Diseño de un sistema de autoarchivo y gestión de archivos digitales para FAUBA Digital: Trabajo colaborativo en una biblioteca universitaria pública

Berasa, Vanesa, Martino, Laura, Pandiello Pascua, Ana Marcela and Portela, María Belén Diseño de un sistema de autoarchivo y gestión de archivos digitales para FAUBA Digital: Trabajo colaborativo en una biblioteca universitaria pública., 2016 . In Encuentro Latinoamericano de Bibliotecarios, Archivistas y Museólogos (EBAM), Montevideo, September 26-28, 2016. (Unpublished) [Conference paper]

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English abstract

In 2010, University of Buenos Aires, School of Agriculture Central Library, inaugurates FAUBA DIGITAL, its institutional repository, initially with two collections: theses and graduate works, and theses and postgraduate works. Initially, Moodle was used as the platform for uploading files, with the idea of developing a tailored interface in the future. The opportunity only came at the end of 2013, when the School Information Technology Unit (UTI) began to carry out this type of development. It was proposed to have a web form for teachers and students to deposit files corresponding to their academic and research work, and to automate some logistics tasks related to digital files upload (communication with the depositor, uploaded files control and monitoring, files storage, etc.) tasks that the Technical Processes Department performed manually. The design, programming of the software and coordination of the project have been in charge of the UTI based on the functional requirements prepared by the library staff team, led by the Heads of Technical Processes and Library Technology Departments, who in turn were in charge of actively participate in all stages of the project and carry out three “testing” stages. After its launch in June 2016, the expected result is that it will facilitate the delivery of files and optimize Technical Processes Staff work (tasks of monitoring the delivery of files, publication permissions and file naming and management). The self-archiving form was inaugurated together with the Scientific Articles collection published by Faculty teachers (almost 900 articles available in full text on the school intranet since 2010). This development is an example that although a lot of energy is needed to start a project of this nature, which involves two departments of the Library and Information Technology Unit, while the usual current tasks must continue to be carried out, when it combines staff qualification and training, clear and documented task analysis and objective, the right moment and conditions, as well as a share of perseverance, it is possible in public university libraries to make progress, taking advantage of resources available in the institution itself

Spanish abstract

En 2010 la Biblioteca Central de la Facultad de Agronomía de la UBA inaugura FAUBA DIGITAL, su repositorio institucional, formado en un principio, por dos colecciones: tesis y trabajos de grado y, tesis y trabajos de posgrado. Inicialmente se utilizó Moodle como plataforma para subida de archivos, con la idea de desarrollar una interfaz a medida de sus necesidades en el futuro. La oportunidad llegó recién a fines del año 2013, cuando la Unidad de Tecnologías de la Información (UTI) de la Facultad comenzó a realizar este tipo de desarrollos. Se propuso contar con un formulario web para que docentes y alumnos depositaran los archivos correspondientes a sus trabajos académicos y de investigación, y automatizar algunas tareas de la logística de estos archivos digitales (comunicación con el depositante, control y seguimiento del envío, nombramiento y almacenamiento de los archivos, etc.) automatizando algunas tareas que el personal del Departamento de Procesos Técnicos realizaba manualmente. El diseño, programación del software y coordinación del proyecto ha estado a cargo de la UTI en base a los requerimientos funcionales que preparó el equipo de Biblioteca liderado por las Jefas de Procesos Técnicos y de Tecnología de Biblioteca, quienes a su vez estuvieron a cargo de participar activamente en todas las etapas del proyecto y realizar tres etapas de “testing”. Luego de su puesta en marcha en junio de 2016, se espera como resultado que facilite la entrega de archivos y optimice el trabajo de Procesos Técnicos (tareas de seguimiento de la entrega de archivos, de permisos de publicación y automatización del nombramiento y la gestión de los archivos). El formulario de autoarchivo se inaugura junto a la colección Artículos científicos publicados por docentes de la Facultad que desde 2010 a la fecha alcanza casi 900 artículos disponibles en texto completo en la intranet de la Facultad. Este desarrollo es un ejemplo de que si bien se necesita mucha energía para iniciar un proyecto de esta naturaleza, que involucra dos departamentos de la Biblioteca y una Dirección externa a la Biblioteca, y que va a requerir continuar con las tareas corrientes habituales, cuando se conjuga calificación y capacitación del personal, un circuito de tareas claro y documentado, objetivo claro, el momento y las condiciones oportunas, así como una cuota de perseverancia, es posible en las bibliotecas universitarias públicas realizar avances, aprovechando recursos disponibles en la propia institución

