Το υπό ανάπτυξη πρότυπο PDF/A : Ανακαλύπτοντας τα οφέλη της τεχνολογίας PDF στην αρχειοθέτηση εγγράφων

Κόκκορης, Ευάγγελος Το υπό ανάπτυξη πρότυπο PDF/A : Ανακαλύπτοντας τα οφέλη της τεχνολογίας PDF στην αρχειοθέτηση εγγράφων., 2003 . In 12ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Σέρρες, 2003. [Conference paper]

[img]
Preview
PDF
12psab017.pdf

Download (759kB) | Preview

English abstract

A new joint activity has been initiated to develop an international standard that defines the use of the Portable Document Format (PDF) for archiving and preserving documents. The project, currently referred to as PDF/A, will address the growing need to electronically archive documents that may contain a mixture of text, raster images and vector graphics. Many people confuse PDF, the data format, with Adobe Acrobat, the software suite that Adobe sells to create, view and enhance PDF documents. We shall clarify that PDF is a publicly available specification and will show how Adobe encourages third-parties to further develop solutions outside of the Acrobat product family. We intend to present the history of PDF and identify PDF as a de facto standard for managing and archiving of all types of documents and forms. We present the PDF as an effective framework for establishing and maintaining a reliable, accessible, and secure digital archive. We describe the main characteristics of a PDF document; it consists of a sequence of pages, with each page including the text, font specifications, margins, layout, graphical elements, and background and text colours. It can also include other items such as metadata, hyperlinks, and form fields. Dublin Core metadata elements can be contained within PDF files. With all this information present the PDF file can be imaged accurately for the screen and the printing device. PDF files can also be secured with password protection and encryption. This paper also identifies the requirements for electronic archives, as well as the role of metadata in this field, and how PDF can be used as an archiving format for legacy paper documents and all types of digital content (including voice, images and video). Document acquisition and conversion guidelines will be provided.

Greek abstract

Μια πρόσφατη πρωτοβουλία εμπλεκόμενων φορέων προτίθεται να αναπτύξει ένα διεθνές πρότυπο που θα καθορίζει τη χρήση του Portable Document Format (PDF) ως μέσου για την αρχειοθέτηση και τη συντήρηση των εγγράφων. Το πρότυπο αυτό, καλούμενο PDF/A, θα καλύψει την αυξανόμενη ανάγκη να αρχειοθετηθούν ηλεκτρονικά, έγγραφα τα οποία θα μπορούν να περιέχουν κείμενα, εικόνες και διανυσματικά γραφικά. Πολλοί άνθρωποι συγχέουν το PDF-τη μορφή αρχείου-με την πλατφόρμα λογισμικού Adobe Acrobat. Θα διευκρινίσουμε ότι το PDF είναι μια ελεύθερα διαθέσιμη προδιαγραφή και θα δείξουμε πώς η Adobe ενθαρρύνει τους ενδιαφερόμενους φορείς να αναπτύξουν λύσεις εκτός της οικογένειας προϊόντων Acrobat. Σκοπεύουμε να παρουσιάσουμε την ιστορία του PDF και να προσδιορίσουμε το PDF ως de facto πρότυπο για τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση όλων των τύπων εγγράφων. Θεωρούμε το PDF ως ένα αποτελεσματικό πλαίσιο για την δημιουργία και διαχείριση αξιόπιστων, προσβάσιμων και προστατευόμενων ψηφιακών συλλογών εγγράφων και αρχείων. Περιγράφουμε τα κύρια χαρακτηριστικά ενός εγγράφου PDF το οποίο αποτελείται από μια ακολουθία σελίδων όπου κάθε σελίδα συμπεριλαμβάνει το κείμενο, τα τυπογραφικά χαρακτηριστικά, την οπτική διαμόρφωση και τα γραφικά στοιχεία. Μπορεί επίσης να συμπεριλάβει άλλα στοιχεία όπως μεταδεδομένα, συνδέσεις υπερκειμένου, και δυναμικά πεδία. Στοιχεία μεταδεδομένων καθοριζόμενα στο προτεινόμενο πλαίσιο εργασίας Dublin Core μπορούν επί-σης να συμπεριληφθούν. Με αυτό το διαθέσιμο σύνολο πληροφοριών ένα αρχείο PDF μπορεί να απεικονίζεται αξιόπιστα στην οθόνη και στις συσκευές εκτύπωσης. Τα αρχεία PDF μπορούν επίσης να υποστηρίξουν κρυπτογράφηση δεδομένων και να διαθέτουν προσαρμοσμένα χαρακτηριστικά ελέγχου της πρόσβασης και των επιτρεπόμενων ενεργειών από τρίτους. Αυτό το έγγραφο προσδιορίζει τις απαιτήσεις για τη δημιουργία ηλεκτρονικών συλλογών εγγράφων και αρχείων, καθώς και το ρόλο των μεταδεδομένων σε αυτόν τον τομέα και εξηγεί πώς το PDF μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως σχήμα αρχειοθέτησης για τα υπάρχοντα έντυπα και για πολλές μορφές ψηφιακού περιεχομένου (συμπεριλαμβανομένων αρχείων ήχου, εικόνας και βίντεο). Οδηγίες δημιουργίας και μετατροπής εγγράφων θα παρασχεθούν.

