10 años del Servicio de Obtención de Documentos de Bibliosalut/ 10 years of the Document Supply Service from Bibliosalut

Pastor-Ramon, Elena and García-Morro, Joan Antoni and García-Vanrell, Carme and Costa-Marin, Maria and Sastre-Suárez, Sílvia and Santandreu-Pons, Margalida and Páez, Virgili 10 años del Servicio de Obtención de Documentos de Bibliosalut/ 10 years of the Document Supply Service from Bibliosalut., 2019 . In XVI Jornadas Nacionales de Información y Documentación en Ciencias de la Salud, Oviedo (Spain), 4-5 April 2019. (Unpublished) [Conference poster]

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English abstract

Introduction The centralization process of the Document Supplies Services (DSS) started in 2008. During the process a restructuring of the tasks performed by the staff was made. This centralization allowed the library staff to diversify their work and invest this time in other projects that were being starting (training plan, social networks, Infosalut.com, etc.). Objective The objective of this centralization was to democratize and centralize the access and most relevant information management at a single point available both on the Bibliosalut webpage and the linksource tools on the different databases. Method We decided to use the management system GTBib-SOD, a form to requests documents was integrated in a linkresolver and different procedure were created to manage the different tasks related with de DSS, to divide the work and establishing different timetables to attend this service, thanks to that the library staff were not all their journey dedicated to this service. Results Request time during 2018 was of 1.05 days for users request documents, and 0,06 for libraries request documents. Thanks to a satisfaction survey in 2015, we know that this service is greatly appreciated by the users, since the score obtained was 8.81. The number of requests was raising constantly until 2016, then started to decrease significantly in 2017. Conclusion The timetable made to manage the DSS allowed the staff not to work all the time on this service, and dedicate more time to other tasks. During 2018, the response time during 1.39 days for positive response to the users; and 0.08 days for other libraries. We think that this proves that, thanks to good time management, it is possible to coordinate this service correctly, and in this way, diversify tasks of the virtual library staff.

Spanish abstract

Introducción En 2008 se puso en funcionamiento el Servicio de Obtención de Documentos de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de las Islas Baleares (Bibliosalut). Durante el proceso de organización de este servicio se realizó una reestructuración de las diferentes tareas del personal, lo que permitió diversificar su trabajo y que pudiese invertir el tiempo en otros proyectos que se iban poniendo en marcha: formación, difusión a través de redes sociales, Infosalut.com, etc. Objetivo El objetivo era crear un nuevo Servicio de Obtención de Documentos centralizado y accesible a todos los profesionales del Sistema Sanitario Público de las Islas Baleares, optimizando, en la medida de lo posible, el tiempo del personal destinado al desempeño de dicho servicio. Métodos Se decidió utilizar para la gestión del SOD el GTBib-SOD, se integró el formulario de petición de documentos en el resolvedor de enlaces y se elaboraron diferentes procedimientos para la realización de las tareas relacionadas con el SOD, dividiéndose el trabajo y estableciendo horarios de atención a este servicio, gracias a lo cual el personal de la biblioteca no estaba toda la jornada laboral dedicado a este servicio. Resultados El tiempo de respuesta durante 2018 fue de 1,05 días para las peticiones de documentos de los usuarios y de 0,06 días para los documentos servidos a otras bibliotecas. El SOD es un servicio muy apreciado por los usuarios, como se pudo constatar a través de una encuesta realizada en 2015, en la que se obtuvo una puntuación de 8,81. El número de peticiones de documentos fue aumentando constantemente hasta 2016, empezando a disminuir significativamente en 2017. Conclusión Varios factores podrían justificar la reciente bajada de peticiones de documentos: el aumento de artículos disponibles en Open Access; una mejora en la configuración del resolvedor de enlaces; y la sospecha de que haya usuarios que estén accediendo a recursos englobados en el movimiento Black Open Access. La organización del tiempo que se ha hecho para poder gestionar el SOD ha permitido que el personal no esté al 100% dedicado a este servicio y pueda dedicarlo a otros proyectos.

Item type:	Conference poster
Keywords:	Interlibrary Loan Service, Document Supply Service, Virtual libraries, Health Sciences Libraries
Subjects:	D. Libraries as physical collections. > DI. Science libraries. F. Management. > FA. Co-operation. F. Management. > FH. Reorganization. F. Management. > FJ. Knowledge management J. Technical services in libraries, archives, museum. > JJ. Document delivery. J. Technical services in libraries, archives, museum. > JK. Interlibrary loans.
Depositing user:	Elena Pastor-Ramon
Date deposited:	20 Apr 2019 10:00
Last modified:	20 Apr 2019 10:00
URI:	http://hdl.handle.net/10760/34358

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