Portuguese abstract

Em 2010, a Biblioteca Central da Faculdade de Agronomia da UBA inaugurou o FAUBA DIGITAL, seu repositório institucional, inicialmente composto por duas coleções: teses e dissertações de graduação e teses e dissertações de pós-graduação. Inicialmente o Moodle foi usado como uma plataforma para o upload de arquivos, com a ideia de desenvolver uma interface adaptada às suas necessidades no futuro. A oportunidade só surgiu no final de 2013, quando a Unidade de Tecnologia da Informação (UTI) da Faculdade começou a realizar este tipo de desenvolvimento. Foi proposto ter um formulário web para professores e alunos depositarem os arquivos correspondentes a seus trabalhos acadêmicos e de pesquisa, e automatizar algumas tarefas da logística desses arquivos digitais (comunicação com o depositante, controle e monitoramento do envio, nomeação e armazenamento dos arquivos, etc.), automatizando algumas tarefas que o pessoal do setor de Processos Técnicos realizava manualmente. O projeto, a programação do software e a coordenação do projeto tem sido de responsabilidade da UTI com base nos requisitos funcionais preparados pela equipe da Biblioteca liderada pelos Chefes de Processos Técnicos e Tecnologia da Biblioteca, que por sua vez foram encarregados de participar ativamente em todas as etapas do projeto e realizar três etapas de testes. Após entrar em funcionamento em junho de 2016, o resultado esperado é facilitar a entrega de arquivos e otimizar o trabalho dos Processos Técnicos (acompanhamento da entrega de arquivos, permissões de publicação e automatização da nomeação e gerenciamento dos arquivos). O formulário de auto-arquivamento é lançado juntamente com a coleção de artigos científicos publicados pelos membros da faculdade, que atingiu quase 900 artigos disponíveis em texto completo na intranet da Faculdade desde 2010. Este desenvolvimento é um exemplo de que, embora seja necessária muita energia para iniciar um projeto desta natureza, que envolve dois setores da Biblioteca e uma Diretoria externa à Biblioteca, e que exigirá a continuação das tarefas rotineiras usuais, quando a qualificação e treinamento do pessoal, um circuito claro e documentado de tarefas, um objetivo claro, o tempo e as condições certas, combinados a uma dose de perseverança, acredita-se ser possível a evolução nas bibliotecas universitárias públicas, aproveitando os recursos disponíveis da própria instituição.

Item type:	Conference paper
Keywords:	Self-archiving, Institutional repository, FAUBA Digital, Repositorios institucionales, Gestión de archivos digitales, Gestión de bibliotecas universitarias, Trabajo colaborativo, Autoarchivo, Desarrollo de sistemas, Universidades públicas, Biblioteca Central FAUBA
Subjects:	J. Technical services in libraries, archives, museum. J. Technical services in libraries, archives, museum. > JH. Digital preservation. J. Technical services in libraries, archives, museum. > JZ. None of these, but in this section. K. Housing technologies. L. Information technology and library technology L. Information technology and library technology > LJ. Software.
Depositing user:	Laura Martino
Date deposited:	09 Sep 2022 09:37
Last modified:	08 Nov 2022 14:39
URI:	http://hdl.handle.net/10760/43548

References

Betz, S. y Hall, R.(2015). Self-Archiving with ease in an institutional repository: microinteractions and the use experience. Information Technology and Libraries, v.34, sept. 43-59.

Martino, L. y Joly, P. (2011). Presentación de FAUBA DIGITAL, Repositorio institucional FAUBA. Encuentro Nacional de Usuarios de Greenstone, Facultad de Ciencias Exactas de la UBA. Buenos Aires, 1º y 2 de noviembre.

Salo, D. (2008). Inkeeper at the Roach Motel. Library Trends, 57 (2), p. 98-123

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