Κεντρική Υπηρεσία ∆ιαχείρισης Παραγγελίας Άρθρων στο Πανεπιστήµιο Αθηνών

Λουρδή, Ειρήνη and Πυρουνάκης, Γιώργος and Νικολαΐδη, Μ. and Μπουρογιάννη, Παναγιώτα Κεντρική Υπηρεσία ∆ιαχείρισης Παραγγελίας Άρθρων στο Πανεπιστήµιο Αθηνών., 2004 . In 13ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Κέρκυρα (GR), 2004. [Conference paper]

Preview

PDF Lourdi_DDS_UOA.pdf Download (411kB) | Preview

English abstract

This paper presents the central service that has been organized by the University of Athens in order to support the process of ordering and sending articles. In first phase this application is being implemented to support 10 of the 47 libraries of the University of Athens, which previously were carrying this service separately each one through the Union Catalogue of the National Documentation Center. In the paper, we refer to the reasons that led to the design of this central service. The basic cause was to provide a common environment for work to the personnel of libraries with the expectation of succeeding a better support for the members of the University and for saving time for the librarians. For this reason the Libraries Computer Center created an automated application using the Lotus Notes / Domino platform. The application has been designed in such a way so that it supports a specific workflow according to any case either for sending or ordering an article. In particular, in the application have been defined three categories of users: the librarian, the simple user that orders the article and the main administrator of the service that organizes the whole procedure. In the paper they are presented the required steps for every category in order to fulfil an article order or to respond to a request. It is very important to emphasize that the application offers a different workflow for every category of user and that there cannot be any deviation from it. Furthermore, we show the positive results of the central service despite the short time that it is in function. Is being confirmed how much it has contributed to the decrease of the amount of work for the librarians and to the better support of the academic community, which has been achieved through the common working environment and the stereotype workflow.

Greek abstract

Στην εισήγηση αυτή παρουσιάζεται η κεντρική υπηρεσία διαχείρισης παραγγελίας άρθρων του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστηµίου Αθηνών (ΕΚΠΑ), που δηµιουργήθηκε για την υποστήριξη διαδικασιών παραγγελίας άρθρων από περιοδικά, πρακτικά συνεδρίων κ.λ.π. Η υπηρεσία αυτή στην παρούσα φάση υποστηρίζει σε πιλοτικό επίπεδο δέκα από τις σαράντα επτά βιβλιοθήκες του Πανεπιστηµίου Αθηνών, αυτές που µέχρι πρότινος παρείχαν αντίστοιχη υπηρεσία µεµονωµένα µέσω του Συλλογικού Καταλόγου του Εθνικού Κέντρου Τεκµηρίωσης (ΕΚΤ). Στην εισήγηση αναφέρονται οι λόγοι που οδήγησαν στον σχεδιασµό της εφαρµογής και στη κεντρική διαχείριση της υπηρεσίας. Η βασική αιτία ήταν η παροχή ενός ενιαίου περιβάλλοντος εργασίας στο προσωπικό των βιβλιοθηκών, µε απώτερο σκοπό την εξοικονόµηση χρόνου και την καλύτερη εξυπηρέτηση των µελών της ακαδηµαϊκής κοινότητας. Για το λόγο αυτό το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών (ΥΚΒ) δηµιούργησε µια αυτοµατοποιηµένη εφαρµογή για την υποστήριξη της υπηρεσίας µέσα από την πλατφόρµα Lotus Notes / Domino. Η εφαρµογή είναι σχεδιασµένη µε τέτοιο τρόπο ώστε να ακολουθείται συγκεκριµένη ροή εργασίας ανάλογα µε την περίπτωση (παραγγελία ή αποστολή άρθρου). Ειδικότερα στην εφαρµογή προβλέπονται 3 κατηγορίες χρηστών: το προσωπικό των βιβλιοθηκών, ο απλός χρήστης που θέλει να παραγγείλει το άρθρο και ο κεντρικός διαχειριστής της υπηρεσίας, που επιβλέπει και οργανώνει όλη τη διαδικασία. Στην εισήγηση παρουσιάζονται αναλυτικά τα βήµατα που έχουν οριστεί και που χρειάζεται να ακολουθήσει η κάθε κατηγορία χρηστών. Για παράδειγµα η ροή εργασιών για τον απλό χρήστη προκειµένου να κάνει ένα αίτηµα παραγγελίας µέσω του διαδικτύου ή απευθείας στη βιβλιοθήκη του είναι διαφορετική από αυτή που καλείται να ακολουθήσει ο βιβλιοθηκονόµος, όταν θα πρέπει να ικανοποιήσει κάποιο αίτηµα από χρήστη της βιβλιοθήκης του ή από άλλη βιβλιοθήκη εξωτερικά. Στη συνέχεια παρουσιάζονται τα αποτελέσµατα της χρήσης της υπηρεσίας, που είναι ιδιαίτερα θετικά παρά τον µικρό χρόνο λειτουργίας αυτής. Στην εισήγηση επιβεβαιώνεται η συµβολή της υπηρεσίας στη µείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των βιβλιοθηκών και αντίστοιχα η συµβολή της υπηρεσίας στην άµεση εξυπηρέτηση της ακαδηµαϊκής κοινότητας. Είναι χαρακτηριστικό ότι το κοινό περιβάλλον εργασίας έχει τυποποιήσει κατά µεγάλο ποσοστό τις διαδικασίες παραγγελίας και αποστολής άρθρων και ότι ο χρόνος ανταπόκρισης των βιβλιοθηκών είναι άµεσος. Λέξεις-κλειδιά: Υπηρεσία διαδανεισµού, κεντρική διαχείριση υπηρεσιών, αυτοµατοποιηµένη ροή εργασίας

Item type:	Conference paper
Keywords:	Υπηρεσία διαδανεισµού, Κεντρική διαχείριση υπηρεσιών, Αυτοµατοποιηµένη ροή εργασίας, Document delivery service, Integrated management of services, Automation and workflow management
Subjects:	H. Information sources, supports, channels. > HA. Periodicals, Newspapers.
Depositing user:	Andreas K. Andreou
Date deposited:	07 Jun 2007
Last modified:	02 Oct 2014 12:08
URI:	http://hdl.handle.net/10760/9865

References

1) ΕΚΤ, 2004. Συλλογικός Κατάλογος Περιοδικών του Εθνικού Κέντρου Τεκµηρίωσης (ΕΚΤ). (http://www.ekt.gr/products/skp/index.html ) [viewed 30/08/2004].

2) ΒΙΓΛΑΣ Κ.et al., 2003. ∆οµές κεντρικής διαχείρισης και αυτοµατοποιηµένες διαδικασίες για τις βιβλιοθήκες του πανεπιστηµίου Αθηνών.12o Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδηµαϊκών βιβλιοθηκών, Σέρρες 2003.

3) LOTUS CO., 2002. Lotus Domino Architecture, White Paper.

4) BUSSLER C.J., 1999. Enterprise-wide Workflow Management. In IEEE Concurrency. 7 (3) pp. 32-43

5) YKB, 2003. ∆ικτυακός τόπος των Βιβλιοθηκών του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστηµίου Αθηνών (http://www.lib.uoa.gr ) [viewed 30/08/2004].

6) BRITISH LIBRARY, British library Public Catalogue (BLPC) (http://blpc.bl.uk/ ) [viewed 30/08/2004].

Downloads

Actions (login required)

View Item