Approval plan in EDI : il futuro delle acquisizioni in biblioteca?

Guerra, Luca and Pelizzari, Eugenio Approval plan in EDI : il futuro delle acquisizioni in biblioteca? Bollettino AIB, 2001, vol. 41, n. 1, pp. 21-30. [Journal article (Paginated)]

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English abstract

The article discusses the system of acquisition of library material through an Approval plan, using EDI (Electronic Data Interchange) technology. The approval plan establishes both a system of acquisition and a policy of development of the library patrimony. The fundamental principle on which it is based is the replacement of an incremental or arbitrary flow of orders with a flow of monographs that have a character of automatism and methodicalness. This flow originates from a "profile of relevancy" carefully determined on the basis of the requirements of the users, such as to guarantee (at least tendentially) the coverage of all the subjects of specialization of the library. The elements that take part in the definition of the profile are both semantic and of other nature. In parallel with the automatic flow of monographs generated by the plan, a residual-complementary flow of orders remains for the purchase of monographs that are not intercepted by the profile of interest of the library and for those of non-current publication considered of interest by the user. The system of acquisition and development with the Profile of Relevancy will be even more effective and efficacious with the adopting of the EDI system. It consists in an exchange of structured trade messages which takes place directly between information systems. The direct information flow between supplier and customer takes place in telematic mode (that is, using the networks, such as Internet) and it is controlled by data processing procedures. The system of acquisition and development with Profile of relevancy and the EDI system of information transmission can be justified autonomously, but their combined application increases their usefulness. The integrated application of the two systems discussed in this work seems to have suitable characteristics for establishing it as one of the main development policies for acquisitions within Italian libraries, especially those of a highly specialized nature

Italian abstract

L'articolo descrive un sistema di gestione degli acquisti tramite approval plan, usando la tecnologia EDI (Electronic Data Interchange). L'approval plan stabilische contemporaneamente sia un sistema di approvazione sia una politica di incremento del patrimonio della biblioteca. Il principio su cui si basa è la sostituzione di un flusso di ordini arbitrario con un flusso di monografie che ha un carattere automatico e sistematico. Questo flusso prende origine da un "profilo di rilevanza" attentamente determinato sulla base dei bisogni dell'utenza, per garantire, almeno tendenzialmente, la copertura di tutti gli ambiti di specializzazione della biblioteca. Gli elementi che prendono parte alla definizione del profilo sono di natura semantica e di altra natura. In parallelo col flusso di ordini generato dal piano, è possibile procedere ad altri acquisti di monografie, eventualmente non intercettati nel profilo di appartenenza ma considerati dall'utente eventualmente interessanti. Tale sistema di acquisizioni aumenta in efficacia ed efficienza con l'utilizzo del sistema EDI. Tale sistema consiste in uno scambio di dati commerciali strutturati che vengono scambiati direttamente dai due sistemi informatici. Il sistema approval plan e lo standard EDi sono utilizzabili anche in maniera autonoma, ma è in un utilizzo integrato che raggiungono il massimo delle loro potenzialità. L'applicazione integrata dei due sistemi qui discussa sembra avere caratteristiche interessanti per diventare uno dei principali strumenti di sviluppo di politiche di acquisizioni nelle biblioteche italiane, specialmente in quelle estremamente specializzate.

Item type:	Journal article (Paginated)
Keywords:	Approval plan, Acquisition, EDI (Electronic Data Interchange), acquisizioni.
Subjects:	J. Technical services in libraries, archives, museum. > JA. Acquisitions.
Depositing user:	Eugenio Pelizzari
Date deposited:	18 Jun 2007
Last modified:	02 Oct 2014 12:07
URI:	http://hdl.handle.net/10760/9665

References

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