Συλλογικός Κατάλογος : Πορεία υλοποίησης

Τσιμπόγλου, Φίλιππος and Βουγιουκλής, Γιώργος Συλλογικός Κατάλογος : Πορεία υλοποίησης., 2003 . In 12ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Σέρρες (GR), 12-14 Νοεμβρίου 2003. [Conference paper]

Preview

PDF tsimpoglou_12_psab_vougiouklis.pdf Download (344kB) | Preview

English abstract

The creation of the Union Catalogue (UC) was included in the project of the «Networking of Libraries of Tertiary Education Institutions» of the SPECIAL TRAINING PROGRAM I (EPEAEK I). A workgroup (WG) was created for the study of creation of a UC and the drawing of specifications. The WG recorded the current situation in the Academic Libraries (AL), searched the bibliography, contacted experts from the international field, evaluated the pros and cons of each type, weighed the difficulties and the expectations and having concluded to the type of central UC of «slave» type, drew up the basic bibliographic and technical specifications. According to the results of the WG it was foreseen the utilisation of an existing software with development of additional programmes, and two implementation phases, A) Constitution and homogenisation of the initial database of the UC, and B) Normal operation and update of UC. Moreover, the minimum levels of the bibliographic records were defined, methods and tools for the subjects and names authority files were proposed, the questions of the language of the subjects, the local data, as well as rules for common confrontation of certain categories of works were examined and subjects for training of academic librarians were suggested. Finally the creation of an organisation for the implementation and continuity of UC was proposed after the end of the EPEAEK. The project of the implementation of the UC was included in the EPEAEK II. Based on the specifications of the WG the equipment was installed in the space of the Library of the National Technical University of Athens. The ADVANCE software of Geac was selected, which was installed by ELiDOC. Data were collected from the libraries and samples of 70.000 records were received for tests by 7 representative libraries of various programs, character sets and formats. The ELiDOC developed transformation programs for different coding of character sets, structure of the data from USMARC in UNIMARC and holdings. The necessary changes in the basic software for its adaptation to the requirements of UC were also realised. The librarians of the UC were trained in the operation of ADVANCE. The “UC Designing and Parameterisation Committee” drew up a draft of a scenario for the updating and the functional specifications on the import of records. Based on this scenario GEAC France developed a special program for the management of the records of the UC. Its know-how originated from its participation in the consortium for the drawing of the study on the creation of a UC of the French Higher Education Institutions and the implementation of the UC of French Municipal Libraries was exploited. The basic algorithm of identification and unification of records and the algorithm of management of holdings were designed. The first trials of unification of bibliographic records took place and a part of the operation of the algorithms that had been developed, was checked. The algorithm of unification of subjects was also completed. At the same time seminars on issues more generally and not narrowly on the UC were organised in various cities for cataloguers from all the libraries, in the frame of the Horizontal Action of the Programme. Integrated tests and improvements, mainly concerning the identification algorithm were followed. In May 2003 the implementation of the project was assigned to a coordinator. An action plan was drawn up, for the speeding up of the implementation, in three levels: technical, procedural, supporting. Particular emphasis was given in the final configuration of the algorithms. The systematic tests of all algorithms in three stages were completed: a) with a small number of checked data in all the operations: identification of duplicate records, import of the unique records, creation of a file of records considered as duplicate, unification of duplicate records, comparison between duplicate and selection of main record, management of subjects of duplicate, management of copies of duplicate, b) with bigger files and wider variety of cases and c) in quasi real conditions with bigger files of three catalogues. The interjection of an additional stage for the internal check (self-check or the catalogues for import) and the individualised use of different modules of the algorithm for each case were decided. A checklist was prepared describing in detail the steps to be followed for the librarians of each library and the UC team. All the findings of the trials have been recorded in order to be forwarded to the Permanent Committees of the Thematic and Descriptive cataloguing to prepare guidelines. The launching of the UC website was also planned. The authority files of Subjects and Names of the Library of Congress have already been ordered for remote access by all the libraries-members of the UC. The authority files produced by the National Library have also been prepared for remote access from the UC website. The creation of UC is not only a technical question. As it was foreseen by the study of the WG, a legal entity that will ensure the continuity and viability of the UC will be needed. However this should not be examined apart from the other cooperative activities that take place the same period in the same field (e.g. HEAL-Link). A serious discussion should begin concerning the institutional consolidation of the efforts, achievements and expectations of so many people.

