Towards Common European Policies for Innovative Reuse of Public Sector and Scientific Information , Αθήνα (GR), 16/10/2013. (Unpublished) [Presentation]

Preview

Slideshow ESTIA_HUA_16.10_FINAL.pdf - Presentation Download (315kB) | Preview

English abstract

Library and Information Centre of Harokopio University (LIC) in 2006 developed the institutional repository ESTIA, emphasizing on the documentation, the publication as well as the administrations’ approval in the context of the academic community for the mandatory policies of open content and open access that govern the grey literature of the university. The primary deposition process of graduate/postgraduate theses and PhD’s was incorporated into the workflow of LIC’s staff responsible for the repository, and has worked since then satisfactory. Although no scientific methods were used for evaluating the original process, the Personnel was constantly trying to indicate the disadvantages of the service in order to be improved in the future. Particularly, even though theses deposition to the Library was a simple process, however a) the physical presence of the student at the Library was required b) technical problems usually occurred and c) the Department’s Secretariat misunderstandings were frequent. The disadvantages mentioned above in association with the "maturity" of the open access movement towards the wider academic community, spurred the cooperation of the LIC with the Network Operation Centre of Harokopio University for the redesign of the university’s grey literature deposition process. The outcome of this collaboration was the adoption of the self archiving method as the optimal solution in order to eliminate the disadvantages and optimize the effective implementation of the adopted policies. The self archiving method relies on the use of a user-friendly application that was specifically developed for this purpose by the Network’s Operation Centre of Harokopio University staff. Key point of the new process is the expansion of cooperation between the LIC and the Department’s Secretariats pointing out the latter’s essential role in achieving the whole deposition procedure, since they launch but also complete the deposition process. In the present study the new user-oriented redesigned deposition process of grey literature in ESTIA, based on the primary process, will be described, pointing out the fact that the user is the one who archives his work using the application. All theses are being checked by the LIC’s staff and consequently are published on the repository. Specifically after covering the:  policies followed by the institution regarding the deposition of the work,  methodology used for the implementation of the new process,  departments involved and their approach,  ways of informing students as well as the general academic community We will present:  the results of the assessment process from users involved i.e. secretaries and students. The evaluation process was considered essential in order to determine whether the self archiving procedure is perceived as an easy, manageable and user-friendly way to implement the policies of LIC. However, beyond that, our goal was to become aware whether the methodology followed for the incorporation of the process in the work routine was the appropriate and whether our venture was accepted both from Department’s Secretariats staff and the students in order to improve any errors that might have occured. As far as the evaluation from the students’ is concerned the reasons for their participation to the research are obvious. In the case of the Department’s Secretariats their participation in the archiving process has changed in relation to the past workflow, incorporating a computational application to meet their working needs. Therefore we thought it was necessary to determine whether our colleagues were satisfied with the changes introduced to their daily work. In order to achieve the work of evaluation, two questionnaires were developed, one for the students depositing their thesis and one for the Department’s Secretariats. The common research modules of questions in both user categories concerned their satisfaction from the: a) instructions and guidance on the new archiving process, b) use of the archiving platform that supports the entire process. Besides the above, questionnaires varied in order to examine for the: a) Department’s Secretariats: the general perception of the overall process, their satisfaction from the application, as well as from the partnerships developed b) students: the users perception of the repositories and open access, as well as their satisfaction from the services offered by the personnel involved The results of our research initially reward the decision of LIC to adopt new dynamic models for providing open access services as the new information environment dictates. Furthermore students recognized ESTIA as a convenient and easy-to-use mean for accessing open content information remaining satisfied both by the services provided by the LIC and the self archiving application. The latter is considered by the users to be manageable, friendly and easy. The same view derives from the Department’s Secretariats, while the point which rewards all of our efforts is the fact that a cooperation of high level was achieved by all parts involved. Additionally, students’ satisfaction for the staff related to services implementation was particularly encouraging. All the above are included in the project for upgrading LIC services named “Advanced Digital Repository and Electronic Library Services for Harokopio University” co funded by the European Operational Program “Digital Convergence” and lead the academic community to the adoption of new ways of deposition and management of the university’s grey literature following the technological developments of our times.

