Η μετάβαση του αρχείου του Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π. στην ψηφιακή εποχή: ένα παράδειγμα διατήρησης της θεσμικής μνήμης και ανάπτυξης υπηρεσιών

Καμάτσος, Παρασκευάς, Καλαϊτζής, Αγαμέμνων, Καφαράκης, Νίκος, Σακκάς, Ιωάννης, Μπίκης, Κώστας, Αθανασοπούλου, Βασιλική and Καλογήρου, Ορέστης Η μετάβαση του αρχείου του Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π. στην ψηφιακή εποχή: ένα παράδειγμα διατήρησης της θεσμικής μνήμης και ανάπτυξης υπηρεσιών., 2023 . In 29ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Θεσσαλονίκη (GR), 27-29 Νοεμβρίου 2023. [Conference paper]

Preview

Text article_ΔΟΑΤΑΠ_Palc29.pdf Available under License Creative Commons Attribution. Download (2MB) | Preview

English abstract

The planning and implementation of the digitization of the Hellenic National Academic Recognition and Information Center (D.O.A.T.A.P.) archive* was a pivotal project for its entire operation. The physical archive of the Organization consists of the individual folders for the recognition of foreign academic titles and covers the period 1979-2019 (220,000 folders/ 132,000 digitized). The presentation analyzes the stages of preparing the material, defining criteria for document selection, dimensioning the documentation and managing needs of project. The development of archive management system, using open source software (Alfresco), represents the core of its digital transition. The methodology for extracting the functional requirements, the challenges and solutions provided are presented. In this context, the construction of the metadata schema, the integration of controlled vocabularies, the management of pre-existing database datasets and the mapping to the new schema, represent a critical factor both in supporting the representation of internal processes and its interoperability with third-party systems. At the same time, due to the active character of the archive, interventions to synchronize the operation of the Organization and the implementation of the project are recorded, with the utilization of internal resources and flexible workflows planning. Furthermore, aligning the digital management of folders with eDoatap platform required partial convergences of metadata and interoperability specifications. The synergies developed (EDYTE, KED) for the Organization's inclusion in horizontal digital services (ptyxia.gov.gr, etc.) and their results, constitute a distinct goal. The project implementation includes the study and rethinking of the overlapping practices, which reflect the historical course of the Organization, with the aim of preserving the institutional memory as well as simplifying and optimizing the processes through its digital transition. Finally, the structural connections of the archive with the National Registries (recognized academic institutions, types of titles, etc.) maintained by D.O.A.T.A.P. and its operation in the Greek academic environment.

Greek abstract

Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση της ψηφιοποίησης του αρχείου του Διεπιστημονικού Οργανισμού Αναγνώρισης Τίτλων Ακαδημαϊκών και Πληροφόρησης (Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π.) αποτέλεσε ένα κομβικής σημασίας έργο για το σύνολο της λειτουργίας του. Το έγχαρτο αρχείο του Οργανισμού συγκροτείται από τους ατομικούς φακέλους αναγνώρισης ακαδημαϊκών τίτλων αλλοδαπής και καλύπτει την περίοδο 1979-2019 (220.000 φ./132.000 ψηφιοποιήθηκαν). Στην εισήγηση αναλύονται τα στάδια προετοιμασίας του υλικού, καθορισμού κριτηρίων επιλογής εγγράφων, διαστασιολόγησης των αναγκών τεκμηρίωσης και διοίκησης του έργου. Η ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης του αρχείου, με την χρήση ανοικτού κώδικα λογισμικού (Alfresco), αντιπροσωπεύει τον πυρήνα της ψηφιακής του μετάβασης. Παρουσιάζεται η μεθοδολογία εξαγωγής των λειτουργικών απαιτήσεων, οι προκλήσεις και οι λύσεις που δόθηκαν. Στο πλαίσιο αυτό, η συγκρότηση του σχήματος μεταδεδομένων, η ενσωμάτωση ελεγχόμενων λεξιλογίων, η διαχείριση datasets προϋπάρχουσας βάσης και το mapping στο νέο σχήμα, αποτυπώνουν έναν κρίσιμο παράγοντα τόσο για την υποστήριξη της αναπαράστασης των εσωτερικών διαδικασιών όσο και για την διαλειτουργικότητά του με τρίτα συστήματα. Παράλληλα, λόγω του ενεργού χαρακτήρα του αρχείου, καταγράφονται οι παρεμβάσεις συγχρονισμού της λειτουργίας του Οργανισμού και της υλοποίησης του έργου, με την αξιοποίηση εσωτερικών πόρων και σχεδιασμού ευέλικτων ροών εργασίας. Ακόμη, η ευθυγράμμιση της ψηφιακής διαχείρισης ατομικών φακέλων με την πλατφόρμα eDoatap απαίτησε επιμέρους συγκλίσεις μεταδεδομένων και προδιαγραφών διαλειτουργικότητας. Οι συνέργειες που αναπτύχθηκαν (ΕΔΥΤΕ, ΚΕΔ) για την ένταξη του Οργανισμού σε οριζόντιες ψηφιακές υπηρεσίες (ptyxia.gov.gr, κ.ά.) και τα αποτελέσματά τους, συνιστούν ένα διακριτό στόχο του έργου. Στον κύκλο υλοποίησης του έργου εντάσσονται η μελέτη και ο αναστοχασμός των επάλληλων πρακτικών λειτουργίας, που αντικατοπτρίζουν την ιστορική πορεία του Οργανισμού, με στόχο την διατήρηση της θεσμικής μνήμης καθώς και την απλοποίηση και βελτιστοποίηση των διαδικασιών μέσα από την ψηφιακή του μετάβαση. Τέλος, παρουσιάζονται οι δομικές διασυνδέσεις του αρχείου με τα Εθνικά Μητρώα (αναγνωρισμένων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, τύπων τίτλων, κ.λπ.) που τηρεί ο Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π. και η λειτουργία του στο ελληνικό ακαδημαϊκό περιβάλλον.

