Aproximación a la gestión de documentos desde el enfoque basado en procesos

Alonso, José Alberto and Lloveras, Maria Rosa (2007) Aproximación a la gestión de documentos desde el enfoque basado en procesos. In Proceedings 10as Jornadas Españolas de Documentación, Santiago de Compostela (Spain).

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Abstract

[Spanish abstract]

El modelo EFQM y las normas ISO 9000 adoptan el enfoque basado en procesos como principio de gestión, promoviendo una visión horizontal de las organizaciones frente al acostumbrado enfoque funcional. Se revisan, a tenor de la norma ISO 15489, el planteamiento demasiado generalista del modelo EFQM y la perspectiva simplista que presenta la gestión de documentos como un mero soporte para los sistemas de gestión de la calidad. La gestión de documentos es un proceso de negocio con entidad propia –indispensable para basar las decisiones en hechos y datos y disponer de evidencia de las actividades realizadas– que “atraviesa” diversas funciones y áreas de gestión de una organización. Finalmente se analizan algunas consecuencias que el modelo de gestión por procesos tiene para la gestión de documentos en la elaboración del cuadro de clasificación, en la asignación de valores a los documentos y en la necesidad de establecer indicadores de rendimiento.

[English abstract]

The EFQM Excellence Model and the ISO 9000 family of standards adopt the principle of process approach to management, promoting a horizontal vision of the organizations in front of the customary functional approach. They are reviewed, in accordance with the ISO 15489 standard, the too generalist outlook of the EFQM Model and the simplistic perspective that presents the records management as a mere support for the quality management systems. Records management is a business process with proper entity –indispensable to base the decisions on facts and information and to have evidence of the realized activities – that “crosses” diverse functions and areas of management of an organization. Finally there are analyzed some consequences that the process management model has for the records management, in particular for the creation of classification schemes (file plans), the application of appraisal criteria that affect the preservation and disposal of records, and the need to establish performance indicators.

Keywords:	Enfoque basado en procesos / Gestión de documentos / Modelo EFQM de Excelencia / Normas ISO 9000 / Norma ISO 15489 / Técnicas e instrumentos de gestión documental Process approach / Records management / EFQM Excellence Model / ISO 9000 family of standards / ISO 15489 standard / Instruments in records management
Subjects:	F. Management. > FZ. None of these, but in this section.
ID Code:	10047
Deposited By:	Alonso, José Alberto
Deposited On:	26 May 2007
All fields:	Show all fields

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