Greek abstract

Η Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης του Χαροκοπείου Πανεπιστημίου (ΒΚΠ) από την πρώτη στιγμή ανάπτυξης του ιδρυματικού αποθετηρίου ΕΣΤΙΑ του ιδρύματος το 2006, έδωσε ιδιαίτερη βαρύτητα στην καταγραφή, έγκριση από τα αρμόδια όργανα και γνωστοποίηση στην ακαδημαϊκή της κοινότητα, των πολιτικών ανοικτής πρόσβασης και υποχρεωτικής κατάθεσης που θα διέπουν τη συλλογή των πτυχιακών/μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών. Η διαδικασία κατάθεσης εργασιών ενσωματώθηκε στη ροή εργασιών του προσωπικού της ΒΚΠ που ασχολούνταν με το αποθετήριο και λειτουργούσε ικανοποιητικά. Με το πέρασμα των ετών, παρότι δεν εφαρμόστηκε κάποια επιστημονική μέθοδος αξιολόγησης, το προσωπικό της ΒΚΠ κατέγραφε τα μειονεκτήματα της υπηρεσίας με σκοπό την μελλοντική τους βελτίωση. Ειδικότερα, αν και η κατάθεση της εργασίας αποτελούσε μια απλή διαδικασία ωστόσο: α) απαιτούσε την φυσική παρουσία του φοιτητή στη ΒΚΠ, β) επέσυρε αρκετές φορές τεχνικά προβλήματα αλλά και γ) παρερμηνείες από τις γραμματείες των τμημάτων. Τα παραπάνω μειονεκτήματα της μέχρι πρότινος διαδικασίας σε συνάρτηση με την «ωρίμανση» της ιδέας της ανοικτής πρόσβασης στην ευρύτερη ακαδημαϊκή κοινότητα, ώθησε την ΒΚΠ σε συνεργασία με το Κέντρο Πληροφορικής και Δικτύων του Πανεπιστημίου μας, να ανασχεδιάσει την διαδικασία κατάθεσης της γκρίζας βιβλιογραφίας του ιδρύματός μας. Το αποτέλεσμα της συνεργασίας αυτής είναι η υιοθέτηση της μεθόδου της αυτοαρχειοθέτησης ως τη βέλτιστη λύση για την εξάλειψη των παραπάνω και την αποτελεσματική εφαρμογή των πολιτικών που έχουν θεσπιστεί, και η οποία στηρίζεται στη χρήση μιας εύχρηστης εφαρμογής που αναπτύχθηκε για το σκοπό αυτό από προσωπικό του Κέντρου Πληροφορικής και Δικτύων. Σημείο-κλειδί, της νέας διαδικασίας είναι η διεύρυνση της συνεργασίας της ΒΚΠ, εκτός από το Κέντρο Πληροφορικής και Δικτύων, και με τις γραμματείες των τμημάτων και ο ουσιαστικός ρόλος που αυτές διαδραματίζουν στην επίτευξη της κατάθεσης των εργασιών καθώς είναι εκείνες πλέον που δίνουν το έναυσμα στο φοιτητή για την υποβολή της εργασίας του στο σύστημα, αλλά και εκείνες που θα κλείσουν τη διαδικασία ολοκληρώνοντάς την. Στην παρούσα μελέτη θα περιγραφεί η νέα υπηρεσία αυτοαπόθεσης εργασιών στην ΕΣΤΙΑ που βασίζεται στην ανασχεδιασμένη διαδικασία κατάθεσης και στην οποία κεντρικό ρόλο διαδραματίζει ο ίδιος ο χρήστης, «υποβάλλοντας» ο ίδιος την εργασία του και η οποία αναρτάται στην ΕΣΤΙΑ εφόσον ελεγχθεί από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό της ΒΚΠ. Ειδικότερα, εφόσον παρατεθούν: • οι πολιτικές που ακολουθεί το ίδρυμα όσον αφορά την κατάθεση των εργασιών, • η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε για να υλοποιηθεί η νέα διαδικασία, • οι εμπλεκόμενες υπηρεσίες και οι τρόποι προσέγγισής τους, • οι τρόποι ενημέρωσης των φοιτητών και γενικότερα της ακαδημαϊκής κοινότητας, στο τέλος θα παρουσιαστούν : • τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της διαδικασίας αυτής από τους εμπλεκόμενους χρήστες δηλ. γραμματείες και φοιτητές. Η αξιολόγηση της διαδικασίας κρίθηκε επιβεβλημένη προκειμένου να διαπιστωθεί εάν τελικά η αυτοαρχειοθέτηση αποτελεί έναν εύχρηστο, εύκολο και φιλικό τρόπο για την εφαρμογή των πολιτικών της ΒΚΠ. Πέραν τούτου όμως, επιδίωξη ήταν η διαπίστωση του κατά πόσο η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε για την ενσωμάτωση της διαδικασίας στην εργασιακή καθημερινότητα ήταν η ενδεδειγμένη και αν το εγχείρημά μας έτυχε αποδοχής τόσο από τους συναδέλφους των γραμματειών όσο και από τους φοιτητές, προκειμένου