Greek abstract

Η δημιουργία του Συλλογικού Καταλόγου (ΣΚ) είχε ήδη αποφασιστεί από το έργο «Δικτύωση Βιβλιοθηκών Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης» του ΕΠΕΑΕΚ Ι. Για σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών δημιουργήθηκε ομάδα εργασίας (ΟΕ) βιβλιοθηκονόμων και πληροφορικών. Η ΟΕ κατέγραψε την υπάρχουσα κατάσταση στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες (ΑΒ), πραγματοποίησε βιβλιογραφικές έρευνες, ήρθε σε επαφή με ειδικούς από το διεθνή χώρο, αξιολόγησε τα θετικά και αρνητικά κάθε τύπου, στάθμισε τις δυσκολίες και τις προσδοκίες και αφού κατέληξε στον τύπο του κεντρικού συλλογικού «υποτελούς» τύπου συνέταξε τις βασικές βιβλιογραφικές και τεχνικές προδιαγραφές. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της ΟΕ προβλέπονταν η χρησιμοποίηση υπάρχοντος λογισμικού με ανάπτυξη επιπρόσθετων προγραμμάτων και ο ορισμός δύο φάσεων υλοποίησης Α) Συγκρότηση και ομογενοποίηση αρχικής βάσης δεδομένων ΣΚ, και Β) Κανονική λειτουργία και ενημέρωση του. Επιπλέον, ορίστηκαν τα ελάχιστα επίπεδα βιβλιογραφικής εγγραφής, προτάθηκαν μέθοδοι και εργαλεία για την καθιέρωση θεμάτων και ονομάτων, εξετάστηκαν τα ζητήματα γλώσσας θεμάτων, τοπικών δεδομένων και κανόνες-προϋποθέσεις για ενιαία αντιμετώπιση βιβλιοθηκονομικών θεμάτων, και προτάθηκε η δημιουργία φορέα για την διατήρηση του έργου και μετά τη λήξη του ΕΠΕΑΕΚ. Στη συνέχεια το έργο της υλοποίησης του ΣΚ εντάχθηκε στο ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ. Με βάση τις προδιαγραφές της ΟΕ εγκαταστάθηκε ο εξοπλισμός στον ειδικά αφιερωμένο χώρο του της Βιβλιοθήκης του ΕΜΠ. Επιλέχθηκε το λογισμικό ADVANCE της Geac, το οποίο εγκαταστάθηκε από την Εταιρία ELiDOC. Συγκεντρώθηκαν στοιχεία από τις ΑΒ και δείγματα 70.000 εγγραφών, για δοκιμές από 7 αντιπροσωπευτικές ΑΒ διαφόρων προγραμμάτων, χαρακτηροσυνόλων, και μορφότυπων. Η ELiDOC ανέπτυξε προγράμματα μετατροπής των διαφορετικών κωδικοποιήσεων των χαρακτηροσυνόλων, της δομής των δεδομένων από USMARC σε UNIMARC και των πληροφοριών αντιτύπων. Πραγματοποιήθηκαν οι απαραίτητες αλλαγές στο βασικό λογισμικό για την προσαρμογή του στις απαιτήσεις του ΣΚ και εκπαιδεύτηκαν οι βιβλιοθηκονόμοι του ΣΚ στη λειτουργία του ADVANCE. Η επιτροπή Σχεδίασης – Παραμετροποίησης του ΣΚ σύνταξε σχέδιο σεναρίου ενημέρωσης και λειτουργικών προδιαγραφών για την εισαγωγή των εγγραφών. Με βάση αυτό αναπτύχθηκε από την εταιρία GEAC Γαλλίας ειδικό πρόγραμμα διαχείρισης των εγγραφών του ΣΚ. Έγιναν δοκιμές ενοποίησης βιβλιογραφικών εγγραφών και ελέγχθηκε η λειτουργία των αλγορίθμων (ταύτιση εγγραφών, επιλογή κύριας εγγραφής, ενοποίηση και προέλευση θεμάτων, προσθήκη στοιχείων συλλογής). Παράλληλα μέσω της Οριζόντιας Δράσης πραγματοποιήθηκαν σεμινάρια σε διάφορες πόλεις σε καταλογογράφους από όλες τις βιβλιοθήκες σε θέματα γενικότερα και όχι στενά του ΣΚ. Τον Μάιο του 2003 η υλοποίηση του έργου ανατέθηκε σε συντονιστή. Συντάχθηκε σχέδιο ενεργειών για την επίσπευση της υλοποίησης, σε τρία επίπεδα: τεχνικό, διαδικαστικό, υποστηρικτικό. Ολοκληρώθηκαν οι συστηματικές δοκιμές όλων των αλγορίθμων και προγραμματίστηκε η ολοκλήρωση της Α φάσης για τους επόμενους τρεις μήνες.

Item type:	Conference paper
Keywords:	Συλλογικός Κατάλογος, Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, Συνεργασία βιβλιοθηκών, Ελλάδα, Union Catalogue, Academic Libraries, Libraries cooperation, Greece
Subjects:	H. Information sources, supports, channels. > HM. OPACs. F. Management. > FA. Co-operation. L. Information technology and library technology > LQ. Library automation systems. L. Information technology and library technology > LR. OPAC systems. L. Information technology and library technology > LJ. Software. I. Information treatment for information services > IA. Cataloging, bibliographic control. D. Libraries as physical collections. > DD. Academic libraries. I. Information treatment for information services > IK. Design, development, implementation and maintenance
Depositing user:	Dr. Filippos Tsimpoglou
Date deposited:	16 Jan 2006
Last modified:	02 Oct 2014 12:02
URI:	http://hdl.handle.net/10760/7082

References

1. ΕΠΕΑΕΚ Ι, 1997α, Ενέργεια: Βιβλιοθήκες, ΕΡΓΟ: Δικτύωση Βιβλιοθηκών Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης, Δράση 1 «Σύνταξης Βιβλιοθηκονομικών Προδιαγραφών για τον Συλλογικό Κατάλογο», Έκθεση ομάδας εργασίας, Αθήνα, Δεκέμβριος 1997. Βλ. http://www.ntua.gr/library/deliv01.htm Κεφάλαιο 6. Οργανισμός Συλλογικού Καταλόγου (ανάγνωση 3/11/2003).

2. ΕΠΕΑΕΚ Ι, 1997β, Ενέργεια: Βιβλιοθήκες, ΕΡΓΟ: Δικτύωση Βιβλιοθηκών Ιδρυμάτων Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης, Δράση 3 «Ορθολογική Ανάπτυξη των Συλλογών Επιστημονικών Περιοδικών των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών», Έκθεση ομάδας εργασίας, Θεσσαλονίκη, Δεκέμβριος 1997. Βλ. http://www.ntua.gr/library/deliv04.htm, Κεφάλαιο 6.1 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ & ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΠΡΑΞΙΑΣ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Ανάγνωση 3/11/2003).

Downloads

Actions (login required)

View Item