Item type:	Conference paper
Keywords:	ψηφιοποίηση αρχείου, μεταδεδομένα, αποθετήριο διαχείρισης εγγράφων, διαλειτουργικότητα, ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες, archives digitization, metadata, document management repository, interoperability, digital public services
Subjects:	D. Libraries as physical collections. > DL. Archives. H. Information sources, supports, channels. > HS. Repositories. I. Information treatment for information services > IE. Data and metadata structures. I. Information treatment for information services > IF. Information transfer: protocols, formats, techniques. J. Technical services in libraries, archives, museum. > JG. Digitization.
Depositing user:	Paraskevas Kamatsos
Date deposited:	03 Feb 2024 14:07
Last modified:	05 Feb 2024 06:12
URI:	http://hdl.handle.net/10760/45526

References

Androniceanu, A., Georgescu, I., &Sabie, O. M. (2022). The impact of digitalization on public administration, economic development, and well-being in the EU countries. Cent. Eur. Pub. Admin. Rev., 20, 9.

Bhardwaj, S. (2013). Technology, and the up-skilling or deskilling conundrum. WMU Journal of Maritime Affairs, 12(2), 245-253.

Brothman, B. (2001). The past that archives keep: memory, history, and the preservation of archival records. Archivaria, 48-80.

Byrne, A. (2015). Institutional memory and memory institutions. The Australian Library Journal, 64(4), 259-269.

El Sawy, O. A., Gomes, G. M., & Gonzalez, M. V. (1986). Preserving institutional memory: The management of history as an organizational resource. In Academy of Management Proceedings (Vol. 1986, No. 1, pp. 118-122). Briarcliff Manor, NY 10510: Academy of Management.

Gilliland-Swetland, A. J. (2000). Enduring Paradigm, New Opportunities: The Value of the Archival Perspective in the Digital Environment. Council on Library and Information Resources, 1755 Massachusetts Ave. NW, Suite 500, Washington, DC 20036.

Igira, F. T. (2008). The situatedness of work practices and organizational culture: implications for information systems innovation uptake. Journal of Information Technology, 23(2), 79-88.

Kia, S. H., & Wang, Z. L. (2013). Content-as-a-service platform with the alfresco open-source enterprise content management system.

Linde, C. (2009). Working the past: Narrative and institutional memory. Oxford University Press.

Maatuk, A., Ali, A., & Rossiter, N. (2008). Relational database migration: A perspective. In Database and Expert Systems Applications: 19th International Conference, DEXA 2008, Turin, Italy, September 1-5, 2008. Proceedings 19 (pp. 676-683). Springer Berlin Heidelberg.

Potts, J. (2008). Alfresco developer guide. Packt Publishing Ltd.

P. Sundberg, H. (2013). Process based archival descriptions–organizational and process challenges. Business process management journal, 19(5), 783-798.

Syed‐Ikhsan, S. O. S., & Rowland, F. (2004). Knowledge management in a public organization: a study on the relationship between organizational elements and the performance of knowledge transfer. Journal of knowledgemanagement, 8(2), 95-111.

Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, (2020). Βίβλος Ψηφιακού Μετασχηματισμού 2020-2025.

Μπάγιας, Α. Φ. (1998). Αρχειονομία: βασικές έννοιες και αρχές. Αθήνα: Εκδόσεις Κριτική.

Μπάγιας, Α., & Παπαστεφανάκη, Λ. (1997). Η Τυπολογία και οι σχεσεις των τεκμηρίων μιας επιχείρησης. Η σειρά “Προσωπικο" Toυ Αρχείου ΑKE Αφοι Ρετσίνα. Μνήμων, 19, 233-251

Downloads

Actions (login required)

View Item