να βελτιωθούν οι όποιες αβλεψίες ενδεχομένως παρατηρηθούν. Καθώς για τους φοιτητές οι λόγοι αξιολόγησης της διαδικασίας είναι προφανείς, στην περίπτωση των γραμματειών η συμμετοχή τους σε αυτήν οφείλεται στην διαφοροποίηση της μέχρι τώρα ισχύουσας ροής εργασίας, ενσωματώνοντας την υπολογιστική εφαρμογή για την κάλυψη των εργασιακών τους αναγκών. Συνεπώς, θεωρήσαμε αναγκαίο να διαπιστώσουμε το κατά πόσο οι συνάδελφοι έμειναν ικανοποιημένοι από τις αλλαγές που εισήχθησαν στην καθημερινή τους εργασία. Προκειμένου να υλοποιηθεί το έργο της αξιολόγησης αναπτύχθηκαν δυο ερωτηματολόγια, ένα για τους φοιτητές που κατέθεταν την εργασία τους και ένα για τις γραμματείες των τμημάτων του ιδρύματος. Οι κοινές ερευνητικές ενότητες ερωτήσεων και στις δυο κατηγορίες χρηστών αφορούσαν την ικανοποίηση από: α) τις οδηγίες-ενημέρωση για την νέα διαδικασία και β) την χρήση της υπολογιστικής εφαρμογής που υποστηρίζει την όλη διαδικασία. Εκτός των παραπάνω, τα ερωτηματολόγια διαφοροποιούνταν προκειμένου να διαπιστώσουμε όσον αφορά για: 1) τις γραμματείες : τη γενική αντίληψη που διαμόρφωσαν για τη συνολική διαδικασία, την ικανοποίησή τους από την εφαρμογή της, καθώς και από τις συνεργασίες που αναπτύχθηκαν για την επίτευξή της. 2) τους φοιτητές : την άποψη των χρηστών για τα αποθετήρια και την ανοικτή πρόσβαση, καθώς και την ικανοποίησή τους από τις υπηρεσίες του προσωπικού που εμπλέκεται στην διαδικασία. Τα αποτελέσματα της έρευνάς μας επιβραβεύουν αρχικά την απόφαση της ΒΚΠ για υιοθέτηση νέων δυναμικών μοντέλων παροχής υπηρεσιών ανοικτών πρόσβασης έτσι όπως υπαγορεύει το διαμορφούμενο περιβάλλον πληροφόρησης. Πέραν τούτων, οι φοιτητές αναγνωρίζοντας την ΕΣΤΙΑ ως εύχρηστο μέσο πρόσβασης σε πληροφορία ανοικτού περιεχομένου, έμειναν ικανοποιημένοι τόσο από το σύνολο των υπηρεσιών της ΒΚΠ όσο και από την εφαρμογή αυτοαρχειοθέτησης. Η τελευταία αποδεικνύεται μέσα από τις απόψεις των ίδιων των χρηστών, εύχρηστη, φιλική και εύκολη. Την ίδια άποψη καταθέτουν για την εφαρμογή οι γραμματείες, ενώ το σημείο το οποίο επιβραβεύει τους όποιους κόπους και προσπάθειες όλων, αποτελεί η υψηλή ικανοποίηση των γραμματειών για το επίπεδο των συνεργασιών που επιτεύχθηκαν, αλλά και των φοιτητών για το προσωπικό που εμπλέκεται στην υλοποίηση της υπηρεσίας. Τα παραπάνω αποτελούν μέρος της αναβάθμισης των υπηρεσιών της ΒΚΠ που υλοποιούνται στο πλαίσιο του έργου «Προηγμένες Υπηρεσίες Ψηφιακού Αποθετηρίου και Ηλεκτρονικής Βιβλιοθήκης στο Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο» που χρηματοδοτείται από το ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση» και οδηγούν την ακαδημαϊκή κοινότητα στην υιοθέτηση νέων τρόπων κατάθεσης και διαχείρισης της γκρίζας βιβλιογραφίας του πανεπιστημίου ακολουθώντας τις τεχνολογικές εξελίξεις που διέπουν την εποχή μας.

Item type:	Presentation
Keywords:	ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες, ιδρυματικά αποθετήρια, αυτοαρχειοθέτηση εργασιών, αξιολόγηση, πολιτικές, ΕΣΤΙΑ, Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο,academic libraries, institutional repositories, self deposit procedure, evaluation, policies, ESTIA, Harokopio University
Subjects:	A. Theoretical and general aspects of libraries and information. E. Publishing and legal issues. H. Information sources, supports, channels. > HS. Repositories. L. Information technology and library technology
Depositing user:	Ιφιγένεια Βαρδακώστα
Date deposited:	04 Nov 2013 07:43
Last modified:	02 Oct 2014 12:28
URI:	http://hdl.handle.net/10760/20574

Downloads

Actions (login required)

View Item