Tramullas, Jesús Herramientas de software libre para la gestión de contenidos = Open source tools for content management. Hipertext.net, 2005, n. 3. [Journal article (Unpaginated)]
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English abstract
Information and documentation services available on the Internet through web servers are growing in an exponential manner. The logical evolution of the Internet over the last 10 years has been producing a replacement of static web pages and documents by dynamically generated documents. This is due both to user interaction with work processes and flows defined by service creators and to the availability of growing information repositories. This has meant a progressive evolution from a concept of web page publishing which was quite simple in its origins to more complex and differentiated schemes relying on procedures and techniques based on information management. The increasing complexity of services and systems supporting them has made it necessary to formulate a theoretical and practical corpus capable of combining classical information management techniques within organizations with the particular features of the digital environment. This evolution which has been accelerating during the first years of the 20 th Century has had an impact not only information management methods and techniques but also on the very technology used for information management; and consequently the market for products and services (GILBANE, 2000). If it is true that during the second half of the 1990's we could distinguish between products for document management, information retrieval, etc., since the turn of the century there has been a convergence between all platforms. Nowadays it has become easy to find solutions that intend to be global and to provide support for the whole process of information management within an organization. The kind of tools that have been developed to serve this purpose have been labeled Content Management Systems (CMS) and have become integrated with document management systems as well as with those dealing with information retrieval. To this we must add that keeping control over processes has become a key element within the current conception of information management. This explains why processes are generally accompanied by workflow systems. The sum of these factors enables us to outline a scenario in which documentary management tools have been incorporating the range of capabilities which are necessary for managing the processes which create, store, treat and present information in the digital environment. This does not however imply that there exists a total convergence between content management systems and document management systems. On the market we may find content management systems which do not provide the correspondingly desirable documentary capabilities and vice versa. It is also impossible to consider content management and record management to be identical. Yes they are intimately linked, but they are not the same. It is only by studying and evaluating the features and capabilities of available tools that it is possible to determine whether they can provide an adequate solution for a specific problem or context. This issue is further complicated by existing differences between web content management and content management for companies; literature and commentary about these can be found in specialized reports and documents published by companies working in this sector. Moreover, the growing complexity of many organizations' portals, both internal and external, which are supported by content management systems, as well as the digital publishing processes necessary for their production, makes content management systems develop as mutilayered applications which often reach high levels of complexity. On the human side, content management tools can only be understood within a collaborative and distributed work environment, for it is only with this kind of entourage that their full potential can be realized. From the reading of the previous paragraphs it can be deduced that, as opposed to traditional passive document treatment approaches , the more up-to-date tools have widened the limits of record treatment, extending all the way from the creation process for its initial stages, and reaching the processes of new publication and personalization for its final stages. This leads to the configuring of a circular or iterative diagram for documentary treatment. To this we must add the necessary reflection over the concept and features of digital documents. The life cycle of digital documents shows significant changes over the traditional life cycle of documents, with the concept of document itself evolving in much the same way. It has become obvious that the way in which informative- documentary activities are carried out must be reformulated in order to face the new digital environment.
Spanish abstract
Los servicios de información y documentación accesibles a través de internet, más concretamente mediante servidores web, están aumentando de una forma exponencial. La lógica evolución del web desde hace más de 10 años ha ido produciendo la sustitución de páginas y documentos estáticos por documentos generados dinámicamente, merced a la interacción del usuario con la lógica de procesos y flujos de trabajo definida por los creadores del servicio y a la disponibilidad de cada vez mayores repositorios de información. Evidentemente, se ha ido pasado progresivamente de un concepto de publicación de páginas web, bastante simple en su origen, a esquemas más complejos y diferenciados, fundamentados en procedimientos y técnicas basados en la gestión de información. La cada vez mayor complejidad de los servicios y de los sistemas que los soportan, ha hecho necesaria la formulación de un corpus teórico y práctico en el que se combinen las técnicas clásicas de gestión de información en las organizaciones con las características propias del medioambiente digital. Esta evolución, que se ha acelerado durante la primera mitad de la década de 2000, ha tenido un impacto no sólo en los métodos y técnicas de gestión de información, sino también en la propia tecnología para gestión de información y, en consecuencia, en el mercado de productos y servicios (GILBANE, 2000). Si bien en la segunda mitad de la década de los 90 se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de información, etc., desde el año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de información en una organización. Las herramientas para este trabajo han recibido la denominación de sistemas de gestión de contenidos (o Content Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de gestión documental y con los de recuperación de información. A ello hay que unir que, en la concepción actual de la gestión de información, el control de los procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompañan de sistemas de workflow , o de flujos de trabajo. Con todo ello se puede delinear un paisaje en el cual las herramientas de gestión documental han ido incorporando a sus prestaciones las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean, almacenan, tratan y presentan información, en entorno digital. Sin embargo, no por ello cabe afirmar que existe una igualdad directa entre los sistemas de gestión de contenidos y los sistemas de gestión documental. Se pueden encontrar en el mercado sistemas de gestión de contenidos que no ofrecen las prestaciones documentales que serían deseables, y viceversa. De la misma forma, no es posible igualar mediante una ecuación gestión de contenidos y gestión documental o records management . Íntimamente relacionadas sí, pero iguales no. Sólo el estudio y la evaluación de las características y prestaciones presentes en las herramientas disponibles pueden determinar la adecuación de una solución en un contexto o problema dado. A ello cabe añadir las diferencias existentes entre la gestión de contenidos para web y la gestión de contenidos para empresas, y que pueden encontrarse en los informes o documentos especializados que publican las propias compañías del sector. Si a esto se suma la complejidad creciente de muchos portales, tanto internos como externos, de las organizaciones, que son soportados por sistemas de gestión de contenidos, y a los procesos de publicación digital necesarios para su producción, los sistemas de gestión de contenidos se configuran como aplicaciones de varias escalas, que pueden llegar a alcanzar una alta complejidad. En la parte humana, las herramientas para gestión de contenidos sólo se pueden entender en un entorno de trabajo en colaboración y distribuido, ya que es en este tipo de ambientes donde se puede aprovechar todo su potencial. De la lectura de los párrafos anteriores se deduce que, frente a enfoques tradicionales de tratamiento documental, pasivos, las herramientas actuales han llevado más allá los límites del tratamiento documental, ya que se han extendido hasta el proceso de creación, por su parte inicial, y al proceso de nueva publicación y de personalización, por su parte final. Esto configura ahora un esquema circular e iterativo para el tratamiento documental, a lo que se debe unir, entonces, la necesaria reflexión sobre el concepto y características de los documentos digitales. El ciclo de vida de los documentos digitales muestra significativos cambios sobre el ciclo de vida tradicional, al igual que el concepto de documento. Evidentemente, las actividades informativo-documentales deben reformularse para hacer frente al nuevo medioambiente digital.
| Item type: | Journal article (Unpaginated) |
|---|---|
| Keywords: | open source, management, database, website |
| Subjects: | L. Information technology and library technology > LN. Data base management systems. L. Information technology and library technology > LJ. Software. |
| Depositing user: | SLT Serginho |
| Date deposited: | 20 Feb 2007 |
| Last modified: | 02 Oct 2014 12:06 |
| URI: | http://hdl.handle.net/10760/8971 |
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