Item type: Conference paper
Keywords: Portable Document Format (PDF), ψηφιακές αρχειακές συλλογές, PDF/A, διεθνές πρότυπο, μακροπρόθεσμη φύλαξη, προστασία, ευρετηρίαση, αναζήτηση, μεταδεδομένα, Extensible Metadata Platform (XMP), Portable Document Format (PDF), electronic archives, PDF/A, International Standard, long-term preservation, security, metadata, indexing, searching, Extensible Metadata Platform(XMP)
Subjects: J. Technical services in libraries, archives, museum. > JH. Digital preservation.
G. Industry, profession and education. > GB. Software industry.
Depositing user: Zeno Tajoli
Date deposited: 30 May 2007
Last modified: 02 Oct 2014 12:07
URI: http://hdl.handle.net/10760/9363

References

"SEEK" links will first look for possible matches inside E-LIS and query Google Scholar if no results are found.

1. ADOBE SYSTEMS, INC., 1993a. Portable Document Format reference manual. Reading, MA: Addison-Wesley.

2.____, 1993b. PostScript Language Reference Manual, 3rd ed. Reading, MA: Addison-Wesley. <http://partners.adobe.com/asn/developer/pdfs/tn/PIJM.pdf>[πρόσβαση 31/10/2003]

3.____, 2000. PDF Reference, 2nd ed. Reading, MA: Addison-Wesley. <http://partners.adobe.conn/asn/acrobat/docs/File Format Soecifications/PPFReferencel3.odf> [πρόσβαση 31/10/2003]

4.____, 2001. PDF Reference, 3rd ed. Reading, MA: Addison-Wesley. <http://partners.adobe.com/asn/acrobat/docs/File Format Specifications/PDFReference.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

5.____, 2003a. Adobe Trademark Database For General Distribution. <http://www.adobe.com/misc/Ddfs/USGenExtTMdb022803.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

6.____, 2003b. PDF as a Standard for Archiving. <http://www.adobe.com/products/acrobat/pdfs/pdfarchiving.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

7.____, 2003c. PDF as a Standard for Managing and Archiving Documents and Forms. <http://www.adobe.com/products/acrobat/pdfs/docsforms.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

8.____, 2003d. PDF Reference, 4th ed. <http://partners.adobe.com/asn/acrobat/sdk/public/docs/PDFReferencel5 v6.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

9.____, Αγν. Searching the Contents of PDF Files on a Web Site. <http://www.adobe.com/support/techdocs/12b42.htm> [πρόσβαση 31/10/2003]

10. ASSOCIATION FOR INFORMATION AND IMAGE MANAGEMENT (AIIM), 2002. AIIM international and NPES partner to standardize use of pdf for document archive and preservation. <http://www.aiim.org/documents/standards/press release-pdfa-augQ2-2.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

11. DEEGAN, M., 2001. Managing documentary collections through digitization. 10ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. 15-17/10, θεσσαλονίκη. <http://www.lib.uom.gr/palclO/greek/Deegan.doc> [πρόσβαση 31-10-2003]

12. INTERNATIONAL HERALD TRIBUNE (IHT), Αγν. Publishing Partnerships. <http://www.iht.com/global.html> [πρόσβαση 31-10-2003]

13. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO), 2003. ISO/WD 19005, Document management-Electronic document file format for long-term preservation-Use of PDF (PDF/A). <www.aiim.org/documents/standards/ISO 19005 (E).pdf <http://www.aiim.org/documents/standards/ISO 19005 (E).pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

14. MICROSOFT CORPORATION, Αγν. Filter. <http://msdn.microsoft.com/librarv/en-us/indexsrv/html/ixrefint 9sfm,asp> [πρόσβαση 31-10-2003]

15. SINHA, V., 2003. For e-gov, feds turn to reliable tool. Government Computer News. 28/04. <http://www.adobe.com/government/pdfs/rn097.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

16. WARNOCK, J., 1991. The Camelot Project. <http://www.planetpdf.com/planetpdf/pdfs/warnock camelot.pdf> [πρόσβαση 31/10/2003]

17. ΡΑΠΤΗΣ, Π., 1999. Πλαίσιο περιγραφής πηγών και μεταπληροφορίες στο Διαδίκιυο. 8ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. 20-22/10, Ρόδος.


Downloads

Downloads per month over past year

Actions (login required)

